Si vos journées de travail sont ponctuées par des réunions, sachez que n’êtes pas seul. En effet, une récente édition du Microsoft Work Trend Index nous apprend que le temps passé en réunion a quasiment triplé depuis 2020. Des réunions qui ne sont pas toujours des plus productives : ce même rapport révélant ainsi que les réunions inefficaces constituent le principal obstacle à la réalisation des tâches fixées.

Alors, que vous soyez en retard, que vous arriviez sans vous être bien préparé ou que vous ayez du mal à mettre tout le monde d’accord, voici neuf façons dont Microsoft Copilot – comme d’autres outils d’intelligence artificielle – peut vous aider à devenir un maître des réunions.

Si vous êtes toujours en retard

Si vous avez du mal à arriver à l’heure aux réunions, Copilot dans Teams peut vous aider à résumer en temps réel les points-clés déjà abordés pour que vous puissiez être au courant de ce qui s’est dit en votre absence et intervenir rapidement dans la discussion. En cas d’incompréhension au sujet d’un élément important, vous pouvez interroger Copilot sur les points de vue des différents participants et même obtenir un résumé dans un langage moins technique.

Si vos réunions s’enchainent les unes après les autres

Lorsque vous n’avez pas d’autre choix que de rater une réunion, vous pouvez demander à Copilot dans Teams de vous résumer ce qui s’est dit, les décisions qui ont été prises et les tâches qui vous ont été attribuées. Vous pouvez également lui demander des éléments tels qu’un tableau des avantages et inconvénients des idées qui ont été partagées avec des détails concernant l’opinion de chaque participant à la réunion.

Les utilisateurs de Copilot ont maintenant accès à des comptes rendus intelligents de réunions, avec des notes générées automatiquement et des suggestions de tâches de suivi. Depuis le mois de mars, grâce à Outlook, ils peuvent “suivre” une réunion à laquelle ils ne peuvent pas assister. Le fait de suivre une réunion incite l’organisateur à l’enregistrer dans Teams, ce qui permet de faire un récapitulatif plus tard.

Si vous animez des réunions qui piétinent

Lorsque vos réunions manquent de dynamisme et sont ponctuées par des silences gênants ou des moments d’égarement, Copilot dans Teams peut vous aider à vous reconcentrer et à insuffler un nouvel élan. Vous pouvez lui poser des questions telle que “Que puis-je demander pour faire avancer la réunion ?” ou “Quels sont les problèmes non résolus ?”. Les réponses n’étant visibles que par vous, Copilot passera la transcription au peigne fin pour vous donner des suggestions en temps réel sans interrompre la discussion.

Si votre espace de travail est bruyant

Quand vous ne pouvez pas faire disparaître les sons indésirables autour de vous, la fonction de suppression du bruit de Teams peut analyser votre flux audio pour ne conserver que la parole tout en supprimant les bruits indésirables tels que les frappes sur les touches d’un clavier, un collègue qui mange un pain au chocolat ou les jeux de vos enfants à la maison. Teams inclura bientôt une option d’isolation de la voix qui sera capable de reconnaitre votre voix et ainsi supprimer les autres voix et les bruits de fond, ainsi seul votre voix sera entendue lorsque vous parlez.

Si vous n’avez pas le temps de ranger autour de vous

Lorsque votre espace de travail est en désordre et que votre prochaine réunion est imminente, “Décorez votre arrière-plan” dans Teams Premium peut vous venir en aide. Cet effet d’arrière-plan génératif peut améliorer votre environnement réel en éliminant le désordre et en ajoutant des plantes d’intérieur, des décorations et d’autres petites touches qui embellissent votre environnement.

Si vous avez peur de paraître soporifique lors de vos prises de parole

Si vos présentations ont besoin d’être peaufinées, Speaker Coach est là pour vous aider. Il analyse votre discours – y compris le rythme, la tonalité et l’utilisation de termes inutiles et d’éléments de langage répétitifs – pour fournir des informations en direct et une évaluation par la suite. Il analyse également votre discours pour y déceler des mots culturellement sensibles et fournit des recommandations pour un langage inclusif.

Si vous n’avez pas assez de temps pour vous préparer

Lorsque vous n’avez pas le temps de préparer un appel, l’application Meet dans Teams peut s’avérer très utile. Elle rassemble les éléments en lien avec la réunion en un seul endroit pour que vous puissiez tout voir rapidement, y compris les ordres du jour et les documents. Vous pouvez également obtenir des suggestions de contenu pour les réunions à venir et savoir si une réunion a lieu en dehors de vos heures de travail. À partir de cet été, Copilot dans Outlook facilitera encore plus la préparation des réunions en fournissant des informations sur l’objet de la réunion, sur les  étapes à suivre et les documents pertinents à consulter.

So vous rêvez d’un assistant personnel ?

Planifier des réunions peut parfois s’avérer devenir une vraie mission, mais Copilot dans Outlook peut vous aider à le faire plus facilement. L’outil peut résumer un thread d’emails, et depuis le mois de mars, il suggère également des actions telles que la programmation d’un appel de suivi. Si vous choisissez de le faire, Copilot ouvrira automatiquement un formulaire de création de réunion, lui donnera un titre et suggérera des participants et des horaires disponibles. Il inclut également un ordre du jour, les fichiers pertinents et un résumé du fil de discussion. Et voilà ! Une réunion peut être programmée en seulement quelques clics.

Si la barrière de la langue vous pose problème

Une réunion peut s’avérer difficile lorsque les participants ne parlent pas la même langue ou qu’ils sont plus à l’aise dans des langues différentes. La traduction en direct des sous-titres et des transcriptions dans Teams Premium peut contribuer à la fluidité de la conversation. Disponibles dans 40 langues parlées, les traductions en temps réel aident les participants aux réunions à lire les sous-titres et les transcriptions dans leur propre langue.

Les images de cet article ont été générées en utilisant Microsoft Designer.