Grecos Holiday Sp. z o.o. to jedna z najbardziej rozpoznawalnych firm polskiej branży turystycznej, specjalizująca się w organizacji wypoczynku oraz wycieczek w basenie Morza Śródziemnego. Firma od zawsze szczególny nacisk kładzie na zadowolenie swoich klientów, co zostało wielokrotnie docenione licznymi nagrodami i certyfikatami, np. „NAJLEPSZE W POLSCE” – „THE BEST IN POLAND”. Grecos Holiday jako jedyny operator z dziesiątki wiodących firm z branży otrzymał także pozytywną perspektywę rozwoju w rankingu dziennika „Rzeczpospolita” z 05.11.2012..
„Jesteśmy nastawieni na sukces. Zdajemy sobie jednak sprawę, że potrzebujemy narzędzi, by go osiągnąć. Dla Zarządu ważne było uporządkowanie struktury IT oraz szybkie wdrożenie rozwiązania, które uporządkuje i usprawni działanie firmy bez znaczącego obciążenia dla budżetu” – mówi Tomasz Patalon, koordynator wdrożenia, Grecos Holiday.
Wzrost produktywności i efektywności w chmurze
Grecos Holiday od lat intensywnie rozwija sieć sprzedaży swoich produktów turystycznych i tylko w Polsce współpracuje z kilkuset kontrahentami. Do tej grupy należy włączyć licznych partnerów z zagranicy oraz ponad 65 rezydentów, którzy reprezentują firmę w poszczególnych destynacjach. Sprawna komunikacja jest w firmie kluczowa. Grecos Holiday potrzebowało nowoczesnych rozwiązań, które są dostosowane do wymogów dzisiejszego rynku i oczekiwań współczesnych klientów, a jednocześnie pozwolą pracownikom pracować sprawniej i efektywniej.
Dynamiczny rozwój Grecos Holiday pokazał, że wykorzystywane do tej pory rozwiązania IT były niewystarczające. Zarząd Grecos Holiday, po konsultacjach z inżynierami IT z Supremo Sp. z o.o., podjął decyzję o wdrożeniu rozwiązania Microsoft Office 365. Plany wdrożenia nowej platformy komunikacyjnej zostały przyjęte przez pracowników Grecos Holiday z ulgą – hostowana poczta elektroniczna działała bowiem bardzo wolno, a serwer plików oparty na rozwiązaniach Open Source był dostępny tylko wewnątrz firmy.
„Mówmy otwarcie – cierpieliśmy z powodu niewystarczającej produktywności. Tylko w Polsce współpracujemy z kilkuset agentami, którzy są nastawieni na elastyczność i profesjonalną oraz kompleksową obsługę. Branża turystyczna jest w Polsce bardzo zróżnicowana, a konkurencja w naszym segmencie rynku jest wyjątkowo silna. Wzrost naszej wydajności jest dla nas priorytetem, a usprawnienie komunikacji i współpracy dzięki usługom Office 365 jest ważnym elementem realizacji tej strategii” – dodaje Wojciech Skoczyński, prezes Grecos Holiday.
Wdrożenie Office 365
Do kontaktów z klientami i kontrahentami w Grecos Holiday wykorzystywana jest poczta elektroniczna o pojemności 25 GB, w ramach usługi Microsoft Exchange Online. Bardzo ważny jest także dostęp do firmowej skrzynki pocztowej z dowolnego komputera przez stronę WWW lub każdego innego urządzenia z programem ActiveSync, np. smartfona lub tabletu. W sytuacji podróży, przebywania poza biurem jest to udogodnienie nie do przecenienia, a jednocześnie pozytywnie wpływa na ciągłość pracy. Pracownicy mogą także korzystać z rozwiązania Lync Online, które służy do błyskawicznej wymiany informacji w bezpiecznym biznesowym komunikatorze. Lync umożliwia ponadto wspólną pracę nad dokumentem oraz udostępnianie monitorów, co ma istotne znaczenie szczególnie, kiedy poszczególni pracownicy znajdują się w różnych, często bardzo oddalonych geograficznie lokalizacjach.
Z uwagi na charakter prowadzonej działalności adresy firmowe Grecos Travel są dostępne publicznie, a to pociąga za sobą konieczność szczególnej ochrony przed wirusami oraz spamem. Usługa Microsoft Exchange Online idealnie odpowiada na te potrzeby, pozwalając na własną konfigurację filtra antyspamowego. Z drugiej zaś strony firma musi szczególnie dbać o bezpieczeństwo zgromadzonych danych. Dzięki pracy w oparciu o chmurowe rozwiązanie Office 365, Grecos Holiday pozostaje właścicielem zgromadzonych danych, które są chronione przy użyciu najnowszych technologii i międzynarodowych norm, a ponadto nie są skanowane w celach reklamowych. Nie bez znaczenia pozostaje też zagwarantowana wysoka dostępność usługi na poziomie 99,9% i wykonywanie kopii zapasowych w trybie ciągłym.
„W przypadku pożaru lub innego nagłego zdarzenia losowego nie ma ryzyka przerwania ciągłości biznesowej. Dokonujemy zakupu nowych komputerów i otrzymujemy natychmiastowy dostęp do naszych danych, bez potrzeby czasochłonnych instalacji. Dla działalności usługowej, w której przewagę uzyskuje się często właśnie dzięki sprawnej i szybkiej komunikacji i obsłudze klienta ma to kluczowe znaczenie” – powiedział Wojciech Skoczyński, prezes Grecos Holiday.
Wdrożenie pakietu Office 365 zmieniło także sposób zarządzania czasem w firmie. Łatwe udostępnianie kalendarza i kontaktów usprawniło komunikację i współpracę pracowników – teraz mogą oni dopasowywać terminy spotkań do widocznych dla innych kalendarzy i dysponować funkcją pracy grupowej. Z kolei dla przełożonych dostępne są wszystkie informacje zgromadzone przez pracowników (np. kontakty, kalendarze, zadania), dzięki czemu mogą oni planować i nadzorować pracę swoich podwładnych.
Co ważne, administracja Microsoft Office 365 nie wymaga specjalistycznej wiedzy, ani znacznego zaangażowania zasobów ludzkich. Dostępne opcje pozwalają na sprawne zarządzanie w najważniejszych obszarach: użytkowników, konfiguracji poczty, zwalczania spamu. Rozwiązanie Office 365 uzyskało liczne certyfikaty zawiązane z bezpieczeństwem np. ISO 27001. Spełnia również wszystkie wymagania prawne definiowane przez GIODO.
„W biznesie niezwykle ważne jest zaufanie do partnera. W tym przypadku zostało ono zbudowane na naszych wieloletnich doświadczeniach z firmą Microsoft. Zalety rozwiązania w chmurze są oczywiste, jednak wielu przedsiębiorców ma obawy związane z utratą kontroli nad przetwarzaniem danych. Cieszy mnie świadomość zarządu Grecos Holiday w zakresie bezpieczeństwa – serwery Microsoft Office 365 są zabezpieczone i zarządzane przez wysokiej klasy specjalistów, a poziom tych zabezpieczeń u wyspecjalizowanego dostawcy jest zwyczajnie niedostępny dla większości firm MŚP.” – podsumowuje Michał Peksa, prezes Supremo Sp. z o.o, partnera wdrożenia.
