Vor einem Jahr haben wir Microsoft Teams weltweit verfügbar gemacht. Seitdem hat sich einiges getan: Unsere Arbeitswelt ist noch vernetzter geworden, Technologien wie Künstliche Intelligenz (KI) halten Einzug in unseren (Arbeits)Alltag und Anforderungen an die Zusammenarbeit entwickeln sich weiter – und so hat sich auch unser virtueller, chat-basierter Hub für Teams stets verbessert.
Heute nutzen weltweit mehr als 200.000 Organisationen in 181 Ländern und 39 Sprachen Microsoft Teams aus der Office 365-Familie – für uns der absolute Beweis, dass Tools für eine produktivere Zusammenarbeit nicht nur gebraucht, sondern auch genutzt werden. Doch wie hat sich die Teamarbeit durch Microsoft Teams genau verändert? Und welche Funktionen können User schon jetzt oder in Zukunft nutzen?
Wir fassen es zusammen – mit 12 Gründen, warum wir (Microsoft) Teams lieben:
1. Integrierte Rundum-Lösung statt ständiges Anwendungs-Hopping
Es mag simpel klingen, macht aber im Arbeitsalltag einen großen Unterschied: Microsoft Teams ist die zentrale Anlaufstelle für Kollaboration und verbindet verschiedene Anwendungen aus der weltweit am häufigsten genutzten Software für die Wissensarbeit Office 365, wie beispielsweise Skype for Business, OneDrive, Excel, Word und PowerPoint Online. Für das Teilen von Dokumenten, den Austausch im Team, Videokonferenzen und das gemeinsame Bearbeiten von Inhalten in der Cloud bedeutet das: Teammitglieder müssen die Anwendung nicht mehr verlassen, das Hin- und Herwechseln zwischen verschiedenen Tools gehört der Vergangenheit an. Relevante Informationen werden an einem zentralen Ort gebündelt, sind für alle einseh- und bearbeitbar, und selbst Telefonate und Konferenzen sind nur einen Klick entfernt.
2. Alle an einem virtuellen Tisch – auch externe Gäste
In Teams sind alle willkommen und Zusammenarbeit kennt keine Grenzen. Das Tool bietet die Möglichkeit, externe Gäste, also Teammitglieder von anderen Organisationen oder Freelancer, zum Workspace hinzuzufügen. Jede Person mit einer geschäftlichen oder privaten E-Mail-Adresse kann so Platz am virtuellen Team-Schreibtisch nehmen – mit vollem Zugriff auf Chats, Meetings, digitale Assistenten, Anwendungen von Drittanbietern und Dateien.
3. Digitale Assistenten machen das Leben leichter
Künstliche Intelligenz spielt in Microsoft Teams, genauso wie in vielen anderen Microsoft-Lösungen, eine immer größere Rolle. Digitale Assistenten wie Chatbots vereinfachen unseren Arbeitsalltag, indem sie beispielsweise Auskunft über die aktuelle Verkehrslage geben oder Fragen zur Nutzung von Teams selbst beantworten. Und falls es für ein Problem noch keinen passenden digitalen Assistenten gibt: Neue Bots lassen sich auch erstellen.
4. Für jede Abstimmung der passende Kommunikationsweg
Jedes Anliegen erfordert eine bestimmte Form der Kommunikation: Komplexe Anliegen können in 100 E-Mails erörtert werden – oder in fünf Minuten am Telefon. Gleichzeitig ist nicht jede Frage so dringend, dass man durch einen Anruf den Kollegen in einer konzentrierten Arbeitsphase stören möchte. Teams bietet aus diesem Grund verschiedene Möglichkeiten für den Austausch im Team: Einen Stream, in dem Informationen mit allen geteilt und Threads für verschiedene Themen gestartet werden können. Einen Chat für kurze, informelle Abstimmungen – zu zweit oder in kleinen Gruppen. Und die Möglichkeit für Telefonate und Videokonferenzen durch die Integration von Skype for Business.
5. Aktivitäten-Protokoll für den besseren Überblick
Von Facebook und Twitter kennen wir es schon lange: Eine Übersicht der Dinge, die passiert sind, während wir nicht online waren. Diese Funktion bietet auch Microsoft Teams – ein Stream zeigt die Aktivitäten in einem Team seit dem letzten Öffnen der Anwendung. Das ist besonders praktisch, wenn Kollegen beispielsweise einen Tag außer Haus, auf einer Veranstaltung, beim Kunden oder einfach nur lange in einem Meeting waren. Das Aktivitäten-Protokoll macht es leicht nachvollziehbar, was seitdem in einem Workspace passiert ist. So verliert niemand den Überblick.
