하이브리드 업무공간의 철학과 실천

코로나19 팬데믹으로 인해 야기된 수많은 어려운 상황 속에서, 우리는 미래의 업무 및 직원들이 일을 가장 잘 할 수 있는 방법과 장소에 대해 관심을 갖고 관찰해 왔다. 이를 통해 배우고 이해한 것을 바탕으로 우리는 이 시기를 활용하여 하이브리드 업무공간(workplace)을 성장 및 발전시킴으로써 직원과 고객, 그리고 비즈니스의 지속적인 성장을 지원하는 추가 기능을 구축할 수 있게 됐다.

지난해 3월, 나는 전 세계의 직원들에게 우리가 필수 현장 작업자를 제외한 전 세계 작업 현장에 의무적인 재택근무 정책을 도입하고 있음을 알리는 이메일을 보냈다. 현재 대부분의 마이크로소프트 직원들이 원격으로 일한 지 일 년이 경과하면서, 전 세계의 여러 작업 현장은 더 많은 직원을 수용하기 위한 정부 요구사항을 충족하거나 이를 넘어서는 단계에 도달했으며, 다른 많은 직원들은 원격 근무를 지속하게 될 것이다. 현재 21개국의 마이크로소프트 작업 현장은 전 세계 직원 인구의 약 20%에 해당하는 작업자를 시설에 수용할 수 있게 됐다. 3월 29일, 마이크로소프트는 워싱턴 주 레드몬드 본사 및 인근 캠퍼스에서도 이러한 변화를 시작할 예정이다.

팬데믹이 시작된 이래, 우리는 직원들의 웰빙과 안전을 최우선으로 해 왔다. 우리는 캠퍼스 내에 더 많은 현장 인력을 안전하게 수용할 수 있는 시기를 결정하기 위해, 지역 보건 데이터를 모니터링하고 정부의 요구사항을 끊임없이 추적해 왔다. 일부 직원들은 글로벌 작업 현장으로 복귀하고 일부 직원들은 원격 근무를 선호하거나 원격 근무가 요구됨에 따라, 우리는 하이브리드 업무공간을 실행할 수 있는 추가 방안을 모색하고 있다. 우리의 글로벌 작업 현장에서, 하이브리드 업무공간 모델은 복귀를 선택한 사람들을 위해 캠퍼스에 제한된 추가 서비스를 제공하는 동시에, 원격으로 작업하거나 원격 작업을 선호하는 사람들도 마찬가지로 지원할 수 있도록 균형을 이루어야 한다. 우리의 목표는 직원들에게 더 많은 유연성을 제공하여 사람들이 가장 생산적이고 편안하게 느끼는 곳에서 일할 수 있도록 하는 한편, 바이러스 및 관련 변종이 여전히 우려되는 상황에서 직원들의 재택근무를 장려하는 것이다.

레드몬드 캠퍼스를 예로 들면, 우리는 수개월 동안 지역 보건 데이터를 면밀히 모니터링해 왔으며, 그 결과, 캠퍼스가 워싱턴 주의 수용 능력 한계를 유지하면서 더 많은 직원들을 현장에 안전하게 수용할 수 있다는 사실을 확인했다. 지역 내 바이러스 진행 상황을 지켜보고 지침을 지속적으로 평가함에 따라, 레드몬드 작업 현장 또는 인근 캠퍼스에서 일하는 직원들은 해당 시설로 복귀하거나, 또는 원격 작업을 지속할 수 있으며, 이 두 가지 모두를 혼합하여 유연하게 수행할 수 있다.

향후 몇 달 동안 닥칠 모든 상황을 예측할 수는 없지만, 우리는 필요에 따라 학습, 재평가 및 반응 업데이트 등과 같은 성장 마인드셋으로 이에 맞설 준비가 되어 있다.

진화된 하이브리드 업무공간으로 가는 길

지난 일 년간의 경험을 통해, 우리는 바이러스와 그 영향력이 너무나 복잡해서 예측이 힘들다는 사실을 알게 되었다. 처음에는 특정 타임라인과 팬데믹이 진행될 단계에 대한 고정된 지침을 제공하려고 했으나, 각 단계가 언제 발생할지 정확하게 예측할 수 있을 만큼 충분히 이해하는 데는 실패했다. 우리는 직원들과 지역사회를 안전하게 유지하기 위해서는 지속적으로 변화하는 공공 보건 상태와 정부지침을 설명할 수 있는 직장 복귀 전략을 개발할 필요가 있다는 사실을 깨닫게 되었다. 또한 여러 지역에서 일관된 접근 방식을 도입하여 회사 내에서 통일된 코로나19 대응 노력을 구축해야 했다.

