Analityka w rękach biznesu

Zalet płynących z dostępu do narzędzi analitycznych typu self-BI czyli możliwych do wykorzystania bez angażowania działów IT nie trzeba dziś nikomu udowadniać. Łatwy dostęp do danych staje się dziś standardem. Podobnie jak restrykcyjne wymogi dotyczące ich bezpieczeństwa. Co więcej, użytkownicy po stronie biznesu oczekują narzędzi, które umożliwiają łączenie danych z wielu źródeł. To, co jeszcze parę lat temu wymagało udziału programistów od integracji danych, dziś jest dostępne za pomocą kilku kliknięć.

Mechanizm ten jest coraz popularniejszy i z powodzeniem stosowany np. w przypadku rozwiązań wspierających procesy sprzedaży i marketingu w terenie. Dzięki wykorzystaniu technologii Power BI, dane kolekcjonowane w rozwiązaniach klasy SFA/ FFA (Sales Force Automation, Field Force Management), są dostępne za pomocą publicznego konektora do Power BI Desktop.

Do końca 2019 Microsoft certyfikował, jedynie 27 zewnętrznych dostawców usług online, oferujących konektory do Power BI Desktop, w tym także konektor do rozwiązania oferowanego przez Sagra Technology.

Rys historyczny i zaczyn do definicji

W lutym 2019 roku firma analityczna Gartner po raz kolejny wskazała na Microsoft w kontekście liderów w obszarze platform analitycznych i analiz biznesowych. Microsoft Power BI, jako platforma business intelligence, która daje możliwość wykorzystania danych z różnego źródeł danych obsługuje cały szereg typów tych źródeł tj. bazy danych, pliki CSV i XLS, usługi online, aplikacje ale również całe platformy, takie jak Facebook, Salesforce, Google, Adobe, itp. Mówiąc w skrócie, konektor jest więc łącznikiem, przez który Power BI Desktop uzyskuje dostęp do danych z wybranego źródła. Instalacja publicznie dostępnego konektora, nie wymaga wsparcia programisty, gdyż użytkownik posiadający konto w danym systemie, platformie czy aplikacji, podając dane logowania, otwiera sobie dostęp do tabel z danymi.

Systemy i aplikacje udostępniają dane do Power BI za pomocą specjalnego programu nazywanego konektorem. Dostępne są konektory publiczne (certyfikowane przez Microsoft) i konektory specjalne (custom connectors) budowane na indywidualne potrzeby i nie podlegające certyfikacji.

Bezpieczeństwo dystrybucji danych w organizacji

Czy taki sposób dostępu do danych jest bezpieczny? Jest. Sprawdźmy jednak prawdziwość tego stwierdzenia. Przede wszystkim zabezpieczenia zastosowane w tym przypadku wykorzystują jeden z najbezpieczniejszych dziś systemów autentykacji i autoryzacji użytkowników, jakim jest Azure Active Directory (AAD). To właśnie z tożsamości użytkownika w AAD wynikają przydzielone mu uprawnienia. Uzyskuje on więc dostęp tylko do tych danych, które są z założenia jemu „należne”.

Dostęp do danych poprzez serwis PowerBI.com jest o wiele bezpieczniejszy od udostępniania raportów w plikach Excel. Pliki bywają ściągane lokalnie na komputer użytkownika, bywają rozsyłane e-mailem, a przez to stają się bardzo trudno zarządzalne – zalegają w skrzynkach pocztowych, nierzadko także na tych prywatnych, kiedy to użytkownicy dla wygody lubią przesyłać pocztę dalej (czyli robić przysłowiowy „forward”) na prywatną skrzynkę, ale także w katalogach “Pobrane”, których większość z nas nie czyści, a do których regularnie trafiają pobierane pliki.

Co więcej, dokładając jeszcze jedną cegiełkę do bezpieczeństwa, raportom udostępnianym w serwisie powerbi.com można zablokować możliwość pobrania ich na dysk. 

Trzeba jednak pamiętać, że każda wizualizacja w dotcomie udostępnia opcję eksportowania jej danych do pliku XLS. Na szczęście eksport nie dotyczy kompletu danych raportu, a jedynie danych z wybranej wizualizacji, stąd w wielu scenariuszach takie ryzyko będzie akceptowalne. Naturalnie, nieuniknionym ryzykiem wycieku danych po stronie użytkowników, są zrzuty z ekranu komputera czy telefonu. Każda organizacja musi więc analizować to ryzyko indywidualnie.

