Ein Team, viele Standorte: 9 Tipps für erfolgreiche Zusammenarbeit aus der Ferne

Eine Frau mit Kopfhörern sitzt an einem Tisch und arbeitet an einem Laptop.

Stell dir vor, es wär‘ Arbeitszeit und keiner geht hin – dieses Szenario hat Menschen und Unternehmen weltweit angesichts des Ausbruchs von COVID-19 in den letzten Tagen und Wochen sehr stark beschäftigt. Die Frage, welche Auswirkungen das Virus auf unseren Arbeitsalltag haben könnte, stellen wir uns natürlich auch in Deutschland: Wie könnten wir beispielsweise für zehntausende Beschäftigte über Nacht alternative Arbeitsplätze z.B. im Homeoffice schaffen? Aus diesem Grund stelle ich euch heute einige nützliche Tipps vor, wie ihr mit eurem Team auch bei räumlicher Distanz in Verbindung bleiben könnt.

Am vergangenen Mittwoch haben unsere Kolleginnen und Kollegen in den USA es einfach getan: Sie haben eine E-Mail verschickt, in der sie die etwa 50.000 Microsoft-Beschäftigten rund um unser Headquarter in Redmond (Seattle) baten, von zu Hause zu arbeiten, wenn möglich. Natürlich ist es eher weniger überraschend, dass die meisten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter unsere Kollaborationslösung Teams schon zuvor intensiv genutzt haben. In den ersten Tagen, an denen sie vollständig in Fernarbeit tätig waren, intensivierte sich die Nutzung der Lösung jedoch noch einmal deutlich. Auch bei unseren Kundinnen und Kunden können wir einen Anstieg verzeichnen.

Mit Microsoft Teams den persönlichen #worklifeflow leben

Bei Microsoft Deutschland geben wir unseren Beschäftigten schon lange die Möglichkeit, selbstbestimmt zu entscheiden, wo, wann und wie sie am besten arbeiten können. Wir glauben nicht an starre Arbeitszeiten oder Anwesenheitspflicht, sondern unterstützen den persönlichen #worklifeflow unserer Beschäftigten. So ist Vertrauensarbeitszeit seit 1998 fest in unserer Betriebsvereinbarung verankert, der Vertrauensarbeitsort seit 2014. Wirklichkeit wird dies durch unsere von Vertrauen und Flexibilität gekennzeichnete Unternehmenskultur sowie durch innovative, intelligente Tools wie Microsoft Teams.  Als zentraler Hub für Teamwork vereinfacht die Lösung Kommunikation und Zusammenarbeit, überwindet Sprachbarrieren und reißt Wissenssilos ein – auch in Krisenzeiten.

Als Teil unserer laufenden Bemühungen, allen Menschen weltweit zu helfen, in dieser schwierigen Zeit in Verbindung zu bleiben und produktiv zu arbeiten, hat Jared Spataro, Corporate Vice President for Microsoft 365, bereits in der vergangenen Woche mitgeteilt, wie Einzelpersonen und Organisationen Teams kostenlos erhalten können und wie wir die Bereitstellung unserer Dienste sicherstellen. Doch was braucht es konkret, um produktiv im Homeoffice zu arbeiten?

