透過導入 Microsoft Viva Insights，將團隊工作方式視覺化、最大化政府組織的工作表現，為地區帶來幸福

如今遠距工作已經是非常流行的工作方式，想要和不在身旁的人一起工作並提升生產力，也顯得越發困難。由於工作方式的多樣化、社會的複雜化，要怎麼樣才能快速地了解工作者的個性，正確掌握每個員工的業務量，並提升團隊合作的效率呢？ 

澀谷區為了實現城市構想而進行改革，其中一環是導入 Microsoft 365 E5，活用微軟的生產力視覺化分析工具「Microsoft Viva Insights（舊稱：Workplace Analytics）」，建構了「澀谷區辦公室儀表板」。如今澀谷區正在盡最大的努力發揮政府績效，為當地社會帶來幸福。 

目標是「數據驅動型的組織管理」 

澀谷是積極導入數位化的地方政府之一。由AI聊天機器人在線上24小時回覆，民眾可在網路上申請住明票的影本或稅務證明書，又或是詢問育兒、倒垃圾等生活上的問題。且公家機關員工間的溝通也透過Microsoft Teams 的聊天室或視訊來進行，做好準備在疫情下隨時可轉換為遠距工作的環境。 

2015年，東京23個區首位來自民間的副區長 – 澤田伸，是澀谷區能強力推動數位化的最大功臣。 

「我原本是市場溝通與財務的專家，在IT方面可說是外行人。但以我就任時的角度來看，澀谷區幾乎沒有導入任何系統並且沒有善用數據，效率低落的程度讓我非常震驚。為什麼政府機關間彼此沒有橫向的聯繫？為什麼批准仍需要使用『紙張與印章』？即便現在我已經就任第8年，當時澀谷區在推動數位化這方面給我的第一印象仍揮之不去。」（澤田） 

「甚至有員工的工作就是從早到晚輸入資料而已，但這真的會對地區帶來福祉嗎？可以自動化的工作就應該交給機器，職員必須將時間花在『解決居民的問題』、『讓居民展露笑容』上，並提高生產力、從事更有創造性的業務。我認為這才會為社會帶來幸福。」（澤田） 

澀谷區經營企劃部ICT中心長（統籌部長）伊橋雄大表示：「我們希望能以長期的觀點提升政府組織的生產力，並藉此擴大地區的福祉。」因此，澀谷區的目標是轉型為「數據驅動型的組織營運」。 

「澀谷區的目標是轉型為『數據驅動型的組織營運』，透過數據分析做出適切的判斷，涵蓋範圍包括訂定政策到調配適當的人才。其中的一環，就是從2021年開始導入微軟的 Microsoft Viva Insights。我們已經導入 Microsoft 365，且將 Teams 作為溝通平台廣泛使用，而 Viva Insights 的魅力則在於可以自動取得行為數據。」（伊橋） 

透過搭配 Viva Insights 與系統日誌，可讓各組織的工作方式更加簡單明瞭 

Microsoft Viva Insights 是「員工體驗平台」，用於取得數據洞察並分析生產力，提升員工的生產力與福祉。在澀谷區，除了可透過 Viva Insights 取得 Outlook 與 Teams 的資料外，更可搭配從外部業務系統自動取得的數據，更詳細地視覺化組織內的行動數據，建構了「澀谷區辦公室儀表板」。 

關於此「澀谷區辦公室儀表板」，澀谷區經營企劃部ICT中心ICT第四組主任小松慎吾表示，收集數據與整備需耗費一些時間。 

「為了正確將員工的業務量及負擔視覺化，不僅需要 Microsoft 365 的數據，更需要連結當地軟體上的出勤數據及各業務系統。舉例來說，如果想讓使用長照保險系統之組織成員的工作方式視覺化，沒有該系統的使用日誌便無法達成。為了將主要系統的日誌檔案收集到 Azure SQL Managed Instance 上，必須對每個日誌檔案進行分析、整備，為此花了非常多時間與心力。」（小松） 

「為了使用無數的數據讓工作方式視覺化，必須分別了解各種細微的問題，例如：數據所代表的涵義、應如何呈現等等。在我們不斷嘗試之中，MCS 的各位幫了我們大忙。多虧他們耗費時間，教我們怎麼將日誌檔案加入到資料庫，以及教我們製作報告的方法等等，現在我們才能夠自行新增數據進資料庫。」（後藤） 

在建構澀谷區辦公室儀表板時，不只ICT部門，連人事部門和經營企劃部都要參與，以橫向聯繫的方式推動專案。澀谷區經營企劃部經營企劃課主任竹岡洋，以及該課的業務改革推進主任岩本直樹表示要「用數字、數據讓工作方式看得見」，並對此有非常高的期待。 

「經營企劃課是與人事課彼此合作，研究組織樣貌與人才配置最佳化的部門。過往雖然透過『詢問各部門』的方式，以定性資訊為中心掌握了各組織的課題，但工作上依賴員工個人『直覺與經驗』的部分越來越多。只要完成澀谷區辦公室儀表板，加上至今收集的定性資訊，就能視覺化客觀的定量資訊，討論出最佳的因應方式。我們抱持著如此期待，參加製作分析報告的討論。」（竹岡） 

「澀谷區正在推動『不受時間與場所限制的工作方式』，今後遠距工作的員工將會增加，且辦公室會同時有遠距工作的員工以及來東京都廳辦公的員工。用過去的方法已經無法再掌握組織的溝通以及生產力。為了走向未來，必須掌握新工作方式的優劣，並取得改善新工作方式的數據。」（岩本） 

