La ONG Educo transforma su operativa global con una intranet centrada en su capital humano

  • La nueva intranet, Iris, basada en la plataforma de experiencia de empleado Viva Connections y Microsoft 365, se ha convertido en el centro neurálgico de sus operaciones, unificando el acceso a la información, la estructura organizativa y los recursos disponibles en un solo entorno seguro y permanentemente actualizado.
  • Gracias al enfoque humanístico, que se ajusta a los ritmos de aprendizaje y necesidades de empleados y organización, los más de 700 trabajadores de la ONG desarrollan ahora un trabajo más eficaz, eficiente y sostenible, que redunda de forma directa en una mejora de su labor por la infancia y la educación.
  • La eliminación de silos e infraestructuras locales, en favor de una plataforma universal, que integra también Microsoft Dynamics 365 Human Resources y desarrollos Power Apps y está potenciada por Inteligencia Artificial, ha facilitado la eliminación de barreras idiomáticas y horarias al mismo tiempo que ha reducido los costes operativos.

Si hay algún tipo de organización cuya prioridad indiscutible son las personas, ese es el de la mayoría de las ONG. Educo es una de las que, además, apuestan por las últimas tecnologías como instrumento para alcanzar sus objetivos.

Esta ONG de cooperación global para el desarrollo y acción humanitaria, que trabaja por la infancia y la educación en 15 países de 4 continentes, está acometiendo su transformación digital con las personas en el centro, mejorando competencias digitales, facilitando la adopción tecnológica y promocionando el liderazgo digital. Y ha elegido metodologías Agile junto a un amplio conjunto de productos y servicios de Microsoft para hacerlo posible.

Con una hoja de ruta progresiva de transformación digital, adopción tecnológica y cambio cultural perfectamente definida y planificada a partir de los principios de colaboración y empoderamiento de los trabajadores, el proyecto estrella de Educo en 2021 ha sido la puesta en marcha de la intranet Iris. Está basada en Microsoft 365 y Viva Connections –módulo de la plataforma de experiencia de empleado de Microsoft –, y se ha convertido en el centro neurálgico de sus operaciones, logrando conectar a los trabajadores dispersos geográficamente con la empresa, así como unificar el acceso a la información, la estructura organizativa, los recursos existentes y los espacios de trabajo y capacitación en un solo entorno seguro, siempre disponible y sujeto a una actualización constante.

Su finalidad es facilitar a los más de 700 trabajadores de la entidad, un trabajo más eficaz, eficiente y sostenible. “Nuestra filosofía parte del principio de que tanto la organización como los empleados y empleadas crean valor mutuamente, por lo que mejoramos la organización interna para mejorar a su vez el bienestar externo. En este sentido, la tecnología de Microsoft nos ha permitido dar un salto cualitativo muy notable cuyos máximos beneficiados son los colectivos con los que trabajamos en favor de la infancia y la educación”, afirma Anna Espolet responsable de Transformación Digital en Educo.

La creación de un ecosistema digital integrado

Educo entiende el salto a la digitalización como un proceso paulatino que vaya alineado con el cambio gradual en la cultura de la organización. Así, en 2019 pusieron en marcha Microsoft Teams en los 15 países donde operan, lo que, ante la llegada de la pandemia en 2020, les permitió pasar a un trabajo remoto de forma instantánea, con todos los trabajadores conectados. La aceptación de esta nueva herramienta de colaboración alcanzó un 90% de satisfacción entre los trabajadores de la ONG a escala internacional.

En 2021, desplegaron la intranet Iris implementando Viva Connections dentro de Microsoft Teams desde el momento de su lanzamiento para proporcionar una entrada personalizada al trabajo digital, con acceso a las comunicaciones, recursos, políticas y beneficios de la empresa. Esta conecta todo su ecosistema tecnológico, integrado por SharePoint, soluciones de terceros, aplicaciones .NET Core, Microsoft Dynamics 365 Human Resources y desarrollos Power Apps. Todo ello se encuentra vinculado con el Business Intelligence de Microsoft, con SQL Server y Power BI, para la gestión financiera, cuadro de mandos, seguimiento de métricas, elaboración de informes…

Bajo el paraguas de la intranet, se habilita una estructura modular compuesta, entre otros, por las News, con las noticias locales e internacionales; una biblioteca de documentos, imágenes y vídeos; espacios colaborativos y de trabajo individual; un entorno de aprendizaje con todos los productos de Microsoft que se van agregando a su infraestructura tecnológica; acceso discriminado al BI; un portal del empleado personalizado; y cuatro aplicaciones desarrolladas con Power Apps: Buscador, Altas y bajas de los usuarios, Soporte y Evaluación del desempeño de todos los empleados.

Para el próximo año, Educo se ha marcado el reto de implementar la plataforma de experiencia de empleado, Microsoft Viva, al completo, añadiendo al módulo  Connections, el de Insights, con información personalizada y práctica para gestionar el tiempo de descanso, formación, concentración y conexión con compañeros;  Learning, que agrega los recursos de aprendizaje en un lugar, incluyendo contenido de LinkedIn Learning, Microsoft Learn, proveedores externos y la biblioteca de cada compañía; y Topics, un sistema para obtener documentación y enlazar con las personas relacionadas con el tema que se trate.

Un impacto muy positivo a corto, medio y largo plazo

La ONG ya ha podido apreciar los beneficios de esta transición digital en múltiples aspectos:

  • Reducción de infraestructuras locales en favor de una global.
  • Mejora de la experiencia de usuario y empoderamiento de los trabajadores de la organización.
  • Globalización de la comunicación.
  • Optimización del trabajo colaborativo y la gestión acordes con el plan organizacional.
  • Mayor agilidad en la toma de decisiones basadas en datos, indicadores y resultados.
  • Acceso universal a la información los 365 días del año, incrementando la transparencia y veracidad.
  • Eliminación de barreras horarias e idiomáticas, gracias a la inteligencia artificial y traducción automática que permite la colaboración en un mismo canal de personas de distintos países.
  • Obtención de un solo entorno global para toda la red de Educo.

A medio plazo, con la adición de los tres módulos de Viva y nuevos desarrollos .NET Core estiman que seguirán reduciendo los costes estructurales y de gestión, aumentando la transparencia y la rendición de cuentas, mejorando la toma de decisiones y descubriendo nuevas oportunidades para garantizar que más niños y niñas disfruten plenamente de sus derechos y de una vida digna. Asimismo, prevén que una posible integración de Dynamics 365 en su ecosistema les permitirá ampliar su base social y elevar sus ingresos.

Educo está abordando su transformación desde un enfoque humanístico que se ajusta a los ritmos de aprendizaje y necesidades de empleados y organización a través de una plataforma amigable. Su éxito, tanto en la mejora de la eficiencia como en la experiencia de los trabajadores, se debe a una exhaustiva planificación previa para detectar necesidades e implantar de forma escalonada productos y servicios, como los de Microsoft, que comparten esa filosofía.

Acerca de Educo 

ONG que actúa desde hace más de 30 años para conseguir un mundo en el que todos los niños y niñas disfruten plenamente de sus derechos y de una vida digna. En especial, el derecho a recibir una educación equitativa y de calidad.

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