設計出適合所有人的混合辦公會議體驗

微軟諸多團隊如何齊心協力，打造遠端及辦公室工作者之間沒有距離的會議環境？

這一切還得從好市多買的幾張折疊桌說起。11月時，Microsoft Teams的產品主管Greg Baribault和同事Shiraz Cupala徵用了「蜂巢」（the Hive）裡的兩間辦公室。「蜂巢」位於微軟華盛頓州雷德蒙德總部，是一個供原型設計工作使用的空間，他們二人的計畫則是設計出未來的會議室，此會議空間將與軟體緊密融合，而且遠端和現場與會不分優劣、合作無間。「蜂巢」團隊若是成功，創造出的新模式不僅可能改變商務會議，還可能改變團隊交流的各種方式。

隨著專案如火如荼展開，二人也拋棄了一開始的廉價好市多摺疊桌，改用250公分長的瓦楞紙做移動式牆面及各式臨時家具，並用PowerPoint簡報測試會議室中的每位與會者能看到（或看不到）哪些情況。很快，公司各部門的人也被吸引過來，從研究員、工程師、行銷人員、Microsoft Teams產品開發人員，到下一代硬體設計師，大家都來出一份力，有些人製作家具，有些人扮演與會者，其他人則幫忙測試不同的音訊設定。

Baribault說：「大家在討論能做什麼時，都很有合作精神，也抱持開放態度。」 「還有軟體工程師來幫忙割紙板。」 微軟的場地團隊及數位團隊也跟「蜂巢」組員攜手合作，負責實際的視聽器材佈建，並提醒眾人別忘了職場硬體環境的真實狀況，以確保最終成果能供微軟（及客戶）實際用於大規模佈署。

疫情催生了這個團隊，當初組隊時所預期的未來而今已然來臨：混合辦公時代，辦公地點比從前更有彈性，無論身在何處，都應有如共聚一堂。需求十分明確，而企業也開始重新思考並安排工作環境：相較於疫情前，每周大家在Microsoft Teams開會的時間增加了148%，66%的企業決策者正在考慮重新設計實體空間，使其更適合混合辦公環境。

混合辦公未來，微軟有何願景 

微軟眾多團隊齊心替全新辦公空間打造原型，並搭配同時考慮遠距及現場工作者的最佳協作方式。這些原型將會逐漸納入Microsoft Teams會議室當中，本文中將舉例說明。

然而想要真正遠距和現場並重，混合辦公就不能只是理論上可行，實際上也必須行得通，此外會議也得考慮各類與會者的狀況。當然，遠距工作者一直都有，但有時會覺得與人溝通彷彿是拿著吸管「以管窺會」，會中同事的影像解析度和取景角度都很差。隨時隨地全面混合的時代即將來臨，屆時無論遠距或者現場，沒有人的開會品質該是二等公民。為了達成此項承諾，微軟的團隊不只需要重新構思實體會議空間，還得重新想像整個線上溝通、協作的體驗。

微軟首席科學家Jaime Teevan指出：「混合式會議的風險在於，現場與會者成了會議室中的不知名面孔，而遠距參與者則有如對著空氣說話，不知道有沒有人在看、在聽，也不知道該如何加入話題或輪流發言。」 「若是回歸過去常態，又會錯失這個讓職場未來煥然一新的難得機會。」

化研究為產品 

「蜂巢」團隊放眼未來，想像會議中所有人無論身在何處，都能彼此互動、共同創作，即時分享各種內容及想法。每個人都能面對面、眼對眼交談，知道自己在跟誰說話，也知道自己在會議室中的位置，每個人都能使用同一個虛擬白板，也都能看到筆記跟聊天內容。

