COVID-19 má vplyv na životy ľudí po celom svete. Cestovné obmedzenia a nové pravidlá pre veľké verejné zhromaždenia zmenili každodenné zvyky miliónov ľudí. V posledných niekoľkých týždňoch ma oslovilo mnoho mojich kolegov a zákazníkov s otázkou: Čo môžeme urobiť, aby sme pomohli?
Lily Zheng žije v Šanghaji. Je to moja dobrá kamarátka a kolegyňa. Pracovali sme spolu v Číne, ale väčšinou sa stretávame v prostredí Microsoft Teams. Nedávno Lily napísala regionálnym zákazníkom list o tom, čo ju a jej tím naučila práca z domu počas prepuknutia epidémie. Jej list inšpiroval náš tím k tomu, aby sme zadarmo sprístupnili Microsoft Teams všetkým ľuďom, ktorí v tomto náročnom čase začínajú s prácou z domova. Chcel by som sa o tento list podeliť s ľuďmi po celom svete, ktorí tak môžu ťažiť zo skúseností nášho tímu v Šanghaji. Dúfam, že vám to pomôže rovnako ako mne. Poďme teda k Lily:
Drahí zákazníci,
volám sa Lily Zheng a som zamestnankyňou spoločnosti Microsoft. Bývam a pracujem v Šanghaji. Vzhľadom na to, že šírenie vírusu COVID-19 naďalej postihuje milióny ľudí tu v Číne, zažili sme v nedávnej dobe obrovský nárast práce z domu. Je to, akoby sa každá škola, nemocnica a podnik v Číne stali dočasne distribuovanou spoločnosťou. Existuje mnoho dôvodov, prečo sa môže stať práca z domu jedinou možnosťou: počnúc vypuknutím vírusu, ako je COVID-19, a končiac napríklad neočakávaným nepriaznivým počasím. Chcela som sa podeliť o tri lekcie, ktoré som sa naučila počas posledných niekoľkých týždňov. A tiež sa chcem podeliť o tri lekcie, ako sa na prácu z domova adaptovali naši zákazníci.
Rovnako ako mnohí z vás som o víruse som začala počúvať v januári tohto roka, a to väčšinou na sociálnych médiách. Vtedy som si neuvedomovala, čo by to mohlo znamenať. To sa však zmenilo tesne pred čínskym Novým rokom. Vtedy v dôsledku cestovania na Festival jari začal počet postihnutých ľudí prudko stúpať. Už 23. januára 2020 vláda uzavrela provinciu Hubei, aby obmedzila šírenie vírusu. Nasledujúci deň sme s rodinou plánovali návštevu kina. Z tlače sme sa však dozvedeli, že kiná v celom meste boli zatvorené. V tej chvíli sme pochopili vážnosť situácie. O dva dni neskôr vláda oznámila zrušenie všetkých akcií spojených s Festivalom jari a my sme zrušili dlho plánovanú rodinnú dovolenku. Deti boli zdrvené, ale naše zdravie a bezpečnosť museli byť na prvom mieste.
Čo mám teda odpovedať, keď sa niekto spýta, aké je to teraz pracovať v Číne? Práca z domu obmedzila dobu dochádzania do práce a rozhodne už nemusíme riešiť, čo máme na sebe. Zatvorené reštaurácie nás donútili oprášiť naše kulinárske schopnosti. Na druhej strane, keď sú deti doma a pani na stráženie takisto, je celkom náročné byť produktívny.
Čo ma naučila práca z domu:
Hoci je náš tím zvyknutý pracovať z domova, posledných niekoľko týždňov ukázalo, čo úspešná a udržateľná práca z domu vyžaduje. Tu sú moje tri najdôležitejšie lekcie.
1. Udržuj sa zdravý
Presun k práci z domova je o ochrane nášho fyzického zdravia a minimalizácii kontaktu s vírusom. To chápe každý. Čo je menej zrejmé, je to, že práca v mieste, kde bývate, môže vytvárať svoj vlastný druh stresu. Pre udržanie duševnej pohody pri práci z domova je nutné mať čas na cvičenie, dobre jesť a naučiť sa naozaj sa odpútať od monitora.
