簡化員工報到程序：Microsoft 如何回應職場重新洗牌

在 2021 年，世界各地的員工重新評估了自身的專業和個人選擇，並引發了眾所皆知的「大離職潮」。在 2022 年，新的職場重新洗牌趨勢興起，43% 的員工表示在未來一年，他們極有可能考慮轉換跑道，或離開目前的產業¹。

如同我們的 2022 年工作趨勢指數《遠大期望：「實現」混合式工作型態》所示：員工正重新衡量工作「價值」，且勇於跳脫傳統職場框架²。正因如此，員工的報到和離線手續也更趨頻繁。此一不間斷的作業流程始於應徵職位，以及到職後的工作導覽，由於當中不乏出錯機會，因此，無論人力資源部門、IT 部門或新進員工，都需承受偌大的壓力。

鑑於 73% 的員工期望保有彈性的工作選項，超過四分之三的人力資源長 (CHRO) 計畫延續既有的嶄新混合式工作選項，並因應現有和未來員工所要求的彈性³。不幸的是，在新的混合式工作常態下，員工報到和離線手續所涉及的複雜度及成本正不斷攀升。

2022 年工作趨勢指數的調查對象涵蓋 31 個國家/地區、31,000 名以上的受訪者，調查結果顯示，53% 的員工正考慮於未來一年改採混合式工作型態。

從員工意見回饋和統計資料研究可看出，認證作業正面臨兩大挑戰：

1. 員工的報到成本和挫折感與日俱增。
2. 員工離線手續的安全性風險持續攀升。

員工的報到成本和挫折感與日俱增

疫情期間興起的混合式和全遠端工作模式，導致新進人員報到過程的多步驟程序變得更加複雜難解。不僅人才招募、面試和雇用詳細資訊的管理難度大增，相關成本也因而急速竄升。

組織雖有意讓現場和遠端工作者透過最具效率且最安全的方式開展員工旅程，卻始終苦無對策。舉例來說，圖 1 摘要顯示了 Microsoft 於 2021 年所進行私人研究結果，該研究旨在了解哪些對象會參與新進員工的身分識別驗證作業。來自 3,000 個受訪組織的調查結果顯示：人力資源部門和 IT 部門會平均分配相關作業，而在接受調查的 14 個產業中，14% 至 31% 的整體識別碼驗證費用皆花費在報到手續上。

事實上，若能提供出色的報到體驗，69% 的員工比較可能會繼續留任⁴。

傳統上，人力資源團隊需仰賴實體文件 (例如駕照、出生證明或護照) 和面對面的溝通，藉此驗證員工的身分識別和認證，但今日競爭激烈的人力市場提供更多遠端、面對面和混合式工作選項，正因如此，採用半手動程序將導致令人不快的報到延誤，進而衍生潛在的隱憂。現代化職場期望享有自動化程度更高且更安全的體驗。事實上，82% 的研究參與者都期望能有更理想的驗證執行方法。

值得慶幸的是，在近期的技術發展下，我們已可透過便於攜帶且尊重使用者隱私權的方式，將身分識別資訊數位化，同時協助企業簡化其驗證程序。這項嶄新技術又名「可驗認證」，旨在採用分散式身分識別方法，並允許組織驗證個人認證 (例如雇用或教育認證)。在背景調查程序期間，雇主可在短短數秒內，透過數位方式向授權來源確認新進員工的身分識別資訊。隨後，企業就能核發員工識別碼，以做為可驗認證之用，而員工可將此儲存在自身的數位錢包內，並藉此存取需要確認雇用狀態的其他資源，例如福利註冊或設備採購。

雖然這些現代化措施仍需配合政府法規所要求的原始文件實體檢查作業，後續將有機會大幅革新員工的報到體驗，以及到職後的初步體驗，協助他們更輕鬆地存取所需資源，繼而在新的職務中發揮生產力。

Microsoft Entra Verified ID有助於簡化認證證明程序，進而減少人力資源部門、IT 部門和新進員工所面臨的挫折感和延誤。圖 2 顯示了革新後的報到旅程，以及人力資源部門和 IT 部門將如何管理報到前 (藍色) 及報到 (綠色) 作業，進而確保員工能順利執行整個程序。

我們都知道：第一印象十分重要。只要使用可驗認證，即可透過簡化和加速報到體驗來營造良好的第一印象，進而讓員工樂於融入組織，而非後悔先前的抉擇。

員工離線手續的安全性風險持續攀升

員工離職時，其存取認證 (以及存取權限) 應遭到清除，以防他們一併帶走寶貴的公司資訊。有了可驗認證等現代化身分識別控管工具，IT 部門只需核取一個方塊，就能解除離職員工存取組織數位資產的權限。如果將人力資源工具整合至身分識別系統內，他們在系統中進行的任何變更就會自動反映在其他 IT 系統內，反之亦然。

離職控管程序可涵蓋撤銷由雇主所核發，且用來授予組織方案 (例如員工折扣或僅限員工存取的資源) 存取權限的任何可驗認證。可驗認證也能賦予員工新的控制層級，以利掌控其個人資訊。公司可以撤銷他們提供給前員工的可驗認證 (旨在分享學歷、政府核發的身分識別碼，以及其他敏感資料) 存取權限。隨著 Microsoft Entra 驗證識別碼隆重推出，現在，無論個人、組織或裝置，都可判斷要與那些對象分享哪些資訊，並於必要時收回權限。

使用可驗認證的優勢

根據《2021 年員工體驗調查焦點報告》(2021 Employee Experience Survey Highlights) 所示，提供數位轉型體驗的組織，其員工生產力可達同業的三倍左右，而且 90% 以上有機會創下低於同業的年度員工流失率⁵。

使用可驗認證，即可為人力資源部門、IT 部門，以及雙方所支援的員工帶來多項實質優勢：

• 加速且簡化程序，並降低相關成本。人力資源部門可著手取代採用紙本或面對面方式進行的身分識別或認證驗證程序，進而縮短報到時間，並讓新進員工加速投入生產。IT 部門無需撰寫任何自訂程式碼，就能將可驗認證輕鬆整合至現有系統內。
• 符合瞬息萬變的全球隱私權法規。IT 部門可實作以開放式標準為基礎的分散式身分識別解決方案，以協助人力資源部門透過尊重隱私權的方式，著手驗證員工的技能、證書、學歷和資歷。
• 提供更出色的員工體驗，進而強化人才招募和留職率。今日的員工期望享有簡單、方便的零接觸數位體驗，並保護自身的隱私權。可驗認證能提供安全的方式，協助員工將個人資訊分享給雇主，並於離職後撤銷存取權限。

Avanade 為領先業界的專業服務和技術提供者，該公司採用 Microsoft Azure Active Directory (Azure AD) 驗證識別碼來簡化認證程序，並促進員工、廠商和客戶之間的協同合作。

預做準備以因應未來發展

職場重新洗牌在在證明了組織需要更加重視員工體驗。正因如此，人力資源和 IT 業務主管必須妥善回應員工在彈性、安全性和整體身心健康支援方面的期望。回應措施必須從提供更順暢的報到程序著手，而可驗認證將可大幅簡化這項程序。

敬請深入了解 Microsoft 和驗證識別碼如何協助貴組織因應職場重新洗牌。

歡迎閱讀分散式身分識別，以進一步了解解決方案內容和開放式標準計畫。

如需深入了解 Microsoft 安全性解決方案，請前往我們的網站。歡迎將安全性部落格加入書籤中，一手掌握 Microsoft 專家所提供的安全性建議。此外，也請透過 @MSFTSecurity 關注我們，以獲得網路安全的最新消息和更新資訊。