이러한 점을 염두에 두고, 우리는 특정 타임라인이 아닌 6개의 정의된 단계에 기반을 둔 하이브리드 업무공간 다이얼(Hybrid Workplace Dial)을 개발하여, 보건 상태에 따라 작업 현장을 신속하게 조정하고, 데이터 중심의 의사 결정 상태를 유지할 수 있도록 했다. 이러한 다이얼은 현재 지역 보건 데이터 및 정부지침에 따라 각 작업 현장에 단계를 설정하는 데 도움이 된다. 다이얼은 양방향으로 이동할 수 있다. 지역의 질병 부담이 개선되면, 작업 현장 배치를 전진시키고, 개선이 뒷걸음질치면 다이얼도 마찬가지로 뒤로 돌아간다. 각 단계는 일련의 데이터 기반 기준(예: 확진 사례와 사망자 추이 및 정부지침)과 현장 준비 상태 평가에 의해 정의되며, 일련의 규정된 정책과 조치를 수반한다.

예를 들어, 4 단계와 5 단계는 현장 근무를 선택한 근로자에게 제한적이거나 확대된 옵션을 제공해야 한다. 현장이 1-5 단계를 유지하는 동안에는 직원들에게 원격 작업이 권장되며, 현장 복귀에 대한 부담이 요구되지 않아야 한다. 6단계는 코로나19가 더 이상 지역사회에 큰 부담이 되지 않으며, 계절성 독감 수준의 풍토병 바이러스처럼 나타나는 단계다. 다이얼의 마지막 단계인 6단계에서는 대부분의 팬데믹 관련 특정 작업 현장 요구사항 및 예방조치도 해제되므로, 거의 모든 캠퍼스 서비스의 복귀가 가능하다. 레드몬드 캠퍼스의 경우 3월 29일로 계획된 변화는 3단계에서 4단계로의 다이얼 이동을 나타낸다.

전 세계 일부 캠퍼스는 지역 공중보건 요건을 충족하거나 초과하여 더 많은 직원을 수용할 수 있으며, 안전한 환경 조성을 위해 필요한 예방조치를 취하고 있다. 이를 유지하기 위해서는 개인의 책임이 매우 중요하다. 1-5단계에 있는 각 캠퍼스에서, 우리는 업무공간의 사회적 거리두기, 페이스 커버 착용, 광범위한 청소 절차, 일일 건강 체크, 출결 전략 등을 포함한 신중한 접근 방식을 취하고 있다.

이러한 변화의 결과로 인해, 업무공간에 대한 상당한 변화가 생겼지만, 우리는 다음과 같은 핵심 원칙에 부합하는 업무 복귀 전략의 개념과 그 힘을 믿고 있다.

• 신체적, 정신적, 정서적 웰빙은 우리의 최우선 과제다.
• 우리는 직원의 요구를 지원하고, 상황에 따라 원격으로 작업하거나 마이크로소프트 업무공간에서 작업할 수 있는 유연성을 제공한다.
• 우리는 지속적으로 고객에게 서비스를 제공하고, 중요한 비즈니스 운영을 이어간다.
• 우리는 지역, 정부 및/또는 공중보건 지침 등의 규정을 충족하거나 초과한다.

어느 정도 수용력을 갖춘 마이크로소프트 작업 현장에 복귀한 수천 명의 직원들을 통해, 우리는 직원들이 마이크로소프트 사무실과 가정에서 시간을 배분하는 유연성을 받아들이고 있음을 관찰할 수 있었다. 데이터에 따르면, 4단계에서 복귀를 선택한 설문 응답자 중 54%가 업무 현장 중 한 곳에서 근무시간의 25% 미만의 시간을 보내고 있는 것으로 나타났다. 또한 69%는 현장에서 보내는 시간이 50% 이하에 불과했다. 이러한 응답은 많은 직원들이 아직 예방접종을 받지 않은 상태이며 많은 학교가 폐쇄 중인 현재 상황을 반영하고 있음을 알 수 있다. 우리는 상황의 변화에 따라 지속적으로 직원들의 의견을 듣고 이를 반영할 것이다.