Jednak co zyskujemy w zamian? Przede wszystkim dostęp do raportów na laptopie, telefonie czy tablecie. Stąd szybsze i lepsze decyzje oparte o komplet danych, które można analizować w różnych kontekstach, interaktywnie i podane w przyjemnej formie. Dla wielu kierowników sprzedaży dane połączone z wielu źródeł to „skok w hiperprzestrzeń”, lata świetlne od informacji krążących w emailach czy dwuwymiarowych tabel w excelu. Tak, korzystający z tabel przestawnych też poczują tę pozytywną zmianę J

Elastyczne zarządzanie hierarchią ważności

Jak jeszcze można zminimalizować ryzyko utraty poufności danych? To przede wszystkim implementacja hierarchii organizacji i uprawnień opartych na rolach (Role Based Security). Ale raz wdrożona hierarchia nie jest pełnią sukcesu. Zmiany stanowisk i rotacja użytkowników mają miejsce niemal każdego dnia, a decydenci potrzebują nieustannego dostępu oraz spójnych danych, na których mogą polegać (reliable data). Dlatego elastyczność w zarządzaniu hierarchią w postaci możliwości dodawania, usuwania użytkowników, zmiany ról, a następnie przeliczania danych wg zmienionej hierarchii jest kluczowa dla poprawności danych w raportach. Jeśli nie dzieje się to na bieżąco, traci na tym biznes. Wszystkie te kluczowe obszary adresuje System Emigo i analityki Biqsens oparte platformę Power BI.

Podsumowanie

Systemy zarządzania bezpieczeństwem informacji zwracają uwagę nie tylko na sam aspekt bezpieczeństwa, ale także na ich dostępność dla tych, którzy ich naprawdę potrzebują na swoim stanowisku pracy. Z kolei dane, zaraz po ludziach, są dziś w organizacjach najcenniejszym zasobem. Warto więc sięgać po systemy realizujące oba wymogi – bezpieczeństwo i dostępność. Bo dzięki temu decyzje managerów i dyrektorów mają szanse być podejmowane we właściwym czasie, co sprzyja oczywiście realizacji postawionych celów.

Kolejnym etapem rozwoju platform analitycznych poza dostępnością prognoz (forecast) np. sprzedaży, jest powiadamianie o trendach, problemach i sugerowanych działaniach.

Świętym Graalem pozostaje jednak uczynienie raportów analitycznych bardziej „chętnymi do działania”, w których możliwość zlecenia działania byłaby możliwa do realizacji za pomocą przycisku call-to-action (np. wstrzymaj sprzedaż z wybranej promocji u wszystkich przedstawicieli), zamykając tym samym pętlę zarządzania Plan-Do-Check-Act.

Dostarczone przez firmę Sagra Tecchcnology Emigo to rozwiązanie przeznaczone dla firm produkcyjnych z branży FMCG, CPG, DIY i farmaceutycznej, które m.in. poprzez integrację z platformą Microsoft Power BI konkuruje z globalnymi rozwiązaniami do automatyzacji i wsparcia działań sprzedażowych w terenie.

#

Dodatkowe:

Konektor “Emigo Data Sources” wśród nielicznych

Aktualnie (na dzień 17 stycznia 2020) w sekcji “Online Services” w Power BI Desktop znajdziemy 42 konektory pochodzących od 28 dostawców, a wśród nich właśnie konektor “Emigo Data Sources”.

Szczegóły dot. źródeł danych i pełną listę konektorów do Power BI Desktop znajdziemy w dokumentacji Microsoft (https://docs.microsoft.com/en-us/power-bi/desktop-data-sources#data-sources).

Na co pozwala konektor „Emigo Data Sources” i jak go używać?

Konektor danych “Emigo Data Sources” to przede wszystkim dostęp do danych zgromadzonych w systemie Emigo – w zależności od wykorzystywanych modułów, są to przede wszystkim dane dot. aktywności z klientami wykonywanymi przez przedstawicieli handlowych. Rejestrują oni przebieg wizyty w sklepach lub aptekach za pomocą aplikacji mobilnej Emigo (Android/iOS). W ramach wizyt zwanych w Emigo zadaniami, użytkownicy wykonują aktywności tj. badanie obecności SKU na półce, monitoring konkurencji, kontrola akcji promocyjnych w sieciach, oceny perfect-store, zamówienia czy rejestrowanie parametrów lokalizacji w celach ich dynamicznej segmentacji. Emigo rejestruje także dane uzupełniające tzw. artefakty. To wszelkie dane pozwalające odpowiedzieć na pytania: kto, kiedy, gdzie, co, w tym pozycje GPS dla każdej aktywności i stemple czasowe.

