Vom Reißbrett in die Cloud: Wie eine moderne IT-Infrastruktur der BBU ermöglicht, schutzsuchenden Menschen standortunabhängige Beratung in ganz Österreich zu bieten

Die Bundesagentur für Betreuungs- und Unterstützungsleistungen, kurz BBU, erfüllt seit ihrer Gründung im Jahr 2020 die wichtige Funktion der Unterstützung von schutzsuchenden Menschen und berät Asylsuchende in rechtlichen, sozialen und medizinischen Fragen. Dank einer modernen IT-Infrastruktur können die Mitarbeiter*innen der jungen Behörde an 28 Standorten in ganz Österreich reibungslos zusammenarbeiten und ihre Klient*innen, mit der Unterstützung von Dolmetscher*innen, fundiert beraten – selbst wenn sich die Beteiligten an unterschiedlichen Orten befinden. Was einfach klingt, wurde in nur sechs Monaten von Grund auf aufgebaut.

Denn die moderne Infrastruktur musste erst geschaffen werden – und das unter Zeitdruck. Die meisten von uns kennen sie wohl etwas zu gut: Die eine, immer näher rückende Deadline. So oder so ähnlich könnte man die Herausforderung sehen, vor die man sich bei der Errichtung der BBU im Juni 2020 gestellt sah. Innerhalb von sechs Monaten musste die Bundesagentur entstehen und eine völlig neue Infrastruktur für mehr als 750 Mitarbeiter*innen aus sechs verschiedenen Unternehmen erstellt werden. Der Vorteil dabei: Man konnte sofort auf modernste Cloudtechnologie setzen und damit die Chancen der damit verbundenen mobilen Produktivität voll ausschöpfen. Das Endergebnis? Ein sicherer, moderner und vor allem flexibler Arbeitsplatz für Mitarbeiter*innen und eine verlässliche, transparente Anlaufstelle für Asylsuchende bei rechtlichen, sozialen oder medizinischen Fragen.

Zeit für die Betreuung und nicht für die Zettelwirtschaft

Wie man es aus modernen Gesundheitszentren kennt, wurden Laufzettel und Kugelschreiber vollständig gegen Barcodes und Scanner ausgetauscht und damit auch eine vollständige elektronische Dokumentation über die verschiedensten IT-Anwendungen hinweg geschaffen. Der Weg des Klienten bei der BBU wird dadurch nachvollziehbar und eine lückenlose Dokumentation der Verfahrensschritte und der Leistungserbringung wird gewährleistet.
Die Prozesse konnten durch eine cloudbasierte IT-Struktur effizienter gestaltet werden, wodurch den Mitarbeiter*innen administrativer Aufwand erspart wird. So können sie sich den Bedürfnissen ihrer Klient*innen intensiver widmen. Auch die weiteren Säulen – die Rechts- und Rückkehrberatung – profitieren von den neuen Lösungen. Die Beratungsgespräche sind nun dank Microsoft Teams über mehrere Standorte hinweg möglich. Das hat mehrere Vorteile, einerseits kann den Klient*innen eine Beständigkeit bezüglich ihrer Ansprechperson garantiert werden, auch wenn sie ihren Wohnort innerhalb von Österreich verändern müssen. Andererseits wird die Verfügbarkeit von Dolmetscher*innen erhöht, da sie ohne Reisezeit in jedem Bundesland einsetzbar sind.

Datensicherheit im Fokus

Der straffe Zeitplan und die große Anzahl an Mitarbeiter*innen und Standorten sprach für eine Cloud-First-Strategie mit Fokus auf Sicherheit und Compliance. Gemeinsam mit ihrem Technologie-Partner Avanade setzte die BBU auf die Clouddienste von Microsoft, um neben Sicherheit auch Schnelligkeit und Skalierbarkeit zu gewährleisten. So braucht jeder Standort lediglich einen LTE-Router und -Drucker, um startklar zu sein, die Mitarbeiter*innen sind mit Laptop und Smartphone bestens ausgerüstet und vor allem mobil. Sowohl Telefon als auch Fax-Verbindungen wurden digitalisiert und auf den Geräten der Mitarbeiter*innen verfügbar – egal, wo sie sich gerade befinden.

