Sieben Tipps für smartere virtuelle Meetings

Graphic Meeting Culture

Niemand verbringt gerne den ganzen Tag in Videokonferenzen – doch seit dem Ausbruch der COVID-19-Pandemie gehört das für viele zum Arbeitsalltag. An so einem Tag fühlt man sich manchmal wie in einer Art Schwebezustand: Es wird viel über die Arbeit geplaudert, nur fehlt die Zeit, irgendetwas zu erledigen. Man hängt in Video-Calls fest.

Aber das muss nicht so sein! Es gibt Möglichkeiten, sich seltener virtuell zu treffen und trotzdem engagiert zusammenzuarbeiten und alle Kolleg*innen mitzunehmen. Wir haben bei Microsoft aus unseren Erfahrungen im vergangenen Jahr viel gelernt – und daraus sieben Tipps für virtuelle Meetings entwickelt, die wir gerne teilen möchten.

Tipp 1: Brauchen wir dafür wirklich ein Meeting?

In den ersten sechs Monaten nach dem Ausbruch der COVID-19-Pandemie ist die Anzahl der Anrufe und virtuellen Meetings in Microsoft Teams stark gestiegen. Nachdem viele im Grunde über Nacht ins Homeoffice gewechselt sind, war das vermutlich auch ein Versuch, Nähe trotz räumlicher Distanz aufrechtzuerhalten. Auf Dauer lässt sich das aber kaum durchhalten.

Denn Zusammenarbeit funktioniert oft asynchron besser, als wenn alle im selben Rhythmus arbeiten. Das gelingt einfacher mit geteilten Dokumenten oder in Teams-Kanälen als in wiederkehrenden Video-Calls. Mit den Worten von Jared Spataro, Corporate Vice President von Microsoft 365, lässt sich bei jedem virtuellen Konferenztermin fragen: Brauchen wir dafür wirklich ein Meeting? Oder gibt es andere Möglichkeiten, ein Projekt voranzutreiben?

Entscheidet sich das Team für ein Meeting, dann hilft es häufig, wenn im Call eine klare Rollenverteilung geplant wird, etwa für Moderation oder Protokoll. Noch wichtiger: Das Ziel eines Meetings sollte schon in der Einladung zu einem Termin klar kommuniziert werden. Fällt es schwer, ein Ziel zu definieren, kehrt man am besten zurück zur Ausgangsfrage: Brauchen wir dafür wirklich ein Meeting?

Tipp 2: Das „Millionen-Dollar-Meeting“ vermeiden

Besondere Vorsicht ist geboten bei sehr langen, wiederkehrenden Meetings, an denen viele erfahrene Mitarbeiter*innen teilnehmen. Sie können, im übertragenen Sinn, sehr kostspielig sein.

Denn besonders bei solchen Terminen stellt sich die Frage, ob dort die Fähigkeiten, das Wissen und die Erfahrung aller Teilnehmenden optimal eingesetzt werden – ganz zu schweigen von ihrer Zeit. Meine Kollegin Kamal Janardhan, General Manager für Microsoft Workplace Intelligence, M365 Modern Workplace Transformation, bringt das Problem in einer einfachen Frage auf den Punkt: „Ist dieses Meeting wirklich eine Million Dollar wert?“

Tipp 3: Meeting-Zeiten achtsam planen

Manchmal ist es schwierig, während eines Video-Calls über einen langen Zeitraum konzentriert zu bleiben. Plötzlich schweift man ab: Wird heute der Müll abgeholt? Habe ich schon die Katze gefüttert? Und was gibt es eigentlich zu Mittag?

Mit diesem Problem ist niemand allein. Meetings, die routinemäßig länger als 30 Minuten dauern, stellen unsere Konzentrationsfähigkeiten auf die Probe. Das zeigt eine Untersuchung des Human Factor Labs von Microsoft: Nach 30 bis 40 Minuten Konzentration in einem virtuellen Meeting setzt bei Menschen ganz natürlich die Müdigkeit ein. Das berücksichtigt man bestenfalls bereits bei der Planung.

