Ob im Supermarkt, beim Video-Streaming oder auf der Arbeit: Wir treffen jeden Tag rund 20.000 Entscheidungen. Einige davon blitzschnell, andere sind deutlich komplexer und fallen uns weniger leicht. Entscheidend ist, zu priorisieren, welcher Fragestellung wir uns intensiver widmen sollten und welche einfach nur unsere kostbare Zeit verschwendet. Genau dafür gibt es Microsoft Teams: Die Collaboration-Lösung verbindet in einer Anwendung, was moderne Zusammenarbeit über Standorte, Zeitzonen, Disziplinen, Sprachen und auch Plattformen hinweg braucht. So könnt ihr euch mehr auf Inhalte konzentrieren und weniger auf die Frage, wer gerade die aktuellste Dateiversion hat. Höchste Zeit also, euch meine persönlichen fünf Lieblingsfunktionen in Microsoft Teams vorzustellen:
#Teams Funktion 1: Chat und Videotelefonie – persönliche Absprachen nur einen Klick entfernt
Wer kennt das nicht: Komplexe Anliegen lassen sich in 100 E-Mails erörtern oder in nur fünf Minuten am Telefon. Aber ist das Anliegen gleichzeitig so dringend, dass man die Kollegin in einer konzentrierten Arbeitsphase stören möchte? Nein? Dann nutze ich die Chatfunktion für kurze, informelle Abstimmungen – zu zweit oder in Gruppen mit bis zu 50 Teilnehmerinnen und Teilnehmern, über Länder- und Sprachgrenzen hinweg. Und wenn das Anliegen dringend ist, sind (Video-)Telefonie und Meeting-Funktionen in Teams immer nur einen Klick entfernt – und Kollaboration damit überall und auf jedem Gerät möglich.
#Teams Funktion 2: Herrscher über das Chaos – der Feed
Ein Geschäftstermin außer Haus, eine Veranstaltung oder ein langes Meeting – oft braucht es nicht viel mehr als das, um den Überblick über die komplexen Abläufe in unseren Projekten zu verlieren. Der Feed in Microsoft Teams räumt auf: Hier findet ihr, wie ihr es aus den Sozialen Medien kennt, eine Übersicht aller Aktivitäten, die passiert sind, während ihr nicht online wart. Im Gegensatz zu bekannten sozialen Medien ist der Feed chronologisch geordnet und ihr könnt ihn nach Art der Information filtern. So behält jeder den Überblick – immer und überall.
#Teams Funktion 3: Dokument-Ping-Pong Ade – gemeinsam arbeiten in einer Anwendung
Wer hat den aktuellen Stand der Präsentation? Wer arbeitet zuerst daran? Wann teilen wir den nächsten Stand? All diese zeitraubenden Fragen gehören mit der Co-Authoring-Funktion von Word, Excel, PowerPoint und anderen Office 365-Anwendungen der Vergangenheit an. Das Feature ermöglicht es allen Teammitgliedern, ein Dokument gemeinsam zu erstellen und ohne Konflikte zu bearbeiten. Klingt großartig? Das ist es auch – Plus: In Teams ist nicht einmal mehr das Wechseln zwischen den Anwendungen notwendig. Dokument einfach im richtigen Kanal teilen und schon könnt ihr es gemeinsam direkt in Teams bearbeiten.
#Teams Funktion 4: So individuell wie du – Tools und Inhalte für jedes Projekt
Jedes Team nutzt abhängig von der Arbeitsweise und den Projekten andere Tools. Aus diesem Grund könnt ihr in Microsoft Teams den Workspace individuell an die Bedürfnisse der einzelnen Arbeitsgruppen anpassen – ganz einfach über Tabs, Konnektoren und Bots. So könnt ihr alle möglichen Inhalte aus verschiedenen Microsoft-Anwendungen und von mehr als 150 Drittanbietern teilen. Seien es Dokumente, YouTube-Videos, Umfragen mit Polly oder Projektmanagement-Lösungen wie Trello. Auch wenn ich natürlich lieber mit Planner arbeite 😉
#Teams Funktion 5: Barrieren einreißen – hoch lebe die Kollaboration!
Microsoft Teams ist für jedes Teammitglied weltweit verfügbar. Mit dem plastischen Reader sind Chats und Kanäle nun auch für jeden lesbar: Seitendesigns und personalisierte Einstellungen für Textgröße, Textformat und Buchstabenabstand verbessern die Lesbarkeit, der Zeilenfokus reduziert visuelle Ablenkungen auf ein Minimum und der personalisierte Textleser liest den Text bei Bedarf vor. Nutzerinnen und Nutzern mit Höreinschränkungen bietet Teams bald die neue Funktion der Live-Untertitel an: So können sie in Echtzeit mitlesen, was andere Teammitglieder sagen, und besser an Diskussionen teilnehmen.
Was noch auf uns zukommt
Zum zweiten Geburtstag des Kollaborationstools hat Microsoft Teams um neue Funktionen erweitert, die Meetings noch effektiver, sicherer, interaktiver und inklusiver machen. Einen Vorgeschmack auf die neuen Funktionen, die sukzessive verfügbar sein werden, findet ihr hier.
Ein Beitrag von Caroline Rünger