6. Struktur auch bei komplexen Projekten und Teams
Der Informationsaustausch und die Konversationen werden in Microsoft Teams in sogenannten Kanälen gebündelt – dort laufen die Informationen zu einem bestimmten Thema oder Projekt zusammen. Das strukturiert die Informationsvielfalt und schafft Übersichtlichkeit. Außerdem können Kanäle so auch von Kollegen ausgeblendet werden, die zwar zum Team gehören, aber an einem Thema nicht mitarbeiten.
7. Co-Authoring so einfach wie nie
Wer hat den aktuellen Stand der Präsentation? Wer arbeitet in welcher Reihenfolge daran? In welchem Ordner habe ich das Dokument gespeichert? All diese Fragen stellen sich durch die Co-Authoring-Funktionen von Word, Excel und PowerPoint nicht mehr. In Microsoft Teams ist dazu noch nicht einmal mehr das Wechseln der Anwendung notwendig: Dokument einfach hochladen und schon steht es den Kollegen zur Verfügung, kann bearbeitet und aktualisiert werden. Damit greifen alle jederzeit auf die aktuellste Version zu.
8. Teams auch unterwegs immer #mitdabei
Beinah alle Anwendungen der Produktivitätssuite Office 365 sind auch als App für mobile Endgeräte verfügbar – so auch Microsoft Teams. Damit ist das Team immer #mitdabei – unterwegs, auf Veranstaltungen, im Taxi und natürlich im Herzen 😉
9. Einfaches Auffinden von Informationen über die Suchfunktion
Als zentraler Hub für die Zusammenarbeit im Team kommen in der Anwendung schnell sehr viele Dokumente, Absprachen, Präsentationen und Konzepte zusammen. Damit die Informationen auch zu einem späteren Zeitpunkt gut auffindbar sind, verfügt Microsoft Teams über eine Suche über alle Kanäle hinweg: In der Übersicht werden alle Treffer mit dem Suchbegriff angezeigt, per Klick öffnet sich die Detailansicht aus der jeweiligen Konversation – ohne, dass die Suchergebnisse geschlossen werden.
10. Alle Inhalte zum Greifen nahe: Integration von Drittanbietern
Nicht nur das Teilen von Inhalten aus anderen Microsoft-Anwendungen, sondern auch von mehr als 150 anderen Anbietern ist ganz einfach möglich: Durch Erweiterungen lassen sich, ähnlich wie Dokumente, Bilder oder auch Emojis, einfach YouTube-Videos, Wikipedia-Artikel, News oder beispielsweise Orte teilen. Auch Umfragen mit Polly oder Projektmanagement-Lösungen mit Trello lassen sich einfach in die Team-Arbeitsumgebung integrieren.
11. Teams-Kanäle direkt per E-Mail adressieren und Verläufe teilen
Jeder Kanal in Microsoft Teams hat eine eigene E-Mail-Adresse – jede Nachricht an diese Adresse wird automatisch im Stream geteilt. So ist es beispielsweise einfach möglich, Teammitglieder über einen aktuellen Diskussionsstand zu informieren, der für alle relevant ist.
12. Weil (Zusammen)Arbeit einfacher ist, als je zuvor
„Zusammenkommen ist ein Beginn, Zusammenbleiben ein Fortschritt, Zusammenarbeiten ein Erfolg“. Teams gehört die Zukunft unserer Arbeitswelt. Und diese Teams brauchen zeitgemäße Werkzeuge für die Zusammenarbeit. Microsoft Teams ergänzt seit einem Jahr die breite Werkzeugpalette von Microsoft für Unternehmen und Organisationen um einen digitalen Arbeitsplatz, der jegliche Kommunikation im Team, vom Teilen von Dokumenten und Wissen über Termine und Absprachen, bündelt. Um genau diese Kollaboration zu erleichtern, ist Microsoft Teams tief in Office 365 integriert, das weltweit mehr als 1,2 Milliarden Menschen nutzen. Mit Microsoft Teams geben wir all diesen Menschen sowie modernen, mobilen Teams das ideale Werkzeug für Kollaboration an die Hand und ermöglichen allen Mitgliedern, selbstbestimmt zu entscheiden wie sie arbeiten möchten – auf Basis länderübergreifender Zusammenarbeit und Kommunikation in kultureller Vielfalt und demografischer Diversität.
Weitere Informationen zu Microsoft Teams als zentrales Tool für die Zusammenarbeit findet ihr hier im Webcast.
Ein Beitrag von Jörg Petter,
Business Lead Microsoft 365 Enterprise & Microsoft Teams bei Microsoft Deutschland