2.Dajte do toho všetko
Keď pracujete z domu, tak pre vás môže byť lákavé niektorú prácu odkladať. Ale tímy, ktoré sú zvyknuté na prácu z domova, dokážu takmer všetko zvládať online. Ak máte naplánované pravidelné stretnutia s vaším kolegom, zachovajte si ich. Ak ste plánovali veľké stretnutie, usporiadajte ho. Ak sa potrebujete pripraviť na blížiacu sa prezentáciu, použite videohovor.
3.Podporte svojich kolegov
Táto skúsenosť ma tiež utvrdila v tom, že pomoc druhých znamená, že zostanete v pohode a plní energie. Naše online nástroje používame na prácu, ale aj na zdieľanie rodinných fotografií či domácich maznáčikov. Sme tak v kontakte priebežne celý deň. Vzájomná podpora nám nielen pomáha udržať si dobrú morálku, ale tiež nám pomáha udržať náš tím pohromade.
Čo som sa naučila od zákazníkov:
Počas niekoľkých týždňov sme videli, že zákazníci v Číne skutočne menia spôsob, akým pracujú. Tu sú tri veci, ako nasmerovať vašu organizáciu k úspechu, ktoré som sa dozvedela od našich zákazníkov.
1.Okamžite otvorte komunikačné kanály
Keď vaši zamestnanci pracujú z domova, je dôležitejšie ako kedykoľvek predtým zabezpečiť, aby mali všetci aktuálne informácie o obchodných výsledkoch.
Jeden z našich zákazníkov, veľká ázijská poisťovňa, začal svojim zamestnancom posielať videosprávy, aby mali všetci k dispozícii najnovšie informácie. Všetci sa vyrovnávali s prácou z domova, so starostlivosťou o deti a s ďalšími situáciami. Keď sa nemohli zúčastniť na živom vysielaní, pozreli si nahrané videá neskôr.
2.Stále v pohybe
Aj keď môže byť lákavé odložiť plány, kým sa všetci nebudú môcť zase stretnúť, spoločnosti hľadajú spôsoby, ako udržať veci v pohybe. Za podpory vlády bolo mnoho škôl schopných začať nový polrok včas. A to vďaka tomu, že výučbu zmenili na online výučbu.
Školy podporovali svojich študentov tiež tak, že vytvárali presné rozvrhy, usporiadali rôzne udalosti, ako napríklad výzvy na varenie, a súčasne všetko komunikovali tak, aby sa študenti necítili zahltení.
3.Aj veľké stretnutia sa dajú robiť online
Mnohí z nás sú zvyknutí na rýchle hovory alebo videochaty s niekoľkými kolegami, ale veľké a formálne stretnutie možno tiež úspešne usporiadať online. V okamihu, keď toľko zamestnancov začalo pracovať z domova, prepájať svojich zamestnancov na diaľku sa rozhodli aj nemocnice. Jedna nemocnica v Daliane napríklad usporiadala svoje stretnutie prostredníctvom Teams. Kľúčom k úspechu online schôdzok patrí stanovenie jasného programu, test zvuku hneď na začiatku stretnutia a zachytenie poznámok pre neskoršie zdieľanie. Nezabudnite tiež, že ak to vaša organizácia dovolí, môžete zaznamenať schôdzky pre tých, ktorí sa ich nemôžu zúčastniť.
Takto som si ja a ani mnoho ľudí na celom svete nepredstavovali začiatok nového roka. Ale veľa sme sa naučili. Teams sú neuveriteľne výkonným nástrojom, ktorý nám pomáha tieto situácie zvládať. Mnoho ľudí to nevie, ale Teams sú k dispozícii zadarmo. Ďalšie informácie nájdete tu.
Ale bez ohľadu na to, aké nástroje sa rozhodnete použiť, dúfam, že tieto tipy budú užitočné, a prajem vám a vašim rodinám všetko najlepšie!
Lily Zheng
riaditeľka, Microsoft China
2. marca 2020