Miten äkillinen ja maailmanlaajuinen siirtyminen etätyöhön on mahdollisesti muuttanut työtä pysyvästi
Viimeisten kuukausien aikana työ on muuttunut rajusti, kenties pysyvästi Toisessa Work Trend Index -raportissamme tarkastelemme tätä ajatusta yhdistämällä tietoa ja näkemyksiä kolmesta lähteestä:
- Työkalujemme käytön trendit
- Yli 2000 etätyöntekijän Harris Poll -tutkimuksen tulokset kuudesta maasta
- Yli 30:n Microsoftin tutkimushankkeen johtopäätökset. Tutkimushankkeet ovat pyrkineet ymmärtämään etätyöntekijöiden kokemuksia kyselytutkimusten, haastatteluiden, päiväkirjatutkimusten, fokusryhmien ja aivotutkimuksen kautta.
Tämän raportin tavoitteena on jakaa niin hyvät kuin huonot näkökohdat etätyöstä, jotta voimme nopeuttaa tuotekehitystä juuri oikeilla alueilla, ennakoida työn muuttumista tulevaisuudessa ja auttaa asiakkaitamme menestymään uudenlaisessa työelämässä.
Aivokäyrät paljastavat: väsymys etäkokouksiin on todellista
Yksi etätyön yleinen haaste on, että se voi tuntua haastavammalta ja väsyttävämmältä kuin kasvotusten tehtävä yhteistyö. Human Factors Labs -osastomme tutkijat päättivät tutkia ja ymmärtää tätä ilmiötä paremmin. Aivotieteen mukaan etätyö- ja videokokoukset verottavat aivojamme enemmän.
Yhteistyö etänä on vaikeampaa, mutta palaaminen kasvokkain työskentelyyn voi olla yhtä vaikeaa
Eräässä tutkimuksessa 13 kahden hengen tiimiä suoritti samanlaisia tehtäviä yhdessä – kerran kasvotusten ja kerran etänä. Tutkimushenkilöt käyttivät EEG-laitetta, joka seurasi muutoksia heidän aivokäyrissään. Tutkimuksessa todettiin, että etäyhteistyö on henkisesti haastavampaa kuin kasvotusten tehtävä yhteistyö. Erityisesti stressiin ja ylikuormitukseen liittyvät aivoaallot olivat suurempia, kun yhteistyötä tehtiin etänä. Tutkijat myös yllättyivät tuloksista: jos pari työskenteli ensimmäisen kerran yhdessä etänä, heidän aivoaaltojensa mukaan heidän oli vaikeampi työskennellä yhdessä kasvotusten jälkeenpäin. Näyttää siltä, että sosiaalinen yhteys ja kasvotusten luotu työstrategia siirtyy etätyöskentelyyn, mutta ei päinvastoin.
Tämä tutkimus tarjoaa kaksi tärkeää huomiota:
- Etätyöhön siirtyvässä maailmassa etänä tehtävä yhteistyö on henkisesti haastavampaa.
- Pandemian helpottaessa ja ihmisten palatessa kasvotusten tehtävään työhön, se voi tuntua vaikeammalta kuin ennen koronaviruspandemiaa.
Videokokoukset johtavat väsymykseen
Toisessa tutkimuksessa todettiin, että ylikuormitukseen ja stressiin liittyvät aivokäyrien jäljet ovat huomattavasti suurempia videokokouksissa kuin kokouksettomassa työssä, kuten sähköpostien kirjoittamisessa. Tämän lisäksi jatkuvasta keskittymisestä johtuen väsymys alkaa noin 30-40 minuuttia kokouksen alusta. Kun tarkastellaan videokokousten täyttämää päivää, stressi alkaa kasvaa noin kahden tunnin kohdalla.
Tutkimuksen mukaan useat tekijät johtavat tähän väsymyksen tunteeseen: on keskityttävä jatkuvasti näyttöön, jotta voi poimia tärkeää tietoa ja pysyä keskustelussa mukana; videokeskustelusta puuttuvat sanattomat eleet, jotka auttavat lukemaan ympäristöä tai tietämään, kenen vuoro on puhua; ja näyttöä jaettaessa vuorovaikutus vähenee.
Avuksi tähän suosittelemme säännöllisiä taukoja kahden tunnin välein, jotta aivot saavat lepoa, kokousten pituuden rajaamista 30 minuuttiin ja tauottamaan pidempiä kokouksia mahdollisuuksien mukaan.
Vastataksemme näihin haasteisiin teknologian avulla, olemme julkaisseet uusia toimintoja Microsoft Teamsiin. Nämä ominaisuudet auttavat luomaan helpommin yhteyden kollegoihin ja vähentävät kokousväsymystä – esimerkkeinä näistä Together-tila ja dynaaminen näkymä.
