Wiener Linien: Bau-Kollaboration als Fundament für Wiens Mobilität

So vielfältig wie die Bundeshauptstadt, so unterschiedlich sind die Arbeitsaufgaben der Mitarbeiter*innen der Wiener Stadtwerke. Mit der Vernetzung über die Cloudplattform von Microsoft sind jedoch bei allen Mitarbeiter*innen konkrete Vorteile im Arbeitsalltag entstanden. Konzernübergreifende, vernetzte und ortsunabhängige Zusammenarbeit ist nun selbstverständlich.

Wenn es um die Instandhaltung, Wartung und den Ausbau des öffentlichen Verkehrs – sei es Bus, U-Bahn oder Straßenbahn – geht, gibt es zahlreiche Schnittstellen – sowohl Auftraggeber-intern als auch extern. Großprojekte wie der Umbau der Remisen als auch der Ausbau der Wiener U-Bahnlinien U2xU5 verlangen die Zusammenarbeit einer Vielzahl an Partnern und Dienstleistern. Dazu zählen beispielsweise Gutachter und Wiener Magistrate sowie Baufirmen und Planer.

Eine große Anzahl an Projektbeteiligten muss auf eine Vielzahl an Unterlagen Zugriff haben. Je nach Rolle unterscheiden sich aber die Zugriffs- und Bearbeitungsrechte auf die Daten. In der Vergangenheit haben die Wiener Linien für ihre Projekte die notwendigen Datenablagen extern beauftragen müssen. Eine Lösung, die teilweise unflexibel und auch kostenintensiv war.

So kam der Wunsch nach einer umfassenden Kollaborations-Plattform für Bauprojekte auf. Die Aufgabe, dies umzusetzen, lag am Tisch von Dieter Hintenaus, Leiter Infrastruktursteuerung bei Wiener Linien.

„Wir haben den Markt nach Möglichkeiten abgegrast, um einen Wechsel von der externen Lösung zu einer hausinternen Datenablage durchzuführen. Fündig wurden wir bei Microsoft SharePoint“, erklärt er den Entscheidungsprozess. „Die Zielsetzung war es, bestehende Lizenzen zu nutzen und im Optimalfall in der gewohnten Umgebung von Microsoft Teams zu bleiben“.

Gemeinsam mit dem externen Umsetzungspartner atwork ging es an die Umsetzung. Das Pilotprojekt war die Remise Hernals. Durch den Einsatz von SharePoint als Kollaborationsplattform konnten nicht nur Kosten gespart werden. Die Nutzung wurde viel flexibler, da die Ablage je nach Bedarf angepasst werden kann. Manche Funktionen wurden innerbetrieblich mit Hilfe von PowerApps ergänzt und mussten nicht extern beauftragt werden.

Partner wie Baufirmen und Architekten bekommen einen Gast-User. Der Zugriff läuft über Microsoft Teams und dank eines Berechtigungssystems kann den jeweiligen Nutzer*innen immer der korrekte Zugriff gewährt werden. Dank Multifaktor-Authentifizierung ist auch für höchste Sicherheit gesorgt. Thomas Knoth, Bautechniker bei den Wiener Linien erläutert: „Wir arbeiten hier mit Berechtigungsgruppen innerhalb einer auf das jeweilige Projekt zugeschnittenen Ordnerstruktur. Über eine Matrix lassen sich die Berechtigungen auf Ordnerebene laufend anpassen und aktualisieren. Mit diesem Tool haben wir die Möglichkeit, die Rechtezuteilung übersichtlich und effizient abzuwickeln.“

Mit Hilfe von Power App wurden die benötigten Apps und Flows programmiert. „Bevor ein Plan im Rahmen eines Bau-Projektes als ausführungsreif gilt, muss dieser von mehreren Wiener Linien-Abteilungen und Auftragnehmern freigegeben werden. Das betrifft zum Beispiel die Elektrotechnik, die architektonische Gestaltung oder die statische Freigabe“, beschreibt Thomas Knoth den Prozess. „Die Genehmigung läuft nun über die Microsoft Teams Funktion Tasks, die durch Flows mit Sharepoint verbunden ist. Eine Lösung, die flexibel und effizient ist und den Freigabeprozess nachvollziehbar darstellt.“ Über Adobe Online werden sämtliche Anmerkungen der Freigebenden dokumentiert, zusammengefasst und in der SharePoint Plattform archiviert. Anmerkungen zu den Unterlagen können als Kommentar im PDF, als Anhang oder als Kommentar direkt im Task eingetragen werden.

Nach der ersten erfolgreichen Projektumsetzung soll nun auch das Großprojekt U2xU5 auf Sharepoint migriert werden. Im Rahmen des 2,1 Mrd Euro schweren Projektes wird bis Ende 2028 eine neue, sechste U-Bahnlinie gebaut und mit der bestehenden U2 verbunden. Im Zuge dessen wird auch die U2 erweitert. In der nächsten Baustufe wird die U5 nach Hernals und die U2 zum Wienerberg verlängert.

Brückenschlag zwischen Mensch & Technologie als Erfolgsfaktor

Ausschlaggebend für die gelungene Umstellung auf ein neues Arbeitsmodell war das umfassende Change-Management durch WienIT, wo die Mitarbeiter*innen nicht nur im Fokus standen, sondern auch aktiv involviert wurden. Durch laufendes Feedback von den Kolleg*innen an WienIT wurde der tatsächliche Nutzen im Arbeitsalltag nie aus den Augen verloren.

Flexibles, ortsungebundenes Arbeiten ist die Zukunft, und dafür sind die Wiener Stadtwerke bestens gerüstet.

Mehr über die digitale Transformation und das Change-Management der Wiener Stadtwerke lesen Sie hier: Bei den Wiener Stadtwerken steht der Schreibtisch in den Wolken

Fotocredit Header: Architekt MossburgerOLN/Datenquelle Stadt Wien