Por: Jaron Lanier, científico interdisciplinario principal en la Oficina del Director de Tecnología de Microsoft, conocida como “Octopus”.
El modo Juntos es una nueva opción en Microsoft Teams, la principal aplicación de Microsoft para conectarse y trabajar en equipo. Quizá ya la conozcan: todos están juntos en un espacio virtual como si estuvieran en una sala de teatro en lugar de estar separados en recuadros.
De cierta forma, el modo Juntos es un concepto sencillo para que las juntas se sientan más personales durante la pandemia, pero también hay un nivel más profundo que encapsula nuestros conocimientos científicos más recientes sobre cognición, percepción social y comunicación.
El modo Juntos ofrece un aspecto único, pero también una sensación única. Las personas por lo general se relajan más, están más atentas a los demás, son más bromistas y, con todo, están más enfocadas en los objetivos compartidos. El diseño ofrece beneficios únicos: menos fatiga por videollamadas frecuentes, un mejor sentido de la conexión con otros y reuniones más eficaces.
A continuación, presento mis ideas para aprovechar por completo el modo Juntos:
Cuándo utilizarlo:
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- El diseño inicial se ha optimizado para ayudar a la gente durante la pandemia. Por ahora, el modo Juntos es ideal cuando cada persona se encuentra frente a una cámara web en diferentes lugares. Estamos explorando cómo podemos evolucionar el diseño para salas de conferencia y otras situaciones.
- El modo Juntos es especialmente apto para las llamadas en las que hablarán muchas personas, pues hemos descubierto que así es más fácil y cómodo para la gente encontrar momentos para participar en la conversación.
- El modo Juntos ayuda cuando tienen muchas videollamadas. La mayoría de los usuarios ha reportado menor fatiga por reuniones.
- El modo Juntos es útil cuando se dificulta mantener la atención de un grupo; por ejemplo, en los casos educativos.
- El modo Juntos ayuda a los presentadores que necesitan “leer” el ánimo de la sala o motivar a los asistentes.
Cuándo no utilizarlo:
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- Si necesitan mostrar contenido físico en su ambiente, como pizarrones, entonces el modo Juntos no es la mejor opción, ya que solo los incorpora a ustedes, no a su ambiente, en un espacio compartido.
- La primera versión del modo Juntos no se ha optimizado para compartir la pantalla con presentaciones de PowerPoint. Si una presentación de PowerPoint es el evento principal y se ocupará durante toda la reunión, el modo Juntos puede no ser apto.
- Funciona mejor cuando los usuarios no se mueven de su lugar ni mueven la cámara o la pantalla durante la sesión; de lo contrario, se ve extraño, como si estuvieran saltando en la silla.
- El modo Juntos es más interactivo que un videochat y, por lo tanto, puede distraer de tareas posiblemente peligrosas como conducir un auto. Quizá se pregunten por qué utilizo un ejemplo como conversar por video mientras conducen. ¡Quisiera poder decir que nunca he visto a personas intentarlo! Por favor, no lo hagan.
- La primera versión del modo Juntos soporta de forma óptima hasta 49 personas al mismo tiempo. El modo Juntos también podría ser la mejor opción para una reunión con más de 49 participantes, pero depende de la manera en que se conduzca la reunión. Sin embargo, continúan surgiendo mejores prácticas para reuniones grandes en el modo Juntos.
Una brevísima introducción a la ciencia detrás del modo Juntos:
En el modo Juntos, las personas saben dónde están los demás en un espacio virtual compartido. Eso significa que su cerebro puede registrar las señales y emociones de las personas en una manera natural con base en la percepción social/espacial. Las personas pueden comunicarse intuitivamente a través de gestos de forma no verbal. En una cuadrícula, no sabemos dónde están las demás personas en la pantalla en relación con cada una, desde su perspectiva visual, de modo que las miradas naturales y otros gestos sutiles son imposibles de percibir.
El modo Juntos crea un espacio compartido en el que las personas no están separadas por barreras. Encontrarse en un espacio superpuesto puede dar lugar a un comportamiento absurdo, como cuando la gente hace gestos como “choca esos cinco”, pero también hay un beneficio importante. Las personas prestan más atención a los demás y se sienten más involucradas en la situación y experiencia compartidas. El comportamiento constructivo indica un nivel de compromiso que no se obtiene cuando el comportamiento bromista no es siquiera posible.
El modo Juntos crea la ilusión de que el problema del contacto visual se ha resuelto. (El contacto visual es un problema típico en las videollamadas: la gente parece estar mirando hacia la dirección equivocada.) La ilusión se basa en la geometría única: todos ven al grupo entero a través de un gran espejo virtual. La geometría se siente natural, pero resulta que el cerebro humano no es bueno para encontrar el lugar donde está una persona cuando la busca dentro de sí mismo. Cuando los errores de contacto visual directo se vuelven difíciles de detectar, las personas se posicionan intuitivamente para parecer que están reaccionando adecuadamente ante las demás.
Mejores prácticas para utilizar el modo Juntos:
Al principio, puede parecer extraño verse a uno mismo en el grupo, pero eso es lo que permite entender mejor las señales interpersonales. ¡No apaguen su cámara! Por ejemplo, si son profesores, pueden sentirse raros al estar sentados frente a sus estudiantes, pero seguramente se percatarán de que los entienden mejor y que ellos prestan más atención cuando todos pueden ver las señales de atención de todos los asistentes.
Mientras que la versión inicial funciona mejor cuando todos tienen encendida la cámara, estamos trabajando para brindar soporte a los participantes que utilizan solo voz, así como a aquellos con diferentes tipos de habilidades.