Teamsin uusi Together-tila asettaa tekoälyn avulla osallistujat jaettuun taustakuvaan ja luo vaikutelman, että osallistujat ovat keskenään samassa tilassa. Tämä vähentää taustahäiriöitä, helpottaa ilmeiden ja kehonkielen tulkitsemista sekä tekee keskustelusta luontevampaa. Tila sopiikin hyvin esimerkiksi yhdessä ideoimiseen ja erilaisiin keskustelutilaisuuksiin, joissa useampi henkilö on äänessä. Aivoaktiivisuutta biosensoreilla mittaavia varhainen tutkimus osoittaa, että aivot rasittuvat vähemmän Together-tilaa käyttävässä kokuksessa verrattuna ruudukkonäkymään. Tämä viittaa siihen, että Together -tila voi auttaa kokousväsymykseen, jota osa etätyöntekijöistä kokee.
Dynaaminen näkymä – Olemme myös tehneet parannuksia perinteiseen Teams-kokousnäkymään. Tekoälyn avulla kokouksen näkymä jaetun sisällön ja osallistujien videon kesken optimoituu ruudulla dynaamisesti. Käyttäjä pystyy muokkaamaan näkymää omiin tarpeisiin sopivaksi, esimekiksi siirtämällä jaetun sisällön ja tietyt osallistujat vierekkäin näkymään tai pienentämään jaetun sisällön, jotta yleisö näkyy paremmin.
Muut havainnot
Pandemia on saattanut muuttaa työkulttuurin pysyvästi
Yhdeksästä viiteen työpäivät saattavat väistyä
Fyysiset toimistot eivät katoa tulevaisuudessakaan
Pandemia on saattanut muuttaa työkulttuurin pysyvästi
Kaikissa tutkimuksissamme yksi toistuva teema oli se, että tämä ainutlaatuinen tilanne on nopeuttanut työn ja vapaa-ajan sekoittumista – mikä saattaa pehmentää työpaikan dynamiikkaa pysyvästi.
Yli puolet kyselyyn osallistuneista vanhemmista (54 %) sanoi, että on vaikeaa tasapainottaa kodin vaatimuksia kotoa työskennellessä. Tämä taakka tuntuu voimakkaimpana milleniaaleilla ja työelämän uudemmilla tulokkailla, Z-sukupolvella. Tämä voi johtua siitä, että näillä ryhmillä on todennäköisemmin hoidettavana pieniä lapsia tai he jakavat työtiloja kämppisten kanssa.
“Kun talossa on neljä ihmistä, on oman tilan löytäminen haastavaa.” – Tietotyöläinen
Vaikka lastenhoidon ja etätyön tasapainottaminen voi olla tilapäistä, se voi muuttaa ajatteluamme työtovereistamme pitkällä aikavälillä. 62 % tutkimukseen osallistuneista ihmisistä sanoi, että he ovat empaattisempia kollegoitaan kohtaan nyt, kun tuntevat paremmin heidän elämäänsä myös kotona. Empatian tunne oli erityisen voimakas Kiinassa (91 %) ja Meksikossa (65 %).
“Olemme hyväksyneet kotona työskentelyn elämäntyylin. Yrityksessäni kerrottiin, että lasten hoitoon saa käyttää päivällä aikaa ja jatkaa töitä myöhemin. Olin helpottunut kun työpaikallani ymmärretään se, miten lasten kotona olo vaikuttaa työskentelyyn.” – Tietotyöläinen
Jossain tapauksissa siirtyminen etätyöhön on tehnyt työkentelystä osallistavampaa. Yli puolet (52 %) kyselyyn osallistuneista tuntee olonsa arvostetummaksi tai paremmin huomioiduiksi kokouksissa, koska kaikki ovat nyt samassa virtuaalisessa huoneessa. Tämä tunne oli voimakkain ihmisillä Kiinassa (65 %) ja Saksassa (57 %). Olemme myös nähneet kokousten chateista tulleen useille kanava, jossa jakaa näkemyksiä. Teams-kokousten chat-viestien määrä onkin kasvanut yli kymmenkertaiseksi maaliskuun alun ja kesäkuun alun välillä.
“Etäosallistujat olivat ennen näkymättömiä, mutta eivät ole enää.” – Tietotyöläinen
Yhdeksästä viiteen työpäivät saattavat väistyä
Edellisessä raportissamme näimme, että keskimääräinen aika ensimmäisen ja viimeisen Teams-käytön välillä kasvoi yli tunnilla. Tässä raportissa tarkastelemme tätä konseptia pidemmälle – onko viiden päivän yhdeksästä viiteen työviikko yhä katoamassa? Datan mukaan kyllä. Teamsissä ihmiset työskentelevät yhä useammin aamulla ja illalla, mutta myös viikonloppuisin. Teams-chatit klo 8-9 ja 18-19 väillä ovat kasvaneet enemmän kuin mikään muu ajankohta, 15 % ja 23 %. Viikonlopputyö on myös kasvussa – Teams-chatit lauantaisin ja sunnuntaisin ovat kasvaneet yli 200 %.