직원 안전 유지를 위한 작업 현장의 변화

우리는 모두 업무공간이 더 이상 예전과 같지 않다는 사실을 알고 있다. 지난해 우리 대부분이 현장을 떠나서 업무를 시작한 이후, 우리 팀은 지역 공공보건 관계자들이 설정한 요구사항을 충족시키고, 심지어 이를 초과하기 위해 다양한 건강 및 안전조치를 시행하고 있다. 이러한 노력은 직원들의 웰빙을 최우선으로 하기 위한 다음과 같은 수많은 보호조치로 이어진다.

• 우리는 사회적 거리를 유지하고 지역의 보건 표준을 충족하는 데 필요한 조정사항을 파악하기 위해 모든 마이크로소프트 업무 현장을 평가했으며, 모든 직원과 외부 직원에게 현장에서 사용할 소독용 물티슈 및 페이스 커버 등의 개인용품을 제공할 예정이다.
• 지역의 수용력 지침 및 사회적 거리두기 요건을 충족하기 위해 팀 기반 또는 개방/공유 공간, 필요한 경우 물리적 공간 조정 또는 조직의 필요에 따라 두 가지 모두의 조합에 대한 출결 전략을 구현했다.
• 시설 및 다양한 현장 서비스 제공을 조정했다. 예를 들어, 회의실과 마이크로소프트 운송 서비스의 수용력을 제한하고, 사회적 거리를 확보하기 위해 공용 공간과 카페테리아에 표지판을 붙이고, 건물 전체에 손 소독제를 제공했다.
• 우리는 직원이 우리의 다른 작업 현장을 방문할 때, 그리고 고객과 파트너들이 우리 현장을 방문할 때 동일하게 적용되는 일관적인 표준을 수립했다.

예방접종율이 지속적으로 높아지고 있으며, 예방접종율은 지역사회의 질병 부담 완화에 매우 중요한 요소임에도 불구하고, 현재의 접종율은 대부분의 작업 현장에서의 예방조치 또는 기대치를 낮추지는 못한다. 우리는 필요에 따라 업무공간의 변화에 대해 지속적으로 조언하기 위해 백신의 영향과 공중보건 지침을 지속적으로 모니터링하고 있다.

현대적 하이브리드 업무공간의 발전

향후 하이브리드 작업을 위해서는 유연한 업무 정책, 포용적 공간 디자인 및 혁신적인 기술 솔루션을 포함하는 새로운 운영 모델과 전략이 요구된다. 현대적인 업무공간은 기업이 새로운 직원의 기대치를 충족하고, 더 분산된 인력을 연결하며, 비즈니스 문제 해결을 위해 함께 만들고 혁신하고 협력할 수 있는 도구를 제공해야 한다. 지난 한 해 동안 얻어진 업무공간에 대한 통찰력과 미래의 기대치를 공유하기 위한 방법으로, 우리는 오늘 하이브리드 작업의 시대를 맞아 리더가 고려해야 할 새로운 데이터, 심층 연구 및 전문가의 통찰력을 포함하는 2021 업무동향지표(Work Trend Index)를 발표했다.

우리는 업무공간에서 사람들의 화합의 가치를 믿는다. 전 세계에 시설을 갖추면 서로를 통해 새로운 아이디어와 신선한 관점 및 독특한 현지 관점을 습득할 수 있게 되어 문화가 더욱 풍요로워진다. 혁신 연구소에서 브리핑 센터에 이르기까지 고객 가까이서 더 많은 접점을 확보하면 고객과 파트너의 요구에 대한 이해를 높이고 함께 수행하는 작업에 가치를 더할 수 있다.

우리는 팀이 협력하기 위해 필요한 다양한 방식을 기대하면서 현재 우리에게 요구되는 유연성과 민첩성을 동시에 제공할 수 있는 공간을 만들기 위해 최선을 다하고 있다. 우리는 업무공간을 디자인하기 위해 사려 깊고 연구 중심적인 접근 방식을 취하며, 포용성의 기본 디자인 전략에 필요한 최소한의 변경만으로도 협력적이고 건강하며 안전한 환경을 유지할 수 있다고 확신한다. 마이크로소프트는 글로벌 업무 현장에서 포용적 디자인을 표준화하고, 우리가 만드는 모든 업무공간이 사람들에게 보편적 혜택을 제공할 수 있도록 인간의 다양성을 최대한 활용하고 있다. 직원이 재택근무를 하든, 업무공간에서 일하든, 혹은 업무 현장에 있는 다수의 야외 협업 공간을 활용하든 관계없이, 우리의 접근 방식은 소속감을 형성하고, 어떤 업무를 선택하든 팀의 연결성을 유지할 수 있도록 지원한다.

