Durch den Ausbruch von COVID-19 wurden Unternehmen weltweit innerhalb kürzester Zeit dazu gezwungen, auf ortsunabhängiges Arbeiten umzustellen. Auf diese Weise lernen viele von uns jetzt neue Wege kennen, damit Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, Kunden und Geschäftspartner in Kontakt und informiert bleiben. Ohne in diesen Wochen und Monaten in Persona zusammenkommen zu können, bedarf es jetzt ganz neuer Ansätze und Ideen der Zusammenarbeit – von Kundenmeetings und Mitarbeiterschulungen bis hin zu großen Events wie CEO Townhalls und internationalen Konferenzen.
Wir erhalten in diesen Tagen zahlreiche Nachrichten von unseren Kunden, die uns fragen: Wie können wir virtuelle Meetings genau so effektiv gestalten wie persönliche Meetings? Microsoft Teams Meetings, Microsoft 365 Live-Events, LinkedIn Live und – in Kürze – PowerPoint Live sind alle so konzipiert, dass ihr damit ansprechende und effektive virtuelle Meetings abhalten könnt. Mit diesem Artikel möchten wir euch einen Überblick über die verschiedenen Tools und ihre Funktionalitäten geben und euch so helfen, das Beste aus euren virtuellen Meetings herauszuholen.
Microsoft Teams Meetings – kollaborative Video- und Audiobesprechungen für bis zu 250 Personen
Wenn ihr eine Besprechung mit maximal 250 Teilnehmerinnen und Teilnehmern durchführen möchtet, kann Microsoft Teams Meetings das passende Tool sein, um interaktive und kollaborative Besprechungen mit internen und externen Teilnehmern durchzuführen. Ihr könnt von überall auf Microsoft Teams zugreifen, euren Bildschirm mit anderen teilen und in Echtzeit gemeinsam an Dokumenten arbeiten. Darüber hinaus habt ihr die Möglichkeit, virtuelle Hilfen wie Live-Untertitel zu nutzen. Bevor eure Besprechung startet, kann der Organisator bzw. die Organisatorin eine Nachricht an alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer schicken oder sogar einen kurzen Videoclip im Besprechungschatfenster veröffentlichen, um vorab Gedanken zu teilen. Möchtet ihr eine Brainstorming-Session abhalten, könnt ihr die Whiteboard-App in Teams nutzen und so an gemeinsamen Ideen arbeiten. Sollte ein Teilnehmer oder eine Teilnehmerin die Besprechung verpassen, haben die anderen Teilnehmerinnen und Teilnehmer die Möglichkeit, das Gespräch aufzuzeichnen. Das aufgezeichnete Video der Besprechung sowie ein Transkript mit Suchfunktion stehen dann automatisch allen Besprechungseingeladenen im Nachgang zur Verfügung. Alle geteilten Inhalte und Chatverläufe bleiben in der Besprechung in Teams bestehen, so dass ihr diese jederzeit nochmal einmal abrufen könnt.
Darüber hinaus könnt ihr auch problemlos spontane Besprechungen aufsetzen, während ihr bereits in Teams an einem Projekt zusammenarbeitet. Fortlaufende Besprechungsaufzeichnungen und Notizen helfen dabei, alle Beteiligten im Teams-Kanal auf dem neusten Stand zu halten. So habt ihr alle relevanten Besprechungsinhalte und Gesprächsverläufe an einem Ort, verliert keine Zeit mehr, Informationen in verschiedenen Ordnern zu suchen, und könnt euch nur noch darauf konzentrieren, worauf es vor, während und nach der Besprechung ankommt. Und solltet ihr in diesen Zeiten etwa wegen Überlastung eine schlechte Internetverbindung haben oder ihr seid gerade auf dem Sprung – was für herkömmliche Online-Meetings häufig eine große Herausforderung darstellt – in Teams Audiokonferenzen könnt ihr euch ganz einfach mit eurer Telefonnummer einwählen.
Seid ihr noch neu bei Teams? Hier findet ihr einige hilfreiche Informationen zur Verwendung von Teams Meetings und den verschiedenen Möglichkeiten der Zusammenarbeit.
Microsoft 365 Live Events – Besprechungen im Broadcast-Stil für bis zu 10.000 Teilnehmerinnen und Teilnehmer
Wenn ihr mehr als 250 Personen und bis zu 10.000 Personen erreichen wollt, ist Microsoft 365 Live Events eine gute Option. Live Events sind kein eigenständiges Produkt, vielmehr handelt es sich um eine Reihe von Funktionen, die Videopräsentationen im „Broadcast-Stil“ sowohl Live als auch On-Demand mit unterschiedlichen Moderatoren- und Publikumsrollen sowie Interaktionen mit moderierten Fragen und Antworten ermöglichen. Es ist keine externe Teilnehmerregistrierung notwendig. Mit Live Events könnt ihr eure Webcam und Screensharing für informelle Präsentationen nutzen oder für offiziellere Anlässe die professionelle Produktion in Studioqualität nutzen.
Wenn ihr Live Events verwenden möchtet, könnt ihr dies ganz einfach in Teams, Yammer oder Stream hosten – je nachdem was für den Anlass, das Format, den Zweck und die Zielgruppe eurer Präsentation am geeignetsten ist.
