因應營運快速成長，Vpon 威朋導入微軟 Microsoft 365 商務版及 Microsoft Teams，提升員工生產力及跨國溝通效率，加速內部作業流程

市面上辦公室生產力工具百百種，許多還是免費的。舉凡專案管理用 Trello、Asana，通訊軟體用 Slack、Telegram，視訊軟體用 Zoom、Webex，筆記軟體用Evernote……等，對個人工作室或 SOHO 來說，使用免費軟體不會有太大問題，但對企業而言管理起來就成為一場災難了。近年崛起的大數據公司 Vpon 威朋因應營運快速成長而導入微軟 Microsoft 365 商務版及 Microsoft Teams，提升員工工作效率並加速內部作業流程，如今 Microsoft Teams 彷彿已成為 Vpon 威朋企業入口網站（EIP），Vpon 威朋員工每天上班第一件事，就是開啟 Microsoft Teams 準備今日工作。

適合跨國使用、減少 IT 負擔 Microsoft 365 及 Microsoft Teams 成為 Vpon 威朋首選

Vpon 威朋人資副總裁林裕洋表示，Vpon 威朋成立初期以數位行銷為營運方向，經過不斷嘗試及轉型，近年則聚焦在數據分析服務，靠著過去多年累積的行動裝置使用行為資料庫與分析技術，為企業提供全面的大數據技術服務和行銷解決方案。由於 Vpon 威朋不主打單次數據分析專案，而是提供一個匯集眾多數據來源及工具的數據分析使用平台，讓客戶根據自身需求規劃出各種數據分析應用形式，因此能不受人力限制快速複製並擴充營運規模。近年業務迅速成長，亞太地區設有7個據點，包括台北、東京、大阪、上海、香港、新加坡和曼谷。共計約150名員工。(了解更多：跨國工作 10 大秘訣) 對 Vpon 威朋這樣的跨國公司來說，好用的視訊軟體及協作工具是很重要的。雖然公司有 IT 人員支援，但各項企業IT應用的選擇也務求能有效管理負擔，綜合上述需求，Microsoft 365 及 Microsoft Teams 成為 Vpon 威朋員工團隊協作平台的首選。

從溝通、訊息公告到流程數位化 Microsoft Teams 仿若 Vpon 威朋企業入口網站

「對我們來說，使用 Microsoft Teams 最大的效益就是統一內部所有使用的通訊軟體，」林裕洋說。不需要與上海同事用微信，與其他國家又用 WhatsApp, Line溝通，公務訊息或檔案留存在各種通訊平台中。「為了讓同事習慣使用 Microsoft Teams，我在 Microsoft Teams 上線的第一天就退出其他通訊軟體的群組，同時也請 CEO 開始使用，這樣大家要找我們只能上 Microsoft Teams，」林裕洋笑著分享這是 Vpon 威朋導入 Microsoft Teams的小撇步。除了 Microsoft Teams 的通訊功能之外，Vpon 威朋已在 Microsoft Teams 平台上自訂10多種應用，包括 HR、IT 等數個流程，其中績效考核系統對 Vpon 威朋助益很大。 [caption id="attachment_39390" align="aligncenter" width="900"] m365

Vpon 威朋人資副總裁林裕洋 (圖片來源: 數位時代)[/caption] 兼任 IT 主管的林裕洋只花2天時間摸索流程工具 Power Automate，透過套用模版不需寫程式就開發出績效考核系統。先藉由微軟 Forms 填線上表單，送出後資料會寫入特定 Excel 檔並存在資料庫，當收到最新一筆填入的個人考評表，就會觸動 Power Automate 寄送通知給填寫者、主管或相關人員，被授權者可進入後台查詢個人考核表做主管考評及同事考評。

同時，林裕洋也撰寫一隻 VBA 程式，負責匯集與分析相關人的考評結果，再產出個人的績效考核報告，並將報告的檔名設定為收件者Email，如此一來，Power Automate 就會自動將個人績效考核報告寄給個別同仁。此一自動化流程大幅降低HR作業時間。「Vpon 威朋同仁在績效考核期間，每個人自評連同他評平均需填5～8份考核表，全公司加起來約有上千份考核表需處理，這套系統為 Vpon 威朋省下大量人力時間，」林裕洋語氣肯定地說。除了使用各種工作相關的應用服務，Vpon 威朋的新人簡介訊息、對同事表達感謝的訊息及各種社團頻道都在 Microsoft Teams 上交流，Microsoft Teams 彷彿是 Vpon 威朋的線上茶水間！而透過 Microsoft Teams 後台的管理報表功能，可以清楚看見每項應用服務的使用率，包括每人參加視訊會議的次數、使用Microsoft Teams 傳訊的次數等，瞭解每個人的活躍程度。 [caption id="attachment_39391" align="aligncenter" width="900"] m365

Vpon 威朋運用 Microsoft Teams 整合內部會議、教育訓練、員工考評等工項。(圖片來源: 威朋)[/caption]

團隊協作、同事互動交流 Microsoft Teams 平台全部搞定

另外，在 Microsoft 365 的使用上，林裕洋也特別提到視訊串流服務 Stream、專案管理工具 Planner、OneNote、OneDrive 等服務為 Vpon 威朋帶來的助益。目前，Vpon 威朋將視訊串流服務 Stream 用於線上會議及教育訓練，在看完教育訓練課程影片後，Stream 也可串連 Forms 讓使用者進行線上測驗。或是將線上會議錄製下來，並嵌入用 OneNote 登打的會議紀錄，讓沒有參與到會議的同仁能完整掌握公司訊息。至於專案管理工具 Planner，林裕洋認為其最特別之處在於，使用 Planner不需另外設定組織架構與員工資料，只要在Planner加入公司網域就可直接呈現公司組織資料，要指派任務給同事十分方便，而每個任務可設定開始與到期日，且 Planner 能與行事曆、Outlook 信箱整合，任務快到期還會發出提醒通知，方便同仁掌握專案進度。此外，林裕洋也讓同仁利用 OneNote 填寫每週週報，部門同仁每個人回報的工作訊息都可於此統整分享，不需要像過去全都存在Email信箱裡也不容易搜尋。並鼓勵同仁盡量使用 OneDrive 存取資料，取代過往把檔案存在本機端的習慣，而且檔案若存在 OneDrive 或 Sharepoint 都可以享有文件保護功能，若不慎刪除還可復原到60天前的檔案，是另一種形式的備份。「任何想得到的辦公室生產力 App，幾乎都能在 Microsoft 365 上找到，」林裕洋說，因此，未來 Vpon 威朋還會持續探索 Microsoft 365 各種應用可能性，希望做到物盡其用，避免使用太多各別辦公室軟體，及帳號管理的麻煩，讓員工能夠提高生產力，為 Vpon 威朋營運帶來更多效益。了解更多：

本文由微軟與數位時代合作，原文刊載於: Vpon威朋大數據集團靠Microsoft 365及Microsoft Teams提升工作效率邁向下階段營運成長期 (bnext.com.tw) 查看更多產業客戶案例

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*因應營運快速成長，Vpon 威朋導入微軟 Microsoft 365 商務版及 Microsoft Teams，提升員工生產力及跨國溝通效率，加速內部作業流程***

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