“Joustavammalla työaikataululla voimme olla tuottavampia. Voin täysin huoletta pitää taukoja.” – Tietotyöläinen
“Työtuntini pitenevät… Olemme olleet yhteydessä aiemminkin, mutta nyt kone istuu keittiönpöydässämme ja ihmiset tarvitsevat nopeita päivityksiä.” -Tietotyöläinen
Auttaaksemme asiakkaitamme hallitsemaan aikaansa paremmin tässä uudessa ympäristössä, Teamsissä on ominaisuuksia kuten keskittymistila, joka kertoo tiimillesi että olet varannut aikaa keskittymistä vaativalle työlle. Voit myös asettaa hiljaiset tunnit ja päivät, joina et halua saada Teams-ilmoituksia.
Näemme työn ja vapaa-ajan sekoittumisen pysyvänä trendinä, ja teknologia voi vastata joihinkin sen haasteisiin. Jatkamme innovointia organisaatioanalytiikan ja työntekijöiden hyvinvoinnin puolesta myös lähitulevaisuudessa.
Fyysiset toimistot eivät katoa tulevaisuudessakaan
Monet työntekijät ympäri maailmaa ovat viettäneet viimeiset neljä kuukautta työskennellen ainakin osittain etänä. Kun tiimit ovat sopeutuneet tähän uudenlaiseen normaaliin, monet pohtivat, katoavatko fyysiset toimistot tulevaisuudessa? Tutkimuksemme mukaan työskentely on jatkossa joustava yhdistelmä kasvotusten tehtävää ja etätyötä.
Esimerkiksi 82 % kyselyyn osallistuneista johtajista odottaa joustavampaa etätyöpolitiikka pandemian jälkeen. Yleisemmällä tasolla 71 % työntekijöistä ja johtajista ilmoitti halustaan jatkaa ainakin osittain etätöitä. Kuulimme samanlaisia toiveita omista kohderyhmistämme.
“Jos pomosi ei ennen nähnyt sinua, tarkoitti se sitä ettet työskennellyt… Niin kauan kun työt saa tehtyä, ei pitäisi olla merkitystä sillä, missä olet.” – Liiketoimintapäättäjä
Siltikin, tutkimuksemme osoittaa useita haasteita kotona työskentelemisessä. Liki 60 % kyselyyn vastanneista tunsi olevansa vähemmän yhteydessä kollegoihinsa sen jälkeen, kun etätyö yleistyi. Kiinassa tämä luku nousi jopa 70 %:iin.
Tämän lisäksi vain 35 %:lla vastanneista oli oma kotitoimisto. Ja vain 5 % Harris Poll -tutkimukseemme vastanneista asuu yksin. Ei siis ole yllätys, että häiriöt, ongelmat yhteyksissä ja ergonomisen työpisteen puute nostettiin tutkimuksessamme suurimmiksi etätyön ongelmakohdiksi. Tämä osoittaa sen, että vaikka tulevaisuuden työtä tehdään etänä enemmän kuin koskaan ennen, fyysinen toimistotila tulee todennäköisesti pysymään keskeisenä osana.
“Kun työskentelen kotona, istun ruokapöydän ääressä. Toimistolla minulla olisi kaksi näyttöä ja mukava tuoli.” – Tietotyöläinen
“Kun useampi ihminen tekee etätöitä täällä, meillä on ollut jonkun verran ongelmia WiFi-yhteydessä.” Tietotyöläinen
Lopuksi
Maailmanlaajuinen siirtyminen etätyöhön on luonut sekä mahdollisuuksia että haasteita tulevaisuuden työntekijöille. Posiitiivista on, että nämä erityislaatuiset työ- ja opiskeluolosuteet ovat lisänneet empatiaa tiiminjäsenten välillä ja muuttaneet niin johtajien kuin työntekijöiden käsityksiä siitä, millaista työtä voi tehdä etänä. Tämä on tehnyt työstä osallistavampaa.
Etätyön haasteina on mahdollisesti pidemmät työpäivät, kokousväsymys ja kasvokkaisten kohtaamisten menetys – spontaanit kahvihuone- ja käytäväkeskustelut voivat parantaa tiimihenkeä ja helpottaa yhteistyön tekemistä. Myös ergonomisten ja mukavien työpisteiden puute kotona on useilla tuottavuuden haaste.
Meillä Microsoftilla on ainutlaatuinen mahdollisuus auttaa asiakkaitamme hyödyntämään etätyön mahdollisuuksia ja vastaamaan haasteisiin. Työmaailma kehittyy ja muuttuu, niin myös meidän työkalumme ja sovelluksemme.
Microsoft ottaa tietosuojan vakavasti. Poistamme kaikki henkilötiedot ja organisaatioiden tunnistetiedot, kuten yrityksen nimen, datasta ennen kuin tuotamme raportteja. Emme koskaan käytä raporttien tuottamiseen asiakasdataa kuten sähköpostiviestejä, chatteja, dokumentteja tai kokoustietoja. Tavoitteemme on löytää ja jakaa työn trendejä Microsoft Graphin laajoista koostetiedoista.