Polpharma wyznacza nowoczesne standardy pracy #MicrosoftMówi

Polpharma jest przykładem jednej z najbardziej zaawansowanych cyfrowo firm na polskim rynku farmaceutycznym. W niełatwym procesie digitalizacji procesów biznesowych i produkcyjnych wspiera ją Microsoft. W maju 2019 roku obie firmy podpisały porozumienie, w ramach którego zadeklarowały podjęcie wspólnych działań w obszarach takich, jak cyfryzacja procesów przemysłowych w całym łańcuchu wartości produkcji leków, zaawansowana analityka danych i wykorzystanie sztucznej inteligencji oraz tworzenie cyfrowego miejsca pracy. Owocem porozumienia jest nowoczesne miejsce pracy, wspierające mobilność, pracę online oraz inteligentne procesy produkcyjne Fabryki Przyszłości.

„Cyfryzacja jest istotnym elementem transformacji Grupy Polpharma. Z jednej strony pozwoli nam dostarczać wartościowe rozwiązania dla pacjentów, stanowiące połączenie farmaceutyków i nowych usług, z drugiej – umożliwi podniesienie elastyczności i zwinności biznesowej naszej organizacji. Technologie cyfrowe w procesie produkcji mają ogromny potencjał, ponieważ wpływają na efektywność wytwarzania, a co za tym idzie zwiększenie konkurencyjności Polpharmy jako największego producenta leków w Polsce” – Markus Sieger, Prezes Grupy Polpharma.

Nowoczesne standardy pracy

W Polpharmie cyfryzacja dotyczy kluczowych obszarów, w obrębie których wykorzystywana jest technologia Microsoft. Są to digital organization, digital operations (produkcja), digital product, digital market. Cyfrowa zmiana dotyka tym sposobem każdego pracownika. Cel jest jeden – zwiększenie efektywności biznesowej firmy, a przede wszystkim ułatwienie codziennych zadań poszczególnych pracowników.

W Polpharmie pracuje obecnie ok. 4,5 tys. osób. W 6 oddziałach w Polsce zatrudnienie znajdują przedstawiciele baby boomers (16 proc.), generacja X (53 proc.), generacja Y (29 proc.) oraz generacja Z/C (2 proc.). Tak różnorodne środowisko wymaga od firmy pełnego dopasowania do potrzeb oraz możliwości każdego z pracowników. Gdy dla jednych liczy się elastyczny czas pracy i możliwość realizacji obowiązków z dowolnego miejsca, inni stawiają na spotkanie face to face i obecność w firmie. Dla jednych i drugich z pomocą przychodzi technologia Microsoft.

„To w jaki sposób dzisiaj pracujemy jest efektem wysiłków wielu osób. Technologia wspiera nasze działania, ale optymalne jej wdrożenie wymagało przygotowania pracowników do zmiany” – mówi Jarosław Hermann, Ekspert ds. Ekspert ds. Cyfryzacji w Polpharmie.

Microsoft Teams to technologia, z której obecnie korzysta w Polpharmie ponad 3 tys. osób. Odpowiednio zaplanowana komunikacja, szkolenia, rekomendacje odpowiednich rozwiązań oraz wsparcie kadry menadżerskiej doprowadziły do tego, że usługi Microsoft przekładają się na pracę poszczególnych osób oraz całych działów.

„Jest południe. Zazwyczaj o tej porze miałem w skrzynce co najmniej kilkadziesiąt wiadomości. Teraz liczba e-maili znacznie się zmniejszyła, a rolę klasycznej korespondencji i szybkiej wymiany wiadomości przejmuje usługa Microsoft Teams” – mówi Radosław Bondarczuk, Szef ds. Doskonałości Operacyjnej IO Grupy Polpharma.

Z obecności w biurze, pracownicy mogą zrezygnować na rzecz dowolnego miejsca, z którego aktualnie najlepiej i najwygodniej im pracować. Organizacja wirtualnych spotkań staje się codzienną rutyną, a możliwość „wdzwonienia się” poszczególnych uczestników komfortem, który wpływa na efektywność zatrudnionych. Wcześniej pracownicy, aby uczestniczyć w spotkaniach projektowych, musieli przemieszczać się między budynkami i różnymi lokalizacjami. Dzisiaj o wiele częściej spotykają się online, dzięki czemu oszczędzają również sporo czasu. Zdalny styl pracy ma ogromne znaczenie w takich sytuacjach, jak pandemia koronawirusa.

Podczas gdy do wewnętrznej komunikacji zespołów stosowany jest Microsoft Teams, pracownicy Polpharmy również szeroko wykorzystują Yammer do komunikacji wewnętrznej, także z przedstawicielstwami Polpharmy z innych krajów. Z wewnętrznej sieci społecznościowej korzysta dzisiaj prawie 5 tys. osób z trzech krajów. Yammer jest bardzo dobrym narzędziem nieformalnej, otwartej  komunikacji społecznościowej, ułatwiającej rozmowę o ważnych dla firmy i pracowników sprawach.

Biura Polpharmy wyposażone są w urządzenia Surface Hub 2, które podczas spotkań ułatwiają rozmowy i analizę, m.in. wyników pomiaru efektywności procesów biznesowych w Centrum Usług Finansowych. W szybszym podejmowaniu decyzji w oparciu o zawsze aktualne dane pomaga usługa Power BI, umożliwiająca ich prezentację w czytelny dla odbiorcy sposób.

„Digitalizacja procesów finansowych spowodowała, że ilość danych w ostatnim czasie jest znacząco większa niż jeszcze kilka lat temu. Naszym zadaniem w finansach jest takie przetwarzanie informacji, aby stanowiły one wartość dla firmy, żeby można było wykorzystać ją do codziennego procesu zarządzania” – mówi Wojciech Rosa, Dyrektor Finansów Korporacyjnych Grupy Polpharma.

Za cyfrową zmianę w Polpharmie odpowiada nieformalny, niehierarchiczny, wirtualny zespół ambasadorów, powołany z inicjatywy Tomasz Staszelisa, Dyrektora ds. Cyfryzacji Grupy Polpharma. „Celem Polpharma Digital Community jest tworzenie kontekstu dla digitalizacji, czyli podnoszenie świadomości, promocja, inspirowanie pracowników i rekomendacje odpowiednich rozwiązań cyfrowych w biznesie. Ujmując rzecz praktycznie, taki styl oddziaływania sprawia, że poszczególni pracownicy oraz ich działy nie tylko myślą i mówią o digitalizacji, ale też aplikują odpowiednie cyfrowe rozwiązania do obszarów, za które są odpowiedzialni” – mówi Tomasz Staszelis. Główną zaletą takiego rozwiązania jest zdobywanie przez pracowników firmy dużej biegłości technologicznej. Aby ułatwić sobie codzienne zadania, pracownicy sami potrafią zbudować aplikacje, które najlepiej będą odpowiadać ich potrzebom. Dzięki aplikacjom mobilnym tworzonym w PowerAutomate, pracownicy mogą m.in. działać w sposób natychmiastowy w sytuacjach, gdy np. zauważą jakąś awarię. Mogą również monitorować swój czas pracy poprzez logowanie się do aplikacji po rozpoczęciu pracy i wylogowanie się po jej zakończeniu.