    1. Einen gut eingerichteten Arbeitsbereich: Mit Teams haben wir ein virtuelles Büro konzipiert, das ihr überall hin mitnehmen könnt. So könnt ihr beispielsweise Dokumente direkt in Teams abrufen, Dateien sicher speichern, mit den richtigen Personen teilen, und schnell in Anrufe und Besprechungen einsteigen. Um auch zu Hause produktiv zu sein, ist es wichtig, einen speziellen Platz für die Arbeit einzurichten. Keine Sorge um Unordnung oder kahle Wände: In Videobesprechungen könnt ihr die intelligente Hintergrundunschärfe verwenden, damit sich euer Team auf die Inhalte konzentrieren kann.
      Eine Frau nutzt die intelligente Hintergrundunschärfe von Microsoft Teams.
    2. Umfassende Kommunikation aufbauen: Auch wenn wir uns bei Microsoft schon vor langer Zeit von klassischen Kernarbeitszeiten verabschiedet haben, weiß ich von mir selbst, dass ich mich im Büro oft noch daran orientiere. Von zu Hause zu arbeiten, bedeutet auch eine Veränderung dieses Tagesrhythmus‘ – insbesondere, wenn Arbeit und Kinderbetreuung in Einklang gebracht werden müssen. Daher ist eine klare Kommunikation eurer Arbeitszeiten im Team wichtig, damit alle wissen, wann ihr erreichbar seid – z.B. mit Hilfe einer Statusmeldung in Teams. Gleichzeitig helfen die Dokumentation und das Teilen eurer Arbeitsfortschritte wie Aktualisierungen, Einblicke und hilfreiche Ressourcen dabei, mit eurem Team in Verbindung zu bleiben und Transparenz herzustellen.
    3. Gesunde Grenzen einhalten: Ohne die üblichen Unterbrechungen am Arbeitsplatz wie das Mittagessen oder die Kaffeepausen mit Kolleginnen und Kollegen kann das Einhalten von Pausenzeiten schwierig werden. Dies kann schneller zu Stress und Burnout führen. Eure Gesundheit muss jedoch immer an erster Stelle stehen. Nehmt euch daher genügend Zeit für Pausen. Das hält euch nicht nur gesund, sondern hilft auch dabei, langfristig produktiver zu sein.
    4. Online-Meetings etablieren: Unsere Leadership-Meetings bei HR finden wöchentlich statt. Wo sich die Teilnehmerinnen und Teilnehmer zu der Uhrzeit befinden, ist dabei bedeutungslos – sei es im #OfficemitWindows, im Café oder wie unser Experience Manager Kay Mantzel in seinem VW Bulli. Denn mit dem virtuellen Konferenzraum in Teams könnt ihr alle Beteiligten ganz einfach mit dem „Teilnehmen“-Link an einem virtuellen Ort zusammenbringen.
    5. Achtsamkeit und Integration: Durch den Übergang zu Online-Besprechungen können wir uns teilweise nicht mehr auf visuelle Hinweise verlassen – etwa, um zu merken, ob eine Kollegin noch etwas zur Diskussion beitragen möchte. Überfüllte Telefonkonferenzen können das noch erschweren. Daher sollte der Organisator einer Besprechung gleich zu Beginn das allgemeine Stimmungsbild der Teilnehmerinnen und Teilnehmer abfragen, sie daran erinnern, dass sie auch den Chat der Besprechung nutzen können, um ihre Gedanken auszutauschen, und genügend Pausen einlegen, um Fragen zuzulassen. Eine Idee, die ich vor Kurzem aus unserem Learning-Team gehört habe: Die Kolleginnen und Kollegen haben bestimmte Emojis definiert, um Abstimmungen zu vereinfachen. So steht beispielsweise der kleine Affe für eine wichtige Ergänzung und der klatschende Emoji für volle Zustimmung.
    6. Besprechungen aufzeichnen: Aufgrund der aktuellen Entwicklungen rund um den COVID-19-Ausbruch setzen wir noch mehr als zuvor auf virtuelle Meetings. Da sind Terminkonflikte vorprogrammiert. Wir setzen daher immer häufiger auf die Aufzeichnung von Besprechungen – so können die Teammitglieder, die nicht dabei sein konnten, die Inhalte im Nachhinein ansehen und sind auf dem aktuellen Stand.
    7. In Verbindung bleiben: Bei Homeoffice fehlt häufig der informelle Austausch mit Kolleginnen und Kollegen. Diese Gespräche halten nicht nur die Verbindung untereinander aufrecht, sie bringen oft wichtige Informationen oder Erkenntnisse ans Licht. Holt diese Konversationen daher virtuell per Chat und Videotelefonie nach. Wie wäre es beispielweise mit einer virtuellen Happy Hour? Trefft euch einmal monatlich in Teams mit euren Kolleginnen und Kollegen auf ein Kaltgetränk, um über Dinge links und rechts der Arbeit zu sprechen. Ich selbst habe es noch nicht getestet, bin jedoch vom Spaßfaktor überzeugt.
    8. Das Team zusammenbringen: Fernarbeit kann sich isolierend anfühlen. Als Führungskraft ist es mir daher wichtig, Möglichkeiten für das Team zu schaffen, virtuell zusammenzukommen. Haltet den Rhythmus regelmäßiger Teambesprechungen ein, nutzt den Kanal „Allgemeines“ in Teams für Diskussionen, die für alle von Interesse sein könnten, und verwendet für große Brainstormings das Microsoft Whiteboard. Zudem könnt ihr mit eurem Team die Crisis Communication Power App verwenden, um euch zum COVID-19-Ausbruch auf dem Laufenden zu halten.
    9. Gemeinsam Spaß haben: Bei all den Veränderungen, die mit Fernarbeit einhergehen, ist es aus meiner Sicht wichtig, die Teammoral zu fördern. Es gibt viele Dinge, die ihr mit Microsoft Teams tun könnt, um das Engagement der einzelnen Teammitglieder aufrechtzuerhalten: Ich teile beispielsweise gern Neuigkeiten und Geschichten im Chat. Ihr könntet auch einen Fotowettbewerb veranstalten oder euch wie meine Kollegin Tiffany Allen Quizfragen zu eurem Unternehmen ausdenken, um Besprechungen aufzulockern. Alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer dürfen mitmachen und ihre Antworten in den Chat posten, wer am nächsten dran ist, gewinnt. Wusstest du beispielweise, dass täglich 20 Millionen Menschen weltweit Microsoft Teams nutzen?

Jeder Einzelne von uns und jedes Team arbeitet anders. Ich hoffe, dass ein paar hilfreiche Tipps und Ideen für das Arbeiten aus dem Homeoffice dabei waren. Wer jetzt auf den Geschmack gekommen ist: Der Nutzung von Microsoft Teams ab sofort steht nichts mehr im Wege, denn hier geht’s zur kostenlosen Registrierung.


Claudia Hartwich
Senior Director Human Resources
bei Microsoft Deutschland

Claudia Hartwich

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