Bei den Wiener Stadtwerken steht der Schreibtisch in den Wolken

Wien ist als lebenswerteste Stadt der Welt bekannt. Ein wohlverdienter Titel, hinter dem die Arbeit von vielen Menschen steckt. Wie etwa die der vielen Hände bei den Wiener Stadtwerken. Die Wiener Stadtwerke-Gruppe ist Wiens bedeutendster Infrastrukturdienstleister und hält mit ihren 11 Konzernunternehmen und rund 15.000 Mitarbeiter*innen die Stadt am Laufen. Konkret sind das unterschiedliche Unternehmen, wie Wiener Linien, Wien Energie, Wiener Netze aber auch Bestattung Wien und WienIT, die alle ihren Beitrag leisten. Dank der konzernweiten Implementierung von Microsoft 365 haben nun nahezu alle Mitarbeitende einen Schreibtisch in der Wolke, also der unternehmensinternen Cloud, was eine vernetzte Zusammenarbeit ermöglicht – unabhängig davon, wo der physische Schreibtisch gerade steht. Egal ob Kraftwerksmitarbeiter*innen von Wien Energie oder Koordinator*innen der Wiener Linien – die konkreten Vorteile im Arbeitsalltag standen bei der Umstellung auf eine neue Arbeitswelt, in der virtuell zusammengearbeitet wird, immer im Vordergrund.

Der moderne Arbeitsplatz beginnt im Kopf der Mitarbeitenden

Um eine flexible und reibungslose Zusammenarbeit über die Grenzen der Tochtergesellschaften hinweg zu ermöglichen, begannen die Wiener Stadtwerke im Rahmen ihrer digitalen Transformation bereits vor zwei Jahren mit dem Ausrollen von Microsoft 365, dem Desktop Abonnement für den cloud-basierten Arbeitsplatz und der unternehmensweiten Zusammenarbeit miteinander. Als zentraler IT & Business Partner war WienIT federführend bei dem konzernübergreifenden Projekt. Das Ziel war es, alle Mitarbeitenden zwischen 2020 und 2021 mit modernen Anwendungen und Lösungen auszustatten. Durch den erhöhten Bedarf an digitalen Tools und ortsunabhängigem Arbeiten, um weiterhin eine reibungslose Infrastruktur gewährleisten zu können, wurde der Fahrplan zur Ausrollung angepasst und beschleunigt. Mit Erfolg: Dank der digitalen Vernetzung konnte der Konzern die Herausforderungen der vergangenen Jahre gut meistern.

„Der Projektbetrieb konnte zu 100% aufrechtgehalten werden, auch in Zeiten von Lockdowns, Homeoffice und Isolationsdiensten“, berichtet Stefan Tschida, Projektleiter WienIT, und führt fort: „Durch den Einsatz von Microsoft Teams war die Kommunikation gesichert, hier war die Anwender*innen-Freundlichkeit der Lösung von großem Vorteil.“.

Neue Arbeitsweisen fordern auch neue Denkweisen, weswegen die Einführung von neuen digitalen Lösungen von Anfang an kommunikativ begleitet wurde. Für viele Kolleg*innen war das virtuelle Zusammenarbeiten Neuland. „Wir wollten unseren Kolleginnen und Kollegen ein konzernübergreifendes Zielbild mitgeben, welche Möglichkeiten durch modernes Arbeiten entstehen“, so Tschida.

Der konkrete Nutzen von Anwendungen wie Microsoft Teams, OneDrive und SharePoint wurde den Mitarbeiter*innen mit erzählerischen, animierten Videos und Tutorials mit Unterhaltungswert nähergebracht. So wurden mit Hilfe von Avataren wie „Captain OneDrive, der durch die Cloud navigiert“ die Vorteile von Microsoft 365 und die funktionalen Unterschiede und spezifischen Anwendungsfälle für die jeweiligen Tools von WienIT verdeutlicht. Kurz gesagt, es wurde konkret gezeigt, wie damit im Homeoffice gearbeitet werden kann. Dazu zählen auch Details wie die richtige Nutzung der Statusmeldungen bei Teams, bzw. wie auf eine Nachricht geantwortet werden soll.

