Es ist so weit: Die lang ersehnten Breakout Rooms in Microsoft Teams sind verfügbar. Von nun an haben Meeting Organisator*innen mit der Funktion Gruppenräume die Möglichkeit, Meeting Teilnