Das vergangene Jahr hat uns gezeigt, wie wichtig es insbesondere in einer hybriden Arbeitswelt ist, in Kontakt zu bleiben und Distanzen virtuell zu überwinden. Ob interne Veranstaltungen mit der Belegschaft oder Konferenzen mit Kunden und Partnern – Austausch und Interaktion finden heute vor allem auf digitalen Kollaborationsplattformen wie Microsoft Teams statt. Wir sind davon überzeugt, dass Online- und hybride Meetings auch in Zukunft ein selbstverständlicher Teil unserer täglichen Arbeit bleiben. Wie ihr ein Teams-Meeting einfach und erfolgreich vorbereiten, planen, durchführen und für alle zugänglich macht, zeigen wir in diesem Beitrag.
Für große Veranstaltungen mit bis zu 20.000 Teilnehmer*innen[1] gibt es Microsoft 365 Live Events in Teams oder Yammer. Bei dieser Art der virtuellen Veranstaltung im Broadcast-Stil bleibt das Publikum eher passiv und rezipiert vor allem die präsentierten Inhalte. Eine neue Möglichkeit für interaktivere Formate haben wir kürzlich auf der Ignite vorgestellt: Ihr könnt mit Teams in Kürze auch interaktive Webinare mit bis zu 1.000 Personen innerhalb und außerhalb der eigenen Organisation durchführen. Die Funktion wird im ersten Halbjahr 2021 eingeführt.
Für interne Team-Meetings, Brainstormings oder Diskussionsrunden eignen sich Teams-Besprechungen: Diese Meetings könnt ihr interaktiver gestalten, alle Teilnehmer*innen können per Webcam und Mikrofon in den Austausch gehen. Zudem entwickeln wir stetig neue Funktionen, die Teams-Besprechungen dynamischer und zugänglicher machen. Dazu gehören z.B. der Zusammen-Modus, die Gruppenräume oder PowerPoint Live in Microsoft Teams. Aktuell können bis zu 300 Personen an einer Teams-Besprechung teilnehmen. Im Folgenden stellen wir euch die Grundlagen für Online-Meetings vor, ausführliche Informationen findet ihr in unserem Guide.
1. So plant ihr euer Online-Meeting
Nach dem Öffnen von Teams findet ihr auf der rechten Seite den Menüpunkt Kalender. Nun klickt ihr auf Neue Besprechung und fügt einen prägnanten Titel hinzu, damit eure Kolleg*innen sofort wissen, um welche Art von Termin es sich handelt. Als Organisator*in des Meetings könnt ihr in den folgenden Schritten die Teilnehmenden hinzufügen und in der Menüleiste am oberen Rand unter Terminplanungs-Assistenten nachschauen, ob sie zum gewählten Termin verfügbar sind. Sollte es bereits einen Teams-Raum geben, könnt ihr ihn unter Kanal hinzufügen auswählen. Im Anschluss klickt ihr auf Senden – die Teilnehmenden erhalten die Einladung per E-Mail. In den Besprechungsoptionen könnt ihr als Organisator*in festlegen, welche Teilnehmenden sich direkt zuschalten und welche Personen das Meeting über den Wartebereich betreten können. Ebenfalls ist es möglich, die Teilnehmenden festzulegen, die Inhalte teilen oder die Stummschaltung eigenständig aufheben dürfen.
Tipp 1: Damit sich alle gut auf den Termin vorbereiten können, fügt die Agenda einfach als Besprechungstext ein oder verlinkt relevante Ressourcen.
Tipp 2: Fans von Outlook können Teams-Besprechungen auch über den bekannten Kalender in Outlook planen.
2. Alles vorbereitet für euer Online-Meeting?
Bevor ihr euer Teams-Meeting startet, solltet ihr die Computereinstellungen einrichten. Klickt in Teams auf euer Profilbild oben rechts und wählt die Einstellungen aus. In der linken Navigationsleiste findet ihr den Punkt Geräte. Unter Audiogeräte könnt ihr nun eure Audiogeräte konfigurieren und weiter unten die Kamera festlegen. Habt ihr die Schritte vollzogen, empfiehlt sich der Klick auf das Feld Testanruf, um das Setting zu überprüfen.
3. Eingewählt? So führt ihr euer Online-Meeting durch
Teams-Besprechungen bieten euch vielfältige Möglichkeiten, miteinander zu kommunizieren oder z.B. das Gesprochene für Teammitglieder aufzuzeichnen, die nicht teilnehmen können.
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- Um ein Protokoll zu erstellen, öffnet einfach das Meeting im Teams-Kalender per Doppelklick. In der oberen Leiste könnt ihr entweder den Reiter Besprechungsnotizen auswählen oder über das +-Symbol nach OneNote suchen und in dem neuen Fenster ein Notizbuch anlegen. Alle Teilnehmenden können nun in dieser Registerkarte arbeiten.
- Um ein Meeting aufzuzeichnen oder Live-Untertitel hinzuzufügen, startet das Meeting und klickt auf die drei Punkte in der oberen Leiste. Wichtig: Bevor ihr aufzeichnet, fragt alle Teilnehmenden nach ihrem Einverständnis. Nachdem ihr das Meeting beendet habt, steht die Aufzeichnung auf OneDrive und SharePoint zur Verfügung. Für externe Gäste müssen die aufgezeichneten Inhalte explizit freigegeben werden.
