Uddevalla kommun har haft en långvarig ambition att utforska potentialen av AI för att utveckla sina arbetsprocesser. Microsoft och Uddevalla har haft diskussioner om detta en tid och när Microsoft öppnade upp för kunder att delta i testpilotprogrammet för Copilot för Microsoft 365, var Uddevalla kommun redo att ansöka. Genom ett nära samarbete med Microsoft påbörjades arbetet med AI direkt efter att ansökan blivit godkänd.
I den första fasen arbetade Microsoft och Uddevalla kommun för att utveckla en plan som kontinuerligt utvärderas. Parallellt genomfördes en konsekvensbedömning avseende dataskydd i linje med GDPR för att säkerställa att lagar och regler efterlevs. När detta arbete slutförts fick till en början endast kommunens it-avdelning tillgång till Copilot för att testa systemet, upptäcka eventuella problem och etablera interna instruktioner och rutiner för medarbetarutbildning. Därefter genomförde kommunen en gradvis implementering och inkluderade fler medarbetare allt eftersom.
– Vi har haft många nyfikna medarbetare som var varit väldig sugna på att testa Copilot, så det mottogs med öppna armar när vi väl fick chansen. Vi började med it-avdelningen men har succesivt utökat och är nog uppe i runt 60-70 medarbetare nu. Det är dock många som står och stampar i porten och väntar på att bli insläppta, säger Roger Granat, it-chef Uddevalla kommun.
Eftersom Uddevalla kommun är en av de första som testar Copilot, är de engagerade i en kontinuerlig utvärdering av verktyget och har också möjlighet att påverka dess utveckling. Kommunens tekniker och it-strateg har en direkt kommunikationskanal via Microsoft Teams med Microsofts utvecklarteam i Kalifornien där de kan dela feedback, ställa frågor och komma med idéer. Detta nära samarbete möjliggör ett ömsesidigt utbyte av kunskap och feedback.
– Vi är en kommun som länge har gjort vårt bästa för att ligga i framkant när det kommer till ny teknik och att kunna implementera användandet av en AI-assistent är en del av vår digitaliseringsstrategi. Vi har arbetat efter devisen att vi kan, vill och ska se över alla möjligheter som finns för att möta alla behov som kommer i framtiden. Där kommer AI vara en nyckelspelare så vi är väldigt glada att vi har fått den här möjligheten så tidigt. Det är också viktigt att ligga i framkant tekniskt för att kunna vara en attraktiv arbetsgivare, säger Roger Granat.
Kommunledningen hade länge velat använda AI för att minska arbetsbördan genom funktioner som till exempel att transkribera möten och hantera andra administrativa uppgifter. Därför var det inte särskilt svårt för den dåvarande it-chefen, Britt-Inger Berntsson, att få godkännande för detta initiativ.
– Vi har inga fler händer och fötter, så vi måste se till att de resurser vi har används så effektivt som möjligt och till saker där de behövs mest. Vi har sett att Copilot är till särskilt stor hjälp för att avlasta till exempel socialsekreterare och vårdbiträden med administrativa uppgifter så att de kan ägna mer tid till annat men tittar hela tiden på hur vi kan underlätta och hjälpa verksamheten så mycket det bara går, säger Britt-Inger Berntsson.
– Det är många kommuner som har hört av sig och är nyfikna på vad vi gör och hur vi använder assistenten vilket är väldigt kul. Just nu har vi nog varit i kontakt med 7–8 stycken som vi har försökt hjälpa eller byta erfarenheter med, säger Britt-Inger.
För närvarande använder kommunens medarbetare Copilot på olika nivåer. Vissa ligger i framkant och har stor nytta av verktyget, medan andra behöver mer tid för att utforska det. Kommunen har haft flera interna utbildningar och är noga med att fånga upp de medarbetare som känner sig osäkra och erbjuda stöd och utbildning.
– En del har hunnit väldigt långt och kan inte se en framtid utan Copilot på vår arbetsplats. Vissa vill lära sig men behöver stöttning. Vi har startat en teamskanal där våra medarbetare tillsammans kan dela sina erfarenheter och ge tips till varandra. Informationsdelningen är en viktig del i arbetet för att effektivt även kunna dra nytta av varandras insikter och kunskaper, säger Roger.
Eftersom det relativt nyligen kom en ny lag om offentliga myndigheters användning av molntjänster har en väsentlig del i arbetet varit att tydligt informera personalen om vilka lagar som gäller och hur kommunen säkerställer att dessa följs. En viktig aspekt har varit att vara tydliga med de juridiska bedömningar som har genomförts samt fokusera på att allt arbete sker inom Microsoft 365 precis som vanligt, vilket innebär att all information är säkrad.
– Vi har lagt stor vikt vid att informera om säkerhet. Hur det fungerar och vad vi får och inte får göra. Vi har en duktig informationssäkerhetssamordnare vilket har varit till stor hjälp och känts tryggt för personalen, säger Roger.
Uddevalla kommun kommer att fortsätta sin testperiod med Copilot och ge tillgång till assistenten för fler medarbetare och roller. Till sommaren planeras en stor utvärdering och resultatet kommer sedan presenteras för ledningsgruppen som sedan ska fatta beslut om fortsatt användning.
– Vi på Microsoft är verkligen glada över vårt nära samarbete med Uddevalla kommun och deras tidiga ambitioner att utforska och testa Copilot för Microsoft 365. Det är inspirerande att se kommunen ta till sig AI på detta sätt för att i slutändan kunna erbjuda ännu bättre service till Uddevallas invånare. Det gör de genom att använda modern teknik för att effektivisera sina arbetsprocesser, bland annat. Vi ser fram emot att fortsätta samarbeta med dem i denna spännande resa, säger Thomas Floberg, vice vd på Microsoft Sverige.
Uddevalla kommuns tips till andra:
- Gör läxan innan. Information är nyckeln!
- Skapa en intern informationskampanj som berättar hur Copilot funkar.
- Visa tydligt på hur ert företag/organisation håller sig till de lagar och bestämmelser som gäller.
- Fundera kring hur ni ska möta personalen med information på ett bra och pedagogiskt sätt så att alla vet att de gör rätt.
