7 strategii dla lepszej i efektywniejszej pracy zespołowej w modelu hybrydowym.

Wszyscy wiedzą, że spędzanie całych dni na spotkaniach nie jest dobrym pomysłem. Tymczasem, wiele osób w czasie pandemii właśnie to zaczęło robić. Kalendarz wypełniony wirtualnymi spotkaniami może przypominać otchłań, która zabiera nam czas niezbędny do wykonywania innych obowiązków. W rezultacie, ciągle narzekamy na to, że nie jesteśmy w stanie czegoś zrobić… bo jesteśmy zbyt zajęci spotkaniami.

Microsoft przy pomocy różnych narzędzi do przeprowadzania badań, ankiet i analiz bada, jak wygląda praca i współpraca ich klientów. Co zatem mówią badania? Istnieją sposoby, aby spotykać się rzadziej i nadal dawać wszystkim poczucie bycia w centrum wydarzeń. Oto siedem strategii, które warto wdrożyć.

Strategia pierwsza: zadaj sobie pytanie, czy potrzebujesz spotkania, by wykonać określone zadanie?

Czujesz, że masz więcej spotkań niż kiedykolwiek? Tak! Anonimowe badanie aktywności Microsoft Teams w okresie od lutego do sierpnia 2020 r. wykazało 55% wzrost liczby spotkań i połączeń tygodniowo, spowodowany przejściem na pracę zdalną. To były zrozumiałe działania, niezbędne do tego, by wszyscy pracownicy pozostali ze sobą w kontakcie. Jednak w dłuższej perspektywie, taki sposób pracy nie powinien być utrzymywany.

Od tego czasu zrozumieliśmy, że praca to nie tylko spotkania. Współpraca – i realizacja projektów – to działania zarówno synchroniczne, jak i asynchroniczne. Często zespoły mogą szybciej i łatwiej wykonać tę samą pracę, gdy ludzie dodają swój wkład asynchronicznie, na przykład przy współpracy nad udostępnionymi dokumentami lub w kanałach usługi Teams.

Liderzy Microsoft 365 sprzeciwiają się spotkaniom, jako domyślnej formie współpracy. „Zadajemy pytanie czy spotkanie jest niezbędne” –  mówi Jared Spataro, CVP, Microsoft 365. „A może są inne sposoby, by rozpocząć realizację tego projektu? I podchodzimy do tej sprawy naprawdę poważnie”.

Kiedy już musimy się spotkać, nie zapomnijmy przypisać ludziom ról – lidera, prezentera, osoby sporządzającej notatki – oraz nakreślić celu spotkania już w zaproszeniu. Jeśli trudno jest wyartykułować ten cel, może spotkanie wcale nie jest konieczne?

Strategia druga: zrezygnujcie ze „spotkań za milion dolarów”

Czy Wasza organizacja przeprowadza duże spotkania cykliczne? Firmy powinny uważać na ten mariaż: jest bardzo kosztowny.

„Jedną z rzeczy, które często pokazujemy klientom – a która jest szczególnie ważna dla kadry kierowniczej – to ich spotkania za milion dolarów” – mówi Kamal Janardhan, general manager Microsoft Workplace Intelligence, M365 Modern Workplace Transformation. „Szukamy spotkań w ich organizacji, które mają najwięcej uczestników i osób z kierownictwa. Warto zastanowić się więc, czy to spotkanie będzie najlepszym sposobem na wykorzystanie ich umiejętności, wiedzy i doświadczenia, nie wspominając o ich cennym czasie. Pytanie, które te firmy muszą sobie zadać, brzmi: czy jesteście pewni, że to spotkanie warte jest miliona dolarów?”

W tej sytuacji dysponujemy dwoma możliwymi rozwiązaniami: może to być duże spotkanie, ale organizowane rzadziej – lub mniejsze, ale organizowane częściej.

Strategia trzecia: świadomość czasu

Planując rutynowe spotkania, które trwają dłużej niż pół godziny, wystawiasz koncentrację współpracowników na ciężką próbę. Badania przeprowadzone przez Human Factors Labs firmy Microsoft sugerują, że po około 30-40 minutach spotkania, jego uczestnicy zaczynają odczuwać zmęczenie.

Niektóre rozmowy rzeczywiście muszą trwać godzinę. Ale jeśli to możliwe, ograniczaj spotkania do 25 lub 50 minut, aby ludzie mieli czas na rozciągnięcie się lub spacer przed następnym spotkaniem (w Outlooku możesz ustawić jego długość domyślną). Jeśli potrzebne jest dłuższe spotkanie, w jego połowie zaplanuj 5-minutową przerwę. Daj swojemu mózgowi czas na reset i naładowanie akumulatorów.