- Per Klick auf den Punkt Teilnehmer anzeigen könnt ihr die Liste der Teilnehmenden einsehen und herunterladen. Sollte eine Person sich noch nicht im Meeting befinden, könnt ihr mit einem weiteren Klick auf Teilnehmeranfrage sicherstellen, dass sie eine Erinnerung bekommt. Über diese Funktion könnt ihr auch spontan Teilnehmer*innen in eine laufende Besprechung einladen.
- Um während des Meetings Inhalte wie beispielsweise eine Präsentation mit den anderen Teilnehmenden zu teilen, klickt in der oberen rechten Ecke auf Inhalte freigeben. Im nächsten Schritt habt ihr die Wahl, ob ihr ein Dokument, ein bestimmtes Tool oder euren gesamten Bildschirm teilen möchtet. Den freigegebenen Inhalt erkennt ihr daran, dass sich ein roter Rahmen um den Bildschirm bzw. das Fenster legt.
- In der Desktop-App von Microsoft Teams ist es als Organisator*in möglich, die Teilnehmenden in Kleingruppen aufzuteilen, beispielsweise für Brainstormings oder Diskussionen, und zwischen den Gruppen hin und her zu springen. Klickt dafür nach Start des Meetings im oberen Reiter auf Gruppenräume. Dort könnt ihr entscheiden, wie viele Räume erstellt werden sollen.
4. Nicht vergessen: Pausen einhalten
Nun seid ihr schon so weit gekommen, doch wir müssen euch sagen: Die wahre Herausforderung in einem Online-Meeting ist nicht das technologische Handwerkszeug. Es geht vielmehr darum, die Konzentration der Teilnehmenden hochzuhalten. Online-Events sind anstrengend – auch, wenn ihr euch vom heimischen Sofa einwählt. Deshalb empfiehlt es sich, die Sessions möglichst kurz zu halten und ein Meeting auf maximal 30 bis 45 Minuten zu beschränken. Sollte sich ein längeres Meeting nicht vermeiden lassen, sind regelmäßige Pausen wichtig.
Tipp: In Outlook könnt ihr die Standardterminlänge definieren und für alle Besprechungen festlegen, dass sie früher beendet werden – so werden Meetings von weniger als einer Stunde automatisch fünf Minuten kürzer eingestellt, Termine von mehr als einer Stunde enden zehn Minuten früher. Einstellen könnt ihr das in Outlook über Datei > Optionen > Kalender > Kalenderoptionen „Verkürzen von Terminen und Besprechungen – Früher beenden“.
Interaktive Elemente können für Abwechslung sorgen, um die Teilnehmenden vor dem inneren Abschalten zu bewahren – das gelingt beispielsweise mit Hilfe von Apps für Teams-Besprechungen. So könnt ihr beispielweise mit Polly Umfragen in Meetings durchführen, die Ergebnisse könnt ihr euch live ansehen. Bevor ihr jedoch das erste Meeting durchführt, solltet ihr die Abläufe einmal ausprobieren. Dabei spielt es keine Rolle, ob es um interaktive Elemente geht oder ihr die Moderation übernehmt – Übung gibt euch Sicherheit und Selbstvertrauen.
5. So gestaltet ihr das Teams-Meeting barrierefrei
Um allen Teilnehmenden gerecht zu werden und das Meeting so produktiv wie möglich zu gestalten, solltet ihr für einen barrierefreien Zugang sorgen. Dabei empfiehlt es sich, schon im Vorfeld mit den teilnehmenden Personen zu sprechen und in Erfahrung zu bringen, wie ihr euer Meeting individuell auf alle Teilnehmenden anpassen könnt. In diesem Beitrag haben wir euch dafür sieben praktische Tipps zusammengestellt.
Fünf Tipps für ein erfolgreiches Teams-Meeting
Je größer die Runde ist, desto unübersichtlicher kann es ohne Vorbereitung werden. Folgende Tipps helfen euch dabei, das Meeting besser zu strukturieren:
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- Fokus auf das Meeting: Schließt die anderen Tabs und setzt den Status auf „Nicht stören“.
- Mikrophon stumm: Hintergrundgeräusche sind unangenehm und können die Kolleg*innen stören.
- Kamera an: Sich gegenseitig zu sehen, lockert die Atmosphäre auf.
- Aktiv einbringen: Ein Online-Meeting lebt von Austausch und Diskussion – dafür müsst ihr euch nicht immer zu Wort melden, Beteiligung ist auch über den Chat oder „Live Reactions“ (Emojis) möglich.
- Handheben: Gerade in Diskussions-intensiven Meetings fällt man sich schnell ins Wort. Nutzt die Handheben-Funktion, um die/den Moderator*in darauf aufmerksam zu machen, dass ihr euch beteiligen möchtet.
- Feedback geben: Durch die räumliche Trennung sind die Organisierenden auf eine Rückmeldung angewiesen, das könnt ihr z.B. mit Emojis oder auch der Handheben-Funktion geben.
Weitere Informationen zu der Planung und Durchführung eines virtuellen Meetings mit Microsoft Teams findet ihr hier.
Ein Beitrag von Marie-Thérèse Fontaine
Produkt Marketing Manager Microsoft Teams bei Microsoft Deutschland
[1] bis 30. Juni 2021. Weitere Informationen gibt es hier: https://docs.microsoft.com/de-de/stream/live-event-m365