¿Pero qué sucede si son tímidos y prefieren tener la cámara apagada? Yo también soy tímido a veces. Les pido que mantengan una mente abierta y lo prueben poco a poco hasta que se sientan cómodos. En nuestras primeras investigaciones, hemos visto que las personas dejan encendida la cámara durante más tiempo en el modo Juntos que en los diseños de cuadrícula tradicionales, y manifiestan que la experiencia es placentera. Recordemos que cuando la gente tiene la capacidad de interactuar de manera expresiva, la apariencia importa proporcionalmente menos. Si las personas están prestando más atención a lo que dices y lo indican de manera no verbal, entonces están prestando menos atención a tu apariencia.
Cuando un grupo prueba el modo Juntos por primera vez, o incluso cuando alguien ve una imagen de este por primera vez, las reacciones iniciales por lo general son divertidas. ¿La diversión podría impedir que las personas perciban los importantes beneficios del diseño? A fin de cuentas, Teams es para productividad. No es una XBOX.
Después de observar y analizar muchas sesiones, he llegado a la conclusión de que la diversión no es una pérdida de tiempo, incluso para los adultos. No es un error de la naturaleza humana, sino un proceso perfecto desarrollado a lo largo de una profunda evolución que trasciende las especies. Es la manera en que aprendemos a interactuar con gente nueva, en que adquirimos confianza y comodidad y en que exploramos nuestro ambiente (consideremos el modo Juntos como una parte nueva de nuestro ambiente). He dejado de intentar que los grupos nuevos se pongan a trabajar de inmediato. Por el contrario, espero a que primero terminen de bromear, y entonces las reuniones se desarrollan de maravilla. No es tan sencillo, a decir verdad: en ocasiones los sigo reprendiendo cuando bromean porque es divertido verlos rebelarse contra mis órdenes.
¿Y respecto al equipo físico: monitores y cámaras, entre otros?
El modo Juntos funciona bien aunque no sean muy organizados para colocar la cámara, pantallas y ventanas, pero a continuación ofrezco algunos consejos para aprovecharlo por completo.
El modo Juntos muestra cómo se presentan ante otros y cómo interactúan con ellos. Las personas pueden ver si asientan de forma sutil con la cabeza para responderles, por ejemplo. Si colocan el modo Juntos en una ventana pequeña en la parte lateral de un monitor grande, entonces la gente observará que están mirando mucho hacia ese lado, lo que podría parecer extraño; además, las personas no podrán percibir sus gestos y movimientos de cabeza. Por lo tanto, el modo Juntos funciona mejor si colocan la ventana directo frente a ustedes y si ocupa toda o la mayor parte de su pantalla.
El modo Juntos funciona mejor en monitores grandes. Me encanta utilizarlo en una Surface Studio. Algunas personas han realizado una instalación impresionante de múltiples monitores para trabajar desde casa. Si son una de ellas, deben colocar la ventana del modo Juntos en el mismo monitor donde está la cámara y poner contenido aburrido en las otras durante la reunión. Si giran constantemente la cabeza para mirar los otros monitores, pueden verse raros. Si desean revisar su correo o conversar por texto durante una sesión, coloquen la ventana del modo Juntos en la parte superior de la pantalla, centrada debajo de la cámara, y abran otras ventanas debajo. Así, la gente les verá mirando hacia abajo en vez de hacia un lado, que es mejor.
Por ahora, el modo Juntos funciona mejor en una pantalla de al menos el mismo tamaño que una tableta, ya que aún no se optimiza para teléfono, aunque podría funcionar si colocan el teléfono directo frente a su cara y no se mueven durante la reunión. Si utilizan un teléfono, intenten colocar tanto el teléfono como a ustedes en una posición en la que las personas puedan ver que están mirando al frente, hacia la cámara, durante toda la reunión. Nuevamente: es mucho mejor que el teléfono esté fijo.
Lo ideal es que la cámara esté centrada, algo común en casi todas las cámaras integradas en computadoras portátiles y de escritorio. El modo Juntos se ve más grande en las tabletas cuando la tableta se coloca de manera horizontal, pero entonces la cámara podría quedar a un lado, dependiendo del diseño, así que quizá deban colocarla de forma vertical. La vista será más pequeña, pero no se verán mirando a un lado.
La primera versión del modo Juntos no cuenta con una función para reservar asiento, por lo que, si salen de la reunión, les podría tocar un asiento diferente al regresar, lo que quizá desoriente a otras personas que sabían dónde encontrarte. Puede no parecer importante, pero el proceso de percepción espacial/social no es enteramente consciente, de modo que el cambio puede ser desconcertante. Intenten permanecer todo el tiempo en la llamada en vez de entrar y salir. El diseño del modo Juntos evolucionará (al igual que estos consejos) a medida que se de soporte a nuevos casos de uso.
Debido a que las personas posicionan de manera intuitiva el cuerpo para ajustarlo al espacio virtual, quizás resulte que pueden utilizar el modo Juntos para mejorar su postura. Solo inclinen ligeramente la cámara —o la cámara+pantalla, si estás en el mismo dispositivo— hacia arriba. De esa forma, tendrán que erguir el cuerpo para verse sentados de manera correcta en el modo Juntos.
Estamos aprendiendo mucho de los clientes para que las reuniones sean más interesantes y eficaces, y tenemos muchas ideas más. Nos encantaría que probaran la primera versión del modo Juntos y nos expresarán sus opiniones para ayudarnos a definir lo que viene. Estamos juntos en esto.
Sé que hablo en nombre de muchas personas en Microsoft que han contribuido al modo Juntos cuando digo que espero que obtengan mayor bienestar y productividad con el nuevo Teams, e incluso un poco de diversión en estos tiempos difíciles.
