Ciao Papier, hallo Office 365! Ciao telefonische Terminvereinbarung, hallo Microsoft Bookings!

Digitalisierung für alle – das ist unser Ziel. Für die vielen kleinen Handwerksbetriebe unseres Landes, die Arztpraxen oder Reisebüros genauso wie für die öffentliche Verwaltung und DAX-Unternehmen. Denn der digitale Wandel bietet uns, vielleicht zum ersten Mal überhaupt in der Geschichte, die Möglichkeit, Prozesse oder ganze Geschäftsmodelle signifikant zu verbessern – und zwar angepasst auf die individuellen Bedürfnisse eines Unternehmens. Das können vermeintliche Kleinigkeiten wie die digitale Terminvereinbarung über Microsoft Bookings, eine zentrale Datenablage wie OneDrive für alle Mitarbeiter oder der komplette Umzug in die Cloud mit Office 365 sein. Wie das aussehen kann, zeigt das Reisebüro Intertours aus Offenbach.

Noch vor drei Jahren waren Stift und Papier bei der Intertours Reisen & Events GmbH die wichtigsten Arbeitsmittel – ergänzt mit ein bisschen E-Mail hier und Telefon für Terminabsprachen dort. Das änderte sich, als das Geschäftsführer-Duo Marc und Katrin Will den Betrieb von den Vorbesitzern übernahm. Von da an ging die Reise buchstäblich nach Digitalien: Gemeinsam mit dem Microsoft-Partner Aluxo führten sie bereits im Januar 2017 die cloudbasierte Produktivitätssuite Office 365 Business Premium sowie Dynamics 365 mit Service, Sales und Marketing als CRM-Lösung für die Automatisierung von Leistungsprozessen ein.

Office 365: Ein kleiner Schritt und zugleich ein Riesensprung

Die Einführung von Office 365 auf einigen wenigen Arbeitsplätzen dauert, wenn’s hoch kommt, einen halben Arbeitstag. Der damit verbundene Produktivitätssprung aber ist weit größer, denn damit stehen einem Unternehmen alle Möglichkeiten der Cloud offen: Verfügbarkeit jenseits von 99,99 Prozent, Skalierbarkeit für das flexible Abfedern von Spitzenlasten, eine stetig wachsende Zahl von Services und Lösungen für noch mehr Produktivität und Effizienz im Tagesgeschäft.

Genau wie bei Intertours: Das Reisebüro ging mit Office 365 und der chatbasierten Kommunikationslösung Microsoft Teams sowie dem Online-Terminplaner Microsoft Bookings weg von papier-basierter Buchhaltung und zeitraubender Terminverwaltung hin zu automatisierten Prozessen gemeinsam mit Partnern und Kunden. Damit verschlankt das bereits auf sieben Köpfe gewachsene Team die Verwaltung, verbessert die Kommunikation, spart Geld und gewinnt Zeit, um sich getreu des eigenen Claims aufs Wesentliche zu konzentrieren: besser Geschäftsreisen.

Microsoft Bookings: Kundentermine aus der Cloud

Ein typisches Beispiel dafür, was in Unternehmen wie dem Offenbacher Reisebüro auf der Basis von Office 365 noch möglich ist, ist die Online-Terminplanung Microsoft Bookings. Sie ist eine der zahlreichen neuen, intelligenten Anwendungen für moderne Wissensarbeit, die tief integriert in Office 365 für noch mehr Dynamik und Flexibilität sorgen.

Bei Intertours ergänzt Bookings die Digitalstrategie: Über das Tools können Kunden und Partner des Unternehmens Termine online via Smartphone, Tablet oder PC vereinbaren, notfalls auch verschieben und sich an anstehende Meetings erinnern lassen – und das zuverlässig rund um die Uhr und an sieben Tagen die Woche. „Vor der Nutzung war die Terminverwaltung ein enormer Zeitaufwand“, sagt Geschäftsführer Marc Will. „Nun läuft sie quasi automatisch und alles ist viel transparenter, wir können Termine, Erinnerungen und Kalendereinträge problemlos und sogar mobil verwalten und uns auf unsere eigentliche Arbeit konzentrieren.“

Die Reise nach Digitalien wird weitergehen, nicht nur bei Intertours. Das Ziel einer Digitalisierung für alle behalten wir im Auge – und über die Zwischenhalte und Etappenziele informieren wir euch laufend!


Ein Beitrag von Marina Treude
Strategy SMB Lead Office 365 bei Microsoft Deutschland

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