Strategia czwarta: budujcie kulturę Waszej organizacji (i dobrze się bawcie)

Firmowe pieczenie ciast, coroczne wyjazdy integracyjne, impreza gwiazdkowa… prawdopodobnie żadne z tych wydarzeń w zeszłym roku nie odbyło się fizycznie. Istnieje jednak kilka sposobów na kultywowanie tych tradycji – lub na tworzenie nowych – nawet w tym bezprecedensowym czasie.

Warto wziąć przykład z AEG, jednej z wiodących światowych firm sportowych i rozrywkowych. Dział IT firmy AEG określa zabawne motywy dla spotkań, które odbywają się dwa razy w tygodniu na platformie Microsoft Teams. „Zaczęliśmy od zakładania swoich najbardziej czadowych czapek, po ulubione koszulki z koncertów” – mówi Bill Martin, CIO w AEG. „To fajny sposób, by utrzymać dobre relacje”.

Strategia piąta: oprzyj się naturze FOMO

Możliwe, że w wielu spotkaniach wcale nie musisz brać udziału. To przecież tylko spotkania, a nie festiwal Coachella.

Mimo to „zauważamy, że FOMO (ang. fear of missing out – strach przed pominięciem) jest jak najbardziej prawdziwym zjawiskiem” – mówi Spataro. – Dajmy sobie (i innym) trochę luzu i pozwólmy na pomijanie mniej istotnych spotkań. Poproście kogoś, by zrobił jasne, zwięzłe notatki dla całego zespołu, aby później inni mogli się z nimi zapoznać. Kiedy ludzie wiedzą, że mogą szybko nadrobić zaległości, mniej martwią się, że coś przegapią.

Istnieje również inna możliwość: można śledzić spotkanie za pośrednictwem czatu w kanale aplikacji Teams, przesłuchać nagranie spotkania lub przeczytać jego transkrypcję w dogodnym dla siebie czasie.

„Jeśli po kilku pominiętych spotkaniach zaczniesz dostrzegać w notatkach rzeczy, które sprawiają, że chcesz w nim uczestniczyć, to znaczy, że powinieneś do niego dołączyć” – mówi Spataro. „Ale poza tym, jakie jest najlepsze spotkanie na świecie? Takie, w którym nie musisz brać udziału”.

Strategia szósta: zamień duże, cykliczne spotkania na znaczące spotkania 1:1

„Czy widziałeś mecz?” „Byliście już w tym nowym sklepie z pierogami?” Jasne, wydaje się to powierzchowne, ale takich krótkich chwil rozmowy w biurze bardzo brakuje w świecie pracy zdalnej i hybrydowej. W ankiecie Harrisa dla Microsoft, przeprowadzonej wśród osób w sześciu krajach, prawie 60% ankietowanych zgłaszało, że czuje się mniej związanych ze swoimi współpracownikami, ponieważ częściej pracują w domu. Może się to wydawać paradoksem, biorąc pod uwagę przeciążenie spotkaniami, ale wirtualne rozmowy grupowe nie są w stanie zastąpić tych bezpośrednich.

Nieformalne interakcje budują zaufanie i dobrą wolę. Budują kapitał społeczny. A ten kapitał społeczny i więź, według Soni Jaffe, Microsoft Senior Research Economist, sprzyjają wielu rzeczom – od zadowolenia z pracy po lepsze zdrowie. W sytuacjach pracy zdalnej ludzie muszą bardziej się starać, aby prowadzić takie luźne (ale niezbędne) rozmowy. Jaffe sugeruje utworzenie spotkań w czasie lunchów w małych grupach lub „kanałów towarzyskich” w usłudze Teams, a także korzystanie z indywidualnych czatów lub wirtualnych spotkań przy kawie.

Spróbujcie wdrożyć tę zasadę: na każde trzy mniej istotne spotkania grupowe, które odrzucicie, zaplanujcie jedno spotkanie bezpośrednie z Waszym podwładnym, członkiem zespołu lub kimś z innego zespołu. Nie zapomnijcie skontaktować się ze współpracownikami, którzy zostali zatrudnieni zdalnie, przeszli tylko wirtualny onboarding i nie mieli szansy bezpośredniego poznania wszystkich współpracowników.

Strategia siódma: ustalcie granice – i ściśle się ich trzymajcie

Wszystko, co dobre, szybko się kończy…

Może Was kusić, żeby się zgodzić na późne spotkanie, kiedy jedyny Wasz „dojazd” do domu to przejście od biurka do blatu w kuchni. Jednak, w czasie tak przeładowanym spotkaniami i czatami, konieczne jest przestrzeganie pewnych granic. Nie zapomnijcie o twardych ramach czasowych – nie tylko dotyczących trwania spotkań, ale też dnia pracy. Czasu pracy. Ogólnie – ram czasowych w pracy.