Auch in ungewöhnlichen Zeiten gibt es Grund zum Feiern: Am 19. März 2017 haben wir Microsoft Teams weltweit eingeführt. Seitdem hat sich unsere Kollaborationslösung zu einer Plattform für smarte Zusammenarbeit weiterentwickelt. Heute nutzen täglich mehr als 115 Millionen Menschen auf der ganzen Welt Teams, um über Zeitzonen, Abteilungs-, Organisations- und Ländergrenzen hinweg zusammenzuarbeiten. Dabei unterstützen wir sie mit verschiedenen Features, die wir kontinuierlich weiterentwickeln, um Distanzen zu überwinden und Kreativität und Innovationen zu fördern. Im Folgenden stelle ich euch meine Lieblingsfunktionen für erfolgreiche Teamarbeit vor.
In den vergangenen vier Jahren haben wir Teams kontinuierlich weiterentwickelt. Denn so wie sich unsere Zusammenarbeit verändert, so müssen sich auch die Tools anpassen, die wir täglich nutzen. Wir arbeiten stetig an neuen Funktionen, die Menschen dabei unterstützen, produktiv zu sein und sich bestmöglich zu vernetzen. Und die Reise geht weiter: Wir gestalten Microsoft Teams offen für Apps von Drittanbietern, individuelle No-Code- oder Low-Code-Anwendungen sowie professionelle App-Entwickler*innen, die eigene Apps erstellen möchten. Teams wird so nicht nur zum zentralen Hub, der alle digitalen Werkzeuge unseres Alltags an einem Ort zusammenführt, wir ermöglichen Menschen und Organisationen, ihre eigenen Dienste zu entwickeln und anzubieten.
Zur Feier des Tages möchten ich euch heute sechs meiner Lieblingsfunktionen vorstellen und zeigen, wie sie euren Arbeitsalltag in einer hybriden Arbeitswelt erleichtern, die Zusammenarbeit mit Kolleg*innen effizienter machen und gleichzeitig den Teamgeist fördern.
1. Schnell und einfach Umfragen durchführen mit Polly
Das nächste Team-Event steht an: Um einen gemeinsamen Termin zu finden und eine Agenda aufzustellen, bedarf es heute keiner E-Mail-Flut mehr. Denn mit Polly in Teams könnt ihr ganz einfach Umfragen erstellen und auswerten – ganz nach euren Anforderungen. So könnt ihr zum Beispiel Fragen mit individuellen Multiple-Choice-Antworten stellen, bei denen sich Nutzer*innen für eine oder mehrere Antworten entscheiden können. Das kann praktisch sein, wenn es um die Terminfindung geht, oder auch Spaß bereiten, wenn man in einem morgendlichen Meeting nach dem derzeitigen Kaffeepegel der Kolleg*innen fragt. Die Ergebnisse könnt ihr euch live oder nach Ablauf der Umfragefrist ansehen. Und das alles, ohne Teams verlassen zu müssen!
2. Barrieren einreißen mit Microsoft Teams
Microsoft Teams ermöglicht grenzenlose Zusammenarbeit. So bietet euch Teams die Möglichkeit, Live-Untertitel in sechs verschiedenen Sprachen zu nutzen. Die Liveuntertitelung macht die Besprechung inklusiver für Teilnehmer*innen, die taub oder schwerhörig sind, für Personen mit unterschiedlichen Sprachkenntnissen oder Teilnehmer*innen, die sich an einem lauten Ort befinden. Aber nicht nur in Meetings gestaltet Teams die Kommunikation reibungslos. So könnt ihr euch auch Nachrichten direkt in Teams übersetzen lassen. Klickt dazu auf die drei Punkte neben der Auswahl an Emoji-Reaktionen, wählt Übersetzen aus – und schon wird der Post auf Deutsch angezeigt. Mit PowerPoint Live in Microsoft Teams unterstützen wir nicht nur Vortragende dabei, wirkungsvolle und dynamische Präsentationen zu halten, wir machen die Inhalte gleichzeitig allen Zuhörenden zugänglich. So können sich die Teilnehmer*innen in ihrem eigenen Tempo durch den Inhalt navigieren oder den Screen Reader verwenden, um Inhalte zu erfassen.
3. Der Dark Mode in Microsoft Teams
Aktuell verbringe ich noch mehr Zeit auf unserer Kollaborationsplattform Teams als je zuvor. Teams-Besprechungen oder gemeinsames Arbeiten in Online-Dokumenten – unsere Augen werden täglich durch die lange Bildschirmzeit herausgefordert. Um euch das Arbeiten mit Teams noch angenehmer zu machen, bieten wir euch den Dark Modus. Ihr könnt ihn ganz einfach aktivieren: Klickt auf euer Profilbild am oberen Rand der Teams-App und wählt Einstellungen > Allgemein aus. Im Abschnitt Design könnt ihr nun Dunkel oder Hoher Kontrast auswählen. Mehr Informationen, wie ihr Teams für euch individuell anpassen könnt, gibt es hier.