Ale dane w Emigo to także dane dot. rejestrowanych zamówień, które następnie są przekazywane do zintegrowanych dystrybutorów/hurtowni (model dystrybucji pośredniej) lub magazynów producenta (dystrybucja bezpośrednia). W tabelach dot. zamówień znajdziemy nie tylko statusy zamówień pod kątem ich fizycznego transferu od dostawcy do adresata (odebrane, potwierdzone, w trakcie realizacji etc.) czy statusy dot. ich realizacji (zrealizowane, niezrealizowane, częściowo zrealizowane). Emigo rejestruje także zrealizowaną ilość każdej pozycji zamówienia wraz z powodem braku pełnej realizacji (tj. realizacja wstrzymana, brak produktu na stanie, niezgodność promocji, błąd przedstawiciela czy też rezygnacja lub zwrot dokonany przez odbiorcę).

Struktura konektora “Emigo Data Sources”

Po zainstalowaniu “Emigo Data Sources” i poprawnym zalogowaniu, zgodnie z przyznanymi uprawnieniami użytkownik może otrzymać prawo do:

1. Wyciągów Danych,
2. Modelu Danych,
3. Tabel własnych (tzw. Tabel Wartości Referencyjnych).

Wyciągi to raporty przygotowane pod konkretne potrzeby użytkowników – to widoki na pewne wycinki danych jak sprzedaż z faktur od dystrybutorów, stany magazynowe czy zamówienia. Przykładem takiego wyciągu może być raport o realizacji celów zespołu handlowego.

Model Danych to inaczej repozytorium danych w Emigo czyli wszystkie tabele z danymi ujęte w relacyjnym modelu biznesowym. Są to tabele dot. zadań i aktywności przedstawicieli tj. ankiety, profilowanie klientów, konkurencji, segmentacja produktów, ale także te słownikowe jak kartoteka produktów, klientów etc.

Przekazanie do Emigo własnych wartości referencyjnych. np. celów sprzedażowych, pozwala budować raporty wskazujące postęp w ich realizacji w odniesieniu do danych referencyjnych (np. ilości wizyt, wartości zamówień etc).

Ograniczenia i sposoby na ich zaadresowanie

W tym miejscu należy wspomnieć o ograniczeniach ww. opisanego modelu działania, np. takich, że raport opublikowany do powerbi.com umieszczany jest w tzw. workspace użytkownika. Udostępnianie raportu jest możliwe, ale wymaga już licencji Power BI Pro (koszt 8,40 EUR /mies./ dla udostępniającego). Ponadto jeśli chcemy realizować politykę dostępu do danych opartą na rolach w organizacji, należy ją wcześniej zdefiniować. I to już zwykle zadanie dla programisty.

Naszą odpowiedzią na te ograniczenia jest moduł analityczny Biqsens, oparty o Power BI. Stworzony w Power BI raport, można umieścić w tzw. „Przewodniku Biqsens”, dzięki czemu uwzględnia on zdefiniowaną w systemie Emigo hierarchię organizacji (jest to struktura organizacji lub działu) i przydzielone użytkownikom role. Zarządzanie hierarchią i użytkownikami jest w Emigo bardzo elastyczne – może być dokonywane w serwisie www o nazwie „Portal Emigo” lub poprzez API, a wszelkie zmiany wyzwalają automatyczne przeliczenia danych w tabelach udostępnianych dla Power BI. W efekcie każdy otrzymuje raporty zawierające wyłącznie „jego” dane.

Gotowa analityka braków realizacji zamówień w Biqsens pozwala odkryć powody braku skutecznej sprzedaży – która strona zawiniła i jaka była tego przyczyna (np. OOS u dystrybutora lub zwrot klienta)

Źródła:

1. Artykuł na blogu Power BI: https://powerbi.microsoft.com/en-us/blog/power-bi-desktop-february-2019-feature-summary/
2. Dokumentacja źródeł danych w Power BI Desktop: https://docs.microsoft.com/en-us/power-bi/desktop-data-sources#data-sources
3. Raport Gartnera dot. platform analitycznych: https://info.microsoft.com/ww-landing-gartner-mq-bi-analytics-2019.html?LCID=EN-US