數據會帶來組織改革所需的提示與客觀性 

2022年1月，澀谷區辦公室儀表板在東京都廳內發表。竹岡與岩本表示雖然為了做更詳細的分析，必須等待數據持續累積，即便如此，目前已經能看到發人深省的數據。 

「過往關於『這個部門比較忙碌』、『這裡有工作淡旺季的差別』等組織課題，可說是依賴『直覺與經驗』來料想並討論，但現在這些課題都能一目了然。當然，各服務窗口與民眾對話的忙碌，與制訂財政計畫的忙碌，兩者無法用數值相比，但還是可以藉此了解其趨勢。此外，我們的使命還有促進組織間的合作，透過 Microsoft Viva Insights，讓我們能看到『A課與B課經常聯繫』等數據，並讓我們可以驗證組織改革的效果。」（竹岡） 

「可自動取得、統計所有數據，並視覺化為高品質的資訊，這些功能讓我認為澀谷區辦公室儀表板相當具有意義。因為不再需要請各部門做問卷調查、計算電話次數，不再需要增加各部門的負擔，便能取得非常詳細的數據。正因為建構系統耗時，並非一朝一夕可完成，盡快著手進行才有其意義。只要完成系統，之後就可以自動累積日誌檔案，用於比較各年度的發展或更廣泛的用途上。」（岩本） 

「我們要盡可能公開澀谷區辦公室儀表板，希望藉此讓工作第一年的員工，也能以區長的觀點，增進對組織相關的經營思維。此外我也期待工具本身未來能不斷更新。不是相關討論數較多，就一定能得到更好的溝通。我認為若能對溝通中到底蘊含著什麼情緒、目前有什麼回饋等訊息上『質』的評估，那將會是更好的方法。」（伊橋） 

澤田認為，2022年所累積的資料，應該能為2023年的組織建構帶來莫大的幫助。另外也期待著Microsoft Viva Insights 將來的活用。 

「Microsoft Viva Insights 與澀谷區辦公室儀表板將會是30年後的澀谷區不可或缺的基礎。這全都是為了最大化員工的工作表現。藉由連結人事的人力資源管理系統，做出在外國屢見不鮮的人才配置，如『此專案由這三人搭配就會成功』。透過這樣的方式，我們才能更加追求員工與地區社會的幸福。」（澤田） 

什麼是數位轉型的本質呢？ 

澀谷區接連不斷地推動數位化，藉由導入 Microsoft Viva Insights 與 Power BI，為最大化員工績效奠定基礎。對率先推動數位轉型一事，伊橋與岩本表示「希望大家想的是『連那個澀谷區都辦得到』，而不是『正因為是澀谷區才做得到』。」 

「正如副區長方才也說過的，原本澀谷區是『IT的開發中地區』，系統導入落後其他各區，且不管做什麼都慢半拍。但現在氣氛完全改變了。」（伊橋） 

「時代要求我們改變，我們總有一天要改變。既然如此，那樂觀正向地推動改變才能讓工作更充實。與其花時間舉出為什麼做不到，不如去想『該怎麼樣才做得到』，這在推動改變時才能讓氣氛更加活絡。」（岩本） 

最後澤田針對數位轉型的本質表示「經營高層不需要理解科技的手段」。 

「經營高層的工作是策畫『幾年後應該如何』的願景。經營高層不需要成為數位轉型的專家，這只需要交給真正的專家進行即可；經營高層最應該知道的是數位轉型的效果。數位轉型有能力減少地區的社會成本，減少教育、貧窮、長照等難處。大家可能都有誤解，但其實數位轉型是非常浪漫的工作，這樣的工作能讓我們永遠無法碰面的人展露笑容。數位轉型能讓我們有更多時間去愛人。」（澤田） 

「經營高層最應該知道的是數位轉型的效果。數位轉型有能力減少地區的社會成本，減少教育、貧窮、長照等難處。大家可能都有誤解，但其實數位轉型是非常浪漫的工作。這樣的工作能讓我們永遠無法碰面的人展露笑容。數位轉型能讓我們有更多時間去愛人。」  

— 澀谷區副區長CIO：澤田 伸

「澀谷區的目標是轉型為『數據驅動型的組織營運』，透過數據做出適切的判斷，涵蓋範圍包括訂定政策到調配適當的人才。其中的一環，就是從2021年開始導入微軟的 Microsoft Viva Insights。我們已經導入Microsoft 365，且將 Teams 作為溝通平台廣泛使用，而 Viva Insights 的魅力則在於可以自動取得行為數據。」 

— 澀谷區ICT中心長 (統籌課長)：伊橋 雄大

「不受時間與場所限制的工作方式將會繼續發展，過去的做法已經無法掌握組織的溝通及生產力，為了走向未來，必須掌握新工作方式的效果與課題，獲得數據並進行改進。」

— 澀谷區經營企劃部 經營企劃課 業務改革推進主持調查：岩本 直樹

「我們的使命還有促進組織間的合作，透過Microsoft Viva Insights，讓我們能看到『A課與B課經常聯繫』等數據，並讓我們可以驗證組織改革的效果。」

— 澀谷區經營企劃部 經營企劃課 企劃調整主持調查：竹岡 洋

看市場調查，了解如何利用技術協助員工蓬勃發展：人力資源領導力洞察： 利用員工體驗創造競爭優勢 (azureedge.net) 

原始文章請見：Microsoft Viva インサイトの導入により、組織の働き方を可視化。行政組織のパフォーマンスを最大化することが、地域に幸福をもたらす