„Es war uns im Zuge des Rollouts wichtig, die Akzeptanz für die neuen Tools zu erhöhen, indem wir klar zeigen, wie diese richtig eingesetzt werden“, so Yuan Huang, Adoption & Changemanagement WienIT über die Einführung von Microsoft 365. „Erst wenn ein wahres Verständnis dafür vorliegt, können wir auch wirklich effizient werden“.

Indem eine Community an Early User in allen Unternehmen des Konzerns etabliert wurde, konnte Feedback zu guten und auch weniger guten Funktionen gesammelt werden. Bis heute sind an die 800 Mitarbeiter*innen Teil dieser Gruppe, die nun im Rahmen des Change Managements weitergeführt wird. „Die Themen gehen uns nicht aus – der Austausch geht weiter, denn man lernt wie bekannt nie aus“, freut sich Huang über das rege Interesse. Die Teilnahme beruht auf Freiwilligkeit.

Zum umfangreichen Schulungs- und Informationsangebot zählte auch M365TV, ein regelmäßiger Stream mit informativen Videos und eigenen Aufnahmen, wie beispielsweise How-to-Beiträge. Zusätzlich werden Webinare mit Tipps und Tricks und M365 Online-Events angeboten.

„Die virtuelle Zusammenarbeit hat uns als Kolleginnen und Kollegen näher zusammengebracht, wir können mit Hilfe der Kollaborationsplattformen nicht nur effizienter arbeiten, sondern wir haben auch unser „Wir-Gefühl“ zwischen den Konzernbereichen stärken können“, fasst Stefan Tschida zusammen.

Die ganze Umsetzung wird zudem von Microsoft Unified Support begleitet, beispielsweise durch eigens zugewiesene technische Expert*innen, die auch in den kommenden Jahren regelmäßige Unterstützung, unter anderem zu Microsoft Teams, Exchange Online und Intune, liefern.

Aus der Wolke in die Praxis

So vielfältig wie die Bundeshauptstadt, so unterschiedlich sind die Arbeitsaufgaben der Mitarbeiter*innen der Wiener Stadtwerke. Mit der Vernetzung über die Cloudplattform von Microsoft sind jedoch bei allen Mitarbeiter*innen konkrete Vorteile im Arbeitsalltag entstanden. Konzernübergreifende, vernetzte und ortsunabhängige Zusammenarbeit ist nun selbstverständlich.

Wie das in der Praxis aussieht lesen Sie hier:
Wiener Linien: Bau-Kollaboration als Fundament für Wiens Mobilität
Wien Energie: Datenanalyse und menschliche Expertise im Einklang

Brückenschlag zwischen Mensch & Technologie als Erfolgsfaktor

Ausschlaggebend für die gelungene Umstellung auf ein neues Arbeitsmodell war das umfassende Change-Management durch WienIT, wo die Mitarbeiter*innen nicht nur im Fokus standen, sondern auch aktiv involviert wurden. Durch laufendes Feedback von den Kolleg*innen an WienIT wurde der tatsächliche Nutzen im Arbeitsalltag nie aus den Augen verloren.

Dazu zählt die Gewährleistung von Kommunikation und Zusammenarbeit auch in Zeiten von Homeoffice und hybridem Arbeiten. So haben etwa im Sommer 2021 Unwetter den ORBI-Tower, wo mehrere Konzernunternehmen der Wiener Stadtwerke ihre Räumlichkeiten haben, beschädigt und den Bedarf nach effizienten Tools für die digitale Zusammenarbeit weiter verschärft. Durch die vorangeschrittene Umsetzung des modernen Arbeitsplatzes in der Cloud konnte jedoch auch diese Herausforderung sehr gut gemeistert werden.

Flexibles, ortsungebundenes Arbeiten ist die Zukunft, und dafür sind die Wiener Stadtwerke bestens gerüstet.