Menangkan New World of Work Make Over Contest, Microsoft Bantu PT Duta Kalingga Pratama dalam Mentransformasikan Teknologi Perusahaan
Usaha kecil dan menengah (UKM) merupakan tulang punggung ekonomi Asia Pasifik. Berdasarkan penelitian Asian Development Bank tahun 2007-2012, sebanyak 98% perusahaan di Asia Pasifik merupakan UKM. Mereka membuka lapangan pekerjaan untuk 66% buruh nasional dan menyumbang 30% dari keseluruhan nilai ekspor. Kontribusi UKM terhadap kemajuan ekonomi tidak dapat dipandang sebelah mata, namun mereka menghadapi tantangan yang cukup besar untuk dapat tetap bertahan di lingkungan usaha yang berkembang.
Dunia kerja yang dinamis menjadi salah satu pendorong munculnya tenaga kerja millennial yang tumbuh dengan kehadiran internet serta berkembangnya kelompok pekerja yang mencari pengaturan jam kerja yang lebih fleksibel. Munculnya perangkat mobile dan teknologi komputasi awan atau cloud telah mengubah cara orang berkolaborasi dan berkomunikasi.
Berdasarkan studi yang dilakukan tahun 2015, tidak mengherankan apabila hampir 74% pegawai UKM menghabiskan setidaknya satu dari lima hari kerja bekerja di luar kantor. Studi ini juga menunjukkan bahwa satu dari dua perangkat yang digunakan untuk bekerja adalah milik pegawai. Tren ini semakin marak dengan meningkatnya mobilitas dan konektivitas, serta tersedianya perangkat dengan harga terjangkau di pasar.
Sayangnya, UKM tidak memiliki daya dan kemampuan untuk menghadapi seluruh tantangan yang ada. Bahkan pemilik dan pegawai UKM terpaksa memegang banyak peran. Sang pemilik bisa saja merangkap sebagai manager TI dan bertanggungjawab untuk memastikan semua e-mail dan layanan teknologi berjalan lancar demi kelangsungan bisnis sehari-hari.
Untuk membantu mengatasi tantangan-tantangan yang dihadapi UKM ini, pada akhir tahun 2015 Microsoft menyelenggarakan New World of Work Makeover Contest di mana Microsoft akan memberikan bantuan teknologi kepada tiga UKM terpilih se-Asia Pasifik dalam memodernisasi bisnis mereka. Microsoft menerima banyak aplikasi dan hampir seluruhnya menyatakan bahwa mereka menghadapi tantangan yang sama, yaitu memperbaiki sistem teknologi perusahaan.
Salah satu UKM asal Indonesia, PT Duta Kalingga Pratama, berhasil terpilih menjadi salah satu pemenang kontes ini bersama dengan Cheong Kee Sdn Bhd dari Malaysia dan Wallem Philippines Shipping dari Filipina. PT Duta Kalingga Pratama merupakan perusahaan teknologi yang menyediakan Automation Identification Data Capture – memberikan berbagai macam keuntungan bagi sistem supply chain management.
Bersaing di industri yang spesifik, PT Duta Kalingga Pratama memiliki target dan tantangannya sendiri. Selain memberikan pelayanan terbaik kepada pelanggan, PT Duta Kalingga Pratama juga memiliki target untuk semakin memperbesar market share mereka. Namun, mereka masih mengalami kesulitan dalam melakukan integrasi sistem dikarenakan penerapan sistem teknologi yang berbeda-beda di setiap divisi, seperti yang terjadi di divisi penjualan dan back office. Perbedaan sistem ini membuat proses kerja masing-masing divisi menjadi lebih panjang dan tidak efektif. Misalnya saat tim penjualan harus bertemu langsung dengan pelanggan di luar kantor, mereka kerap mengalami kesulitan dalam melakukan koordinasi secara cepat dengan karyawan yang berada di kantor.
Di sinilah kolaborasi teknologi berbasis cloud dapat mendukung pekerjaan mereka. Dengan menggunakan Office 365, para karyawan dapat lebih terfasilitasi untuk melakukan diskusi dan rapat dari mana saja dan dengan perangkat apa saja. Hal ini pun selanjutnya meningkatkan kolaborasi dan hubungan perusahaan dengan pelanggan.
Selain Office 365, penggunaan Azure juga telah membantu meningkatkan produktivitas tim internal TI PT Duta Kalingga Pratama. “Sejak kami mendokumentasikan data kami dengan Azure, proses back up data dapat dilakukan secara otomatis. Data-data juga tersimpan secara aman di dalam cloud. Tim kami pun kini dapat bekerja secara lebih cepat dan efektif,” ujar Efril Busyra, Technical Advisor, PT Duta Kalingga Pratama.
Mengusung moto “We Can, We Care”, PT Duta Kalingga Pratama hendak menggambarkan tujuan mendasar perusahaan, yaitu mengutamakan dan mendekatkan diri dengan pelanggan mereka. Untuk itu, PT Duta Kalingga Pratama telah menerapkan kebijakan flexi-working agar karyawan dapat bekerja secara lebih fleksibel — berkerja langsung dengan para pelanggan di mana saja mereka berada.
Rusli, Manager Marketing dan Strategi, PT Duta Kalingga Pratama juga menggarisbawahi pentingnya modernisasi perjalanan bisnis mereka dengan Microsoft. “Dengan mengimplementasikan teknologi baru ini, kami berharap Microsoft dapat membantu kami dalam mencapai tujuan perusahaan secara lebih cepat.”
Mengikuti perkembangan gaya kerja baru atau New World of Work menjadi sangat krusial bagi UKM agar dapat tetap bersaing di pasar. Adapun konsep ini bergantung pada tiga atribut utama – Karyawan, Tempat, dan Teknologi. New World of Work membantu organisasi untuk mendapatkan masukan tentang bisnis, menyadari efisiensi operasional yang lebih besar, berkomunikasi dan berkolaborasi secara real time, serta mengutamakan kerja paperless guna mengurangi dampak terhadap lingkungan.
Selama enam bulan, dengan dukungan dari Lenovo, Jabra, dan mitra-mitra lainnya, Microsoft telah membantu PT Duta Kalingga Pratama untuk memodernisasi sistem operasi mereka dengan teknologi mobile dan cloud terbaru. Kesempatan ini diharapkan dapat membantu PT Duta Kalingga Pratama untuk menetapkan suatu gerakan yang dapat mendukung ambisi perusahaan.