또한 우리는 워싱턴 주 레드몬드 및 영국 캠퍼스에 회의 공간의 견본을 만들기 위해 마이크로소프트의 연구원, 엔지니어, 부동산 및 시설 전문가 그룹을 한데 모았다. 이 그룹은 하이브리드 작업을 위한 가장 효과적이고 포용적인 설정을 이해하기 위해 다수의 스크린, 카메라 및 혼합 현실 시나리오 등의 다양한 회의 구성요소 및 기술을 조사하고 있다. 이는 아직 초기 단계에 불과하지만, 우리는 기존 기술을 단순히 재구성하는 것에서부터 하이브리드 작업을 위한 흥미롭고 새로운 마이크로소프트 팀즈(Microsoft Teams) 혁신 설계에 이르기까지 다양한 솔루션을 탐색하고 있다.

원격 생산성을 강화하기 위해서는 새로운 협업 툴, 강력한 클라우드 인프라 및 네트워크 보안에 대한 새로운 사고방식이 요구된다. 또한 하이브리드 작업은 역할이나 위치에 관계없이 모든 사람이 소속감을 느끼고 참여할 수 있도록 하는 등 새로운 과제를 제시한다. 포용적 대화를 위한 공간을 만들고, 새로운 협력 방식을 정의하는 것이 중요하다. 이를 위해 우리는 사람들이 원격 및 하이브리드 작업 환경을 모두 탐색할 수 있도록 자사 기술 툴의 혁신을 통해 하이브리드 작업 진화를 지원하고 있다 (예: 팀즈의 투게더 모드, 화이트 보드 및 지능형 캡처 등의 기능이 있는 마이크로소프트 팀즈 룸).

비록 뉴노멀이 언제까지 지속될 지는 알 수 없지만, 우리는 유연성에 대한 이해를 넓히며 새로운 작업 방식에 적응하고 있다. 우리는 지난해에 직원들이 보여준 것처럼, 수천 가지의 작업 방식이 존재한다는 것을 알고 있으며, 유연성은 일과 삶의 균형을 유지하는데 필수 요소라고 믿는다.

직원들과의 빈번하고 투명한 의사소통이 그 어느 때보다 중요해지면서, 우리 모두가 배우고 반복할 수 있는 의미 있는 피드백 루프가 구축됐다. 직원의 피드백을 통해, 일부는 업무 현장으로 복귀하기를 기대하는 반면, 다른 일부는 외부 근무를 선호하거나 지속해야 한다는 것을 알게 됐다. 우리의 목표는 직원들의 개별적인 업무 방식을 지원하고, 비즈니스 요구사항의 균형을 유지하는 동시에, 우리의 문화를 살릴 수 있는 추가적인 유연성을 제공하는 것이다. 또한 중요한 인프라를 지원하는 역할처럼 현장 근무가 요구되는 업무가 있는 반면, 원격으로 수행되어야 하는 업무가 있다는 사실도 이해하고 있다. 코로나19가 더 이상 지역사회에 큰 부담을 주지 않는 지점에 도달하여 우리의 현장이 다이얼의 ‘개방’ 단계로 이동하면, 우리는 대부분의 역할(관리자와 팀 구성원)에 대해 근무시간의 일부를 재택근무(50% 미만)로 하는 것을 표준으로 간주한다. 현재, 그리고 미래에는 특정 직업을 특정 환경에 맞추는 기존 개념을 재검토하게 될 기회를 맞게 될 것이다.

하이브리드 업무공간 모델을 통해, 우리는 직원들에게 이례적인 업무공간을 제공하고, 마이크로소프트에서 일하는 16만 명 이상의 직원들에게 보다 나은 협업 및 커뮤니티를 창출하는 한편, 유연하면서도 하이브리드적인 현대적 업무공간의 사례를 제시할 것이다.