要實現這樣的願景，需要哪些新的會議室配置、新產品、Microsoft Teams新功能？加入發想行列的微軟同仁越來越多。比如微軟研究院（Microsoft Research）「馬爾他專案」（Project Malta）的科學家曾根據微軟及其他機構過去數十年的研究，探討混合式會議的配置，主題從遠距親臨（telepresence）到目光注視無所不包，而他們的許多研究成果也提供了重要的洞察，只是過去僅止於原型，或者停留在理論階段，直到後來碰上疫情，大家不得不趕快重新思考職場的未來。微軟首席研究員、馬爾他計畫主任Kori Inkpen表示：「我們現在在做的工作，有很大一部分是回顧過去如何想望一個截然不同的新世界。」

2012年研究案IllumiShare的示範影片中，有兩個人在玩遠距的井字遊戲，影片很簡單，卻預言了今天的虛擬白板所能實現的沉浸式協作。此外，因聆聽單一喇叭發出多個人聲導致認知疲乏，以及人際交流中視線對於培養感受的重要性，這些主題都有相關研究及論文。

其實，微軟的研究人員從90年代初期就開始研究遠距會議。認知科學家、英國劍橋微軟研究院副院長Abigail Sellen表示：「我們目前的工作都有悠久的歷史軌跡可循。」 1991年，Sellen和人機互動領域先鋒、微軟研究員Bill Buxton運用低端技術喇叭，以及便利貼大小的黑白視訊螢幕，製作出視訊會議系統，複製了一場與另外三人間的圓桌會談。而今天，微軟的產品團隊把遠端與會者的影像放在螢幕底部與視線齊平，並將其橫向排列（視線由左而右移動較為自然，且有助於目光對視），努力想創造出他們就在你左右的感覺。此外也使用了智慧喇叭以及空間音訊。 

簡史：未來協作 

過去三十年來，微軟研究團隊不斷探索創新的遠距溝通形式，並製作原型，以下簡短回顧團隊的創新研究案：

說到遠距會議的挑戰，馬爾他專案研究員John Tang略知一二。他家住加州矽谷山景城（Mountain View），卻與Kori Inkpe所率領、位於雷德蒙德的微軟研究院團隊共事，是唯一一個遠距上班的團隊成員，大家開會時，從會議喇叭傳出來的聲音也只有他一人。2020年，Tang研究了身心障礙者的遠距經驗；近期Teams改善的許多功能，在這項關鍵研究中都能找到呼應的內容。研究發現，能看到與會者說話的唇形，並非僅對聽障者有幫助，所有人都能因此更了解說話的內容，也因此能減少視訊會議時，單純靠音訊接受資訊的疲憊感。他說：「開視訊會議之所以比現場會議累得多，這是一個原因，畢竟在現場我們能看向說話的人，然後自然而然地去看他的唇形。」 現在，Tang的工作就是要把這些觀察心得帶進未來的混合式會議體驗中。 

「誰在看誰？」 

再回來看看「蜂巢」，此時大家正忙著搭建會議室。研究出桌子大小、形狀、攝影機擺放位置之後，原先用卡紙做的臨時設備也逐漸被原型取代，不僅有智慧喇叭以語音辨識幫助遠距與會者找出說話的人是誰、在說什麼，還有攝影機拍攝會議室中每個人的單獨畫面。 

四月，Inkpen開始在「蜂巢」測試原型，由六個研究員扮演同在會議室中的現場與會者，代表遠距工作者的則是Cupala和Tang，分別在車上用手機及在山景城家中用筆電觀看。Inkpen說：「想像一下，會議室裡一群科技宅。」 「我們進入會場，然後『好，我現在用手指著John。畫面上看起來我在指誰？大家能看出來誰在看誰嗎？』」

當時的原型對於在「蜂巢」會議室現場的人而言運作良好，但對遠距與會的人則不然：架設的攝影機數量不夠，而且有些現場與會者根本看不到遠距辦公的人。Tang說：「我那時就替遠距與會者發聲。」 「大家都在說有多好用，但我們很努力想指出，我們在會議室外頭可不覺得有這麼好，還有許多層面需要努力，才能確保每個人都有參與感。」

