ジャレッド スパタロウ (Jared Spataro) Microsoft 365 担当コーポレートバイスプレジデント
※本ブログは、米国時間 4 月 20 日に公開された “Research shows your brain needs breaks—Outlook and Microsoft Teams can help” の抄訳を基に掲載しています。
ひとつ確かなことがあります。それは、未来の働き方はハイブリッドになるということです。人は柔軟性が高く、自分に最も快適な時間と場所で自由に働くことができる融合型の働き方モデルを求めています。ハイブリッドな働き方により、人が求める未来がやって来るでしょう。私も、ハイブリッドな働き方でより良い未来が実現すると考えていますが、その未来への移行に課題がないわけではありません。
先月、マイクロソフトは初の年次 Work Trend Index を発表しました。これは、ハイブリッドな働き方に向けて経営モデルを再構築する際に必要なデータを組織に提供するものです。この調査で重要なことが明らかになりました。それは、リモートワークの増加によって、私たちのウェルビーイングに影響が出ているということです。デジタルによって過度な負荷がかかるデジタルオーバーロードが実際に起こっており、何かを変える必要があるのです。
本日発表した最新の調査 (Work Trend Index) により、こうしたデジタルオーバーロードの大きな要因が、休憩も入れずに会議を次々に詰め込んでいることによるものだということがわかりました。会議ばかりの状況ではストレスが高まり、集中力やエンゲージメントを保つことが難しくなります。調査では、会議と会議の間にほんの少し時間を入れるだけでも効果があることが明らかになっています。
そこでマイクロソフトでは、簡単な解決策を用意し、会議に対する新しい考え方を提案します。これにより、充電する時間や水を飲む時間を少し取り戻すことができるほか、より落ち着いて次の会議に移る余裕もできます。
Outlook で休憩時間を確保する
Microsoft Outlook の設定で、詰め込まれた会議の間に必要な休憩時間を簡単かつ自動的に入れることが可能です。すべてのケースに合わせることは困難なため、選択肢を 2 つ用意しました。
個人でスケジュールを設定する場合は、自動的に会議のスケジュールを短縮するというデフォルト設定が可能です。
また、本日より、組織全体のスケジュールにおけるデフォルト設定で、全社的に会議を短縮し、休憩時間が取れるような設定が可能となりました。
この設定は簡単にカスタマイズできます。例えば、休憩時間を会議の最初にするか最後にするか選択できるほか、休憩時間の長さも選べます。30 分の会議の前に 5 分間の休憩を入れたり、1 時間の会議の後に 15 分間の休憩を入れたりといった具合です。
この設定を有効にすると、従業員が会議のスケジュールを組む際、個人や全社での設定に応じて会議の開始時間や終了時間が自動的に調整されます。
図 1: 個人ユーザーは、Outlook カレンダーの設定でイベントの時間を変更できます。
全社レベルでこの機能が有効になっている場合、個人ユーザーはいつでも簡単に設定の変更やカスタマイズが可能で、会議ごとに設定を変えることも、すべての会議に適用することもできます。変更があったことを知らせるため、従業員が会議のスケジュールを入れる際には組織的な変更について知らせる通知が表示されます。
図 2: ウェブ上の Outlook にて、組織的にデフォルトでイベントが短縮されるようになったことが通知されます。
この Outlook サポートページで、個人ユーザーが設定およびカスタマイズする手順を紹介しています。組織全体の設定と組織でこの機能を使う方法は、TechCommunity ブログ (英語) をご覧ください。
Microsoft Teams で新たに個人のウェルビーイングに関するインサイトを提供
最高の働き方体験の実現に向けたマイクロソフトの取り組みはまだ続きます。今月マイクロソフトは、新しい従業員体験プラットフォームである Microsoft Viva を通じ、Microsoft Teams に新たに個人のウェルビーイングに関するインサイトを提供します。
今年初めに発表した Microsoft Viva は、日々利用する Microsoft 365 アプリケーションにてコミュニケーション、ナレッジ、学習、リソース、インサイトをシームレスに統合するものです。同プラットフォームは、どこで働いていても人々が最高の力が引き出せるようになることを目指して構築されました。来週より Teams の Viva Insights アプリにて、次のような新しいパーソナルウェルビーング体験が提供されます。
- リフレクション機能: この機能により、自分がどう感じていたか、そしてそのパターンはどのようなものか、振り返ってよりわかりやすく把握できるようになります。このインサイトは個人的なもので、当事者だけが確認できるようになっています。
- 称賛送信機能: 同僚に感謝の気持を示したり、褒めるタイミングのリマインダーを設定したりする機能で、感謝を伝える習慣をつけます。
- バーチャル通勤機能: 1 日の最後に仕事を終わらせて明日に備え、安らいだ気持ちでプライベートな時間に移ることができます。
今年後半には、Headspace によるガイド付きの瞑想やマインドフルネス体験の要約セットが Viva Insight アプリに統合され、夜に仕事から離れる時や、大きな会議の前に心をリラックスさせたい時、重要なプロジェクトを始める前に集中力を高めたい時に役立てることができるようになります。
図 3. Viva Insights に搭載されるバーチャル通勤で、就業日を気分よく締めくくります。
小さなことが大きな違いにつながります。今回の調査が、ハイブリッドな働き方の未来に向けて進む際のガイドとなれば幸いです。マイクロソフトでは、今後もより多くのインサイトをお届けする予定です。社会として大きな転換期を迎える中、会議の間に休憩時間を設けるといったことでデジタルオーバーロードが削減され、それが最終的には社員と組織の今後により良い結果をもたらし、健康的な職場環境へとつながっていくのです。
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