Manchmal gibt es aber Unterhaltungen, die eine Stunde lang geführt werden müssen. Und dann? Mein Tipp: Bei jedem Meeting etwas Luft lassen, damit jede*r kurz aufstehen kann oder sich etwas zu trinken holen kann. Lieber ein Meeting über 25 oder 50 Minuten planen statt für eine Stunde, auch damit vor dem nächsten Termin etwas Zeit bleibt. Jeder noch so kluge Kopf braucht ein paar Minuten Ruhe, um wieder Energie zu schöpfen.

Tipp 4: Den Spaß an der Sache bewahren

Der Unternehmensausflug, die Weihnachtsfeier oder gemeinsame Team-Abende: Viele Feiern konnten im vergangenen Jahr nicht so stattfinden, wie wir sie kennen und lieben. Aber es gibt Möglichkeiten, auch unter diesen außergewöhnlichen Umständen Traditionen am Leben zu halten – oder sogar neue zu schaffen.

AEG, eines der weltweit führenden Sport- und Live-Entertainment-Unternehmen, hat etwa lustige Themen für ihre wöchentlichen Besprechungen auf Microsoft Teams eingeführt. Dort trägt nun etwa jede*r an einem Termin seinen oder ihren verrücktesten Hut und beim nächsten Mal das T-Shirt der Lieblingsband. Bill Martin, Chief Information Officer von AEG sagt: Spaß helfe, sich wieder verbundener zu fühlen.

Tipp 5: FOMO verstehen – und widerstehen

Jede*r kennt die Angst, etwas zu verpassen; fear of missing out. Aber das allein ist noch kein guter Grund, sich in ein Meeting einzuwählen. Es gibt bestimmt ein paar Meetings, die man selbst oder andere gelegentlich ausfallen lassen könnten, ohne dass darunter ein Projekt leiden würde. Die Angst, etwas zu verpassen, schwindet, wenn ein Protokoll des Meetings im Team geteilt wird.

Eine andere Option ist es etwa, den Chat eines Meetings zu verfolgen. Bekommt man das Gefühl, dass das Meeting doch sehr wichtig wird, kann man sich schnell dazuschalten.

Tipp 6: Persönliche Einzelgespräche statt regelmäßiger Termine mit vielen Teilnehmer*innen

Was vielen im Homeoffice oder bei der Remote-Arbeit am meisten fehlt, sind die Unterhaltungen an der Kaffeemaschine: Hast du das Spiel gestern gesehen? Warst du schon in diesem neuen Restaurant? Was oberflächlich scheint, wird schmerzlich vermisst. Laut einer Microsoft-Harris-Umfrage in sechs Ländern fühlen sich fast 60 Prozent aller Befragten weniger mit ihren Kolleg*innen verbunden, seit sie häufiger zu Hause arbeiten – trotz der stark gestiegenen Anzahl von Meetings. Doch ein Meeting in der Gruppe ersetzt einfach nicht den persönlichen Austausch.

Informelle Gespräche schaffen Vertrauen und Verbindungen. Sie machen uns zufriedener und führen allgemein zu einer besseren Gesundheit aller Kolleg*innen, darauf weist Sonia Jaffe, Senior Research Economist bei Microsoft regelmäßig hin. Ihr Ratschlag: Gemeinsame Mittagspausen in kleinen Gruppen und virtuelle Kaffeetreffen organisieren sowie Kanäle in Microsoft Teams einrichten, in denen explizit nicht über die Arbeit gechattet wird – oder sich überwinden, einfach mal ein*e Kolleg*in anzurufen.

So lautet eine Faustegel dazu beispielsweise: plane für drei Gruppentreffen, die keine Relevanz für dich besitzen, ein persönliches Treffen mit eine*m direkten Mitarbeiter*in, eine*m Teamkolleg*in oder jemandem aus einem anderen Team. Das hilft dabei, sich wieder verbundener zu fühlen.

Tipp 7: Grenzen setzen

Viele sparen sehr viel Zeit auf ihrem neuen Arbeitsweg vom Schreibtisch bis zur Couch. Das kann dazu verführen, auch spät am Tag noch Meetings zu planen oder mit Kolleg*innen zu chatten. Deswegen war es noch nie so wichtig wie jetzt, dem persönlichen Arbeitstag klare Grenzen zu setzen. Nicht nur bei der Dauer eines Meetings, sondern auch für den Arbeitstag, die Arbeitszeit – und Arbeit ganz generell.

 

 


Ein Beitrag von Claudia Hartwich
Senior Director Human Resources
Claudia Hartwich

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