英國劍橋微軟研究院的成員除了參與馬爾他專案之外，也進行自己的研究並創建原型。研究員在目前持續進行的多項研究中，運用不同硬體當成遠距與會者的「替身」。例如以現成的輕型Double Robotics分身機器人（想像一根掃帚裝了輪子，上方則裝著視訊螢幕）當成可遙控的視訊替身，用來代替會議室前方螢幕上、遠距與會者的靜態頭像。研究人員還測試了55吋的Surface Hub，可將其推至會議室不同地點播放遠距與會者畫面。

捕捉肢體語言為何重要 

研究一再指出，人類溝通時仰賴許多細微的肢體訊號，而科技能傳遞的肢體訊號越多，混合式會議就越有效率。

輪流發言 

視訊會議中的所「見」所「聞」和現場開會並不相同，於是輪流發言（知道何時可以開口）成為視訊會議最難解的問題之一。疫情期間，劍橋微軟研究院首席研究員Sean Rintel主持了一項針對微軟員工開會經驗所進行的大型研究案。研究發現，最為常見的互動難題是：管理該輪到誰說話。此外微軟的研究員還發現了多項影響工作的因素，包括：音質不佳；難以確定自己說話別人是否在看、在聽；視訊會議中的「茫然感」（手勢及目光感覺較不自然，或者較薄弱）等。研究人員也在探索的各項技術解決方案如：整合空間音訊，讓聲音感更為自然；利用人工智慧（AI）來註記同步聊天內容，方便同時閱讀及收聽訊息。 

早在疫情初期，微軟就發現Teams會議中同步利用聊天室傳訊的情況在四個月內成長10倍，用途則形形色色，從問問題、分享連結及檔案，到表達同意及讚美、討論都有，當然也有笑話還有一般閒聊。Teevan表示：「我們發現，平時不太在會議上發言的人尤其喜歡使用同步聊天的功能。」 同樣參與此案的劍橋微軟研究院資深研究員Advait Sarkar則發現，女性在會議中利用同步聊天功能加入問答的機率是男性的兩倍。

然而同步聊天功能是把雙面刃，可能反而使人無法專心開會，而且不同的人對於聊天室的使用目的及禮節有不同期待，再者對閱讀障礙及視障人士也十分不便，還有些人則覺得從書面文字中很難解讀語氣情緒。聊天功能或許能鼓勵集思廣益，但研究團隊表示，若想確保聊天不影響「主會議」，又不希望選擇使用聊天室的人的發言被邊緣化，我們還有許多功課要做。

回到「蜂巢」，微軟的同仁最後決定，原型已到了可以從頭測試一遍的階段：兩臺投影機在16公尺的投影牆上放映出議程、共享筆記、簡報，還有一群同坐在臺前的遠距與會者。Cupala說：「每次有人走進會議室，看到真人大小的同事在背景的襯托下看著自己，都會大為驚嘆。」 「視訊會議常見的疲憊感消失無蹤，彷彿我們真的齊聚一堂。」 話雖如此，仍有尚待解決的問題。Cupala接著指出：「要把大家的視訊影像大小標準化，還需要一些努力；要讓遠端也能清楚呈現現場的與會者，則需要即將問世的新技術。」

Microsoft Teams致力於提升混合辦公的可行性，每回升級改版也都會參考此次的原型實驗，還有過去多年的研究。相關的新功能有些目前已經推出，或者將在未來數月內問世。有些創新工具能改善眼神接觸、提升現場及遠距與會者臨場感，有些則能捕捉肢體語言，讓遠距辦公者順暢協作，並在虛擬白板、PowerPoint簡報等各式材料上註記。（更多資訊，可參考此處。）

Teevan表示：「擁抱混合式會議的同時，也希望遠距會議的某些優點不要消失。」譬如：逐字稿、同步聊天，或甚至只是能看到與會者的姓名。「未來要做的，並非只是讓遠距的人更有與會感而已，也要把這些優點保留下來。」