4. Effizient austauschen in privaten Kanälen
Eine Gruppe eures Teams möchte fokussiert an einem gemeinsamen Projekt arbeiten oder vertrauliche Informationen wie z.B. Budgets besprechen? Um euch auszutauschen, ist es nicht notwendig ein neues Team anzulegen. Private Kanäle verschaffen euch einen ungestörten Raum für die Zusammenarbeit. Nur die Organisator*innen sowie die Mitglieder des privaten Kanals können darauf zugreifen. Weitere Personen, z. B. auch Gäste, könnt ihr jederzeit hinzufügen. Die einzige Voraussetzung ist, dass sie bereits Mitglied des Teams sind. Mehr dazu, erfahrt ihr hier.
5. Reibungslose Zusammenarbeit im Team und auch mit externen Nutzer*innen
Im Arbeitsalltag sind viele von uns darauf angewiesen, nicht nur mit dem eigenen Team, sondern auch mit Partnern, Dienstleistern und Kund*innen effektiv zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten. Microsoft Teams ermöglicht euch, auch externe Teammitglieder als Gast zu eurem Team hinzuzufügen. Gäste erhalten eingeschränkten Zugriff, können jedoch viele Gastfunktionen in Teams nutzen, wie beispielweise den Team-Chat, das Erstellen von Kanälen oder Teilen von Dateien. Alles, was Gäste dafür benötigen, ist ein Geschäfts-, Schul- oder Unikonto für Office 365. Wenn Gäste noch kein Microsoft-Konto haben, können sie eins kostenlos erstellen. Wie ihr einen Gast zu eurem Team hinzufügt, erfahrt ihr hier.
Auf der Ignite 2021 im März haben wir zudem Microsoft Teams Connect angekündigt: Die Funktion erweitert das Teilen von Kanälen mit externen Teilnehmer*innen. Im geteilten Arbeitsbereich stehen die umfangreichen Kollaborationsfunktionen von Teams zur Verfügung. Microsoft Teams Connect ist in der privaten Vorschau verfügbar und wird im Laufe des Jahres ausgerollt.
6. Einfach mal Danke sagen!
Eine inspirierende Präsentation, ein besonders gut gelungener Workshop oder aufbauende Worte von deiner Lieblingskollegin im richtigen Moment – es gibt viele gute Gründe, warum unsere Kolleg*innen so wertvoll für uns sind. Doch im Homeoffice ist es nicht so leicht, sich zu bedanken, zu applaudieren oder eine kleine Geste wie eine Tafel Schokolade auf den Schreibtisch zu legen. Teams verlegt diese wichtigen Momente ins Digitale. So erleichtern wir mit Live Reactions Teilnehmer*innen nun mit speziellen Emojis wie einem Smiley oder klatschenden Händen die Interaktion mit anderen und ermöglichen unmittelbares Feedback in Besprechungen. Darüber hinaus könnt ihr Kolleg*innen ein ganz persönliches Lob aussprechen: Wählt dort, wo ihr eine neue Nachricht schreiben wollt, Lob aus, oder klickt auf die drei Punkte, um das Feature zu suchen. Im Anschluss könnt ihr einen Badge auswählen und den Menschen, der ihn bekommen soll. Um das Ganze persönlicher zu gestalten, könnt ihr auch eine Nachricht hinzufügen. Wir sind überzeugt: Auch wenn das digitale Lob weniger süß schmeckt als Schokolade, es fühlt sich sicher gut an!
Diese kleine Auswahl meiner Lieblingsfunktionen gibt euch einen Einblick in die Möglichkeiten von Teams. Doch um als Team erfolgreich zu sein, bedarf es ab und zu auch gemeinsamer Aktivitäten, die euch verbinden und euch helfen eure Kolleg*innen besser kennenzulernen. Wenn dabei auch noch die Sonne scheinen würde, wäre der Spaß vorprogrammiert, oder? Mit der App Treasure Hunt nehmen wir euch mit auf eine virtuelle Schnitzeljagd in der Karibik. Gemeinsam als Team löst ihr knifflige Rätsel und lernt gleichzeitig spielerisch noch mehr über den Umgang mit Microsoft Teams. Um an den Schatz zu gelangen, müsst ihr 13 Aufgaben lösen. Alles, was ihr dafür benötigt: einen Spielleiter, drei bis zehn Spieler*innen, ein bis zwei Stunden Zeit und natürlich Microsoft Teams. Alle Informationen zur App gibt es hier.
Weitere praktische Funktionen und Tutorials, wie ihr sie effektiv nutzt, gibt es auf unserem YouTube-Kanal. Und wenn euch noch eine Funktion fehlt, müsst ihr vielleicht nicht mehr lange darauf warten. Denn Microsoft Teams wird kontinuierlich erweitert, damit Teams noch smarter auf einer gemeinsamen Plattform zusammenarbeiten können.
Ein Beitrag von Marie-Thérèse Fontaine
Produkt Marketing Manager Microsoft Teams bei Microsoft Deutschland