Die BBU arbeitet nah am Menschen, unterstützt und versorgt – weshalb innerhalb der Institution entsprechend viel mit personenbezogenen Daten gearbeitet wird. Auch die Fusion von sechs Unternehmen mit unterschiedlichen Arbeitsweisen erforderte die Verarbeitung sensibler Daten sowie die zeitintensive Datenmigration in ein einheitliches System. Im Vordergrund steht dabei selbstredend das Thema Sicherheit – aus diesem Grund wurde auf die sichere Plattform Microsoft 365 gesetzt. Somit sind alle Geräte hundertprozentig ferngewartet, können remote abgedreht werden und höchste Transparenz sowie Nachvollziehbarkeit sind garantiert.

„Das Potenzial von Cloud-Lösungen im öffentlichen Sektor ist groß. Erfolgreiche Implementierungen wie die der BBU und auch die des Bundesrechenzentrums in der jüngsten Vergangenheit zeigen, was alles möglich ist“ so Kathrin Schillinger, Public Sector Lead bei Microsoft Österreich über die Vorteile, die Cloud-Lösungen bieten. „Wir arbeiten mit unseren Partnern und Kunden eng zusammen, um maßgeschneiderte Lösungen zu bieten. Die Flexibilität der Cloud ermöglicht es uns, die jeweils gegebenen Rahmenbedingungen zu erfüllen und die höchstmöglichste Sicherheit zu garantieren. Ein Fakt, der besonders im öffentlichen Sektor zum Tragen kommt.“

Punktlandung trotz Pandemie

Durch den pandemiebedingten Ansturm auf Endgeräte erwies sich die Anschaffung der notwendigen Hardware als ein weiteres Spannungsmoment. Hinzu kam die lange Ungewissheit, welche Mitarbeiter*innen Teil der neuen Bundesagentur sein würden. Daher konnten vorab nur ausgewählte Schlüsselpersonen auf das neue System geschult werden. Durch die 24/7-Klient*innenbetreuung war in den ersten Wochen wenig Zeit für intensive Schulungen. Doch als die BBU am 1. Dezember 2020 ihren Betrieb aufnahm, konnten 300 Mitarbeiter*innen dank ihres Engagements und des nutzerfreundlichen Systems erfolgreich in die Arbeit starten. Vier Wochen später war die gesamte Belegschaft problemlos umgestiegen.

„Wir haben uns für Microsoft entschieden, weil es am besten zu unseren elementaren IT-Prinzipien passt,“ so Schindlwick über die Vorteile der Microsoft Lösungen. „Die Out-of-the-Box-Features ermöglichten uns, die Implementierung zu beschleunigen und sicherten gleichzeitig unsere Daten und User-Identitäten. Dies war für uns der richtige Weg, um angesichts der andauernden Pandemie, der Knappheit von Hardware und dem sehr straffen Zeitplan unser Ziel zu erreichen.“

Nominierung zum eAward 2021

Was das Projekt besonders macht: Ein Teil des Erfolgs ist der Tatsache zu verdanken, dass die meisten Beteiligten die Umstellung kaum gemerkt haben. Der unermüdliche Einsatz hat sich gelohnt, denn sowohl die Logistik im Hintergrund – die dafür sorgt, dass immer alles vorhanden ist, wenn es gebraucht wird – als auch die Betreuung der Klient*innen gingen nahtlos weiter. Kein Wunder also, dass das Projekt für den Wirtschaftspreis „eAward 2021“ in der Kategorie „Zusammenarbeit und Organisation“ nominiert wurde.

Auch in Zukunft möchte die Bundesagentur den digitalen Fortschritt für sich und ganz besonders für ihre Klient*innen nutzen. Das bestehende System soll stetig evaluiert und optimiert werden, um höchste Effizienz zu erreichen. Beispielweise ist eine automatische Übersetzung via Cloud in Planung, um grundlegende Informationen in möglichst vielen Sprachen auf Knopfdruck anbieten zu können. Eine vermehrte Automatisierung und somit weitere Einsparungen von Druckkosten stehen ebenfalls weit oben auf der Agenda. Ein Weg, den die BBU auch weiter gemeinsam mit kompetenten Partnern wie Avanade und Microsoft gehen will, um auf ihrer digitalen Reise weitere Meilensteine setzen zu können.

Titelbild: ©BBU, feel image/Matern