Wenn ihr zum Beispiel eine große interne Community oder Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit fortlaufenden Themen erreichen möchtet, empfehlen wir Live Events über Yammer zu veranstalten. CEO Townhalls und Ask Me Anything (AMA)-Veranstaltungen funktionieren bei uns zum Beispiel so sehr gut.
Wenn ihr hingegen interne Live- oder On-Demand-Videos für Trainings, Schulungen oder andere spezielle Themen bereitstellen möchtet, eignen sich Live Events im Stream. Diese können entweder direkt im Stream angezeigt werden oder in eurem Intranet (oder anderen speziellen Landing Pages) eingebunden werden. Auch nach Ende der Veranstaltung können Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter das Video später dort abrufen. Für derartige Live Events bieten wir ebenfalls zusätzliche Produktionstools an, um Aufnahmen in Studioqualität zu ermöglichen.
Live Events in Teams sind dagegen eine gute Möglichkeit, um sowohl interne als auch externe Events in hoher Qualität abzuhalten und so neben Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern auch Kunden und Geschäftspartner zu erreichen. Wenn ihr ein Live Event in Teams startet, kann der oder die Moderator(in) bzw. die Moderatoren mit nur wenigen Klicks Inhalte über die eigene Kamera übertragen und seinen bzw. ihren Bildschirm freigeben. Teilnehmer können von jedem Browser oder Gerät aus genauso einfach teilnehmen wie an einer Teams-Besprechung. Analog dazu besteht auch hier die Möglichkeit, Fragen zu moderieren und die Liveuntertitelung zu nutzen.
Weitere Informationen, wie ihr Teams erfolgreich für eure Online Meeting bzw. euer Event nutzen könnt sowie Anleitungen und Best Practices, findet ihr hier. Darüber hinaus haben wir in diesem Monat das Microsoft 365-Programm zur Unterstützung von Live-Events gestartet, um Teams und Organisationen dabei zu unterstützen, die neuen Funktionen direkt nutzen zu können und so ihre virtuellen Meetings und Events bestmöglich umsetzen zu können.
LinkedIn Live – Übertragung von Events an eine breite Community von Fachleuten
Mit LinkedIn Live könnt ihr ganz einfach eine große Community an Fachleuten, die ebenfalls bei LinkedIn angemeldet sind, erreichen. Egal, ob es um Keynotes, Panels, Thought Leadership Talks, News oder Ankündigungen geht: Mit LinkedIn Live könnt ihr gleichzeitig Tausende euer Follower erreichen und als On-Demand Video dasselbe sogar noch einmal multiplizieren. Organisationen wie die Weltgesundheitsorganisation nutzt die Funktion zum Beispiel schon, um Live-Q&A-Sessions und Medienbriefings zu veranstalten. BMW, Mercedes Benz und die Daimler AG haben LinkedIn Live außerdem kürzlich genutzt, um ihre Pressekonferenzen virtuell abzuhalten.
Hier findet ihr alle Informationen, wie ihr mit LinkedIn Live starten könnt.
PowerPoint Live-Präsentationen – virtuelle Schulungen und Interaktionen mit dem Präsentationspublikum
In Kürze wird PowerPoint Live im PowerPoint Web Format Unternehmen ermöglichen, virtuelle Trainings durchzuführen und mit der Zielgruppe so auf eine ganz neue Art und Weise zu interagieren. Referenten und Referentinnen können Folien teilen, Zuschauer und Zuschauerinnen über einen QR-Code oder einen Shortlink auf ihren persönlichen Geräten beitreten und Live-Untertitel in mehr als 60 Sprachen nutzen. Darüber hinaus wird es die Möglichkeit für Live-Reaktionen und eine Teilnehmerbefragung geben, die im Anschluss an die Präsentation als automatisch generierte E-Mail an den oder die Referenten geschickt wird. So können unkompliziert Empfehlungen und Einblicke geteilt werden, um zukünftige Präsentationen und Schulungen noch besser zu machen. Diese Funktion ist sowohl für Bildungsorganisationen als auch für Unternehmen hilfreich.
Teilnehmer-Registrierung, Reporting und CRM-Integration
Die vorgestellten Microsoft-Lösungen eignen sich sehr gut für die verschiedenen Arten von Onlinebesprechungen und -veranstaltungen, sind jedoch teilweise mit spezifischen Anforderungen zur Registrierung und Verwaltung von Veranstaltungsteilnehmern und -teilnehmerinnen verknüpft. Wenn ihr zum Beispiel eine externe Veranstaltung mit Teilnehmerregistrierung, Teilnehmerbericht und CRM-Integration durchführen möchtet, empfehlen wir, speziellere Lösungen zu verwenden. Bei Microsoft verwenden wir beispielsweise ON24 für externe Events, für die eine Registrierung notwendig ist. Durch die Integration in Adobe Marketing Automation Tools sind wir in der Lage, Lead-Scoring- und Follow-ups nach dem Event zu machen.
Wenn in diesen Tagen viele von uns ins Homeoffice wechseln, müssen Meetings und Events automatisch auch online durchgeführt werden. Aus eigener Erfahrung wissen wir, wie wichtig es ist, auch in diesen Zeiten weiter mit unseren Teams, Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowie Kunden und Partnern zu kommunizieren und zusammenarbeiten zu können. Wir hoffen, dass wir euch mit unseren Tools und der Möglichkeit zu ortsunabhängigem Arbeiten in diesen turbulenten Zeiten unterstützen können.
Ein Beitrag von Charlotte Reimann
Communications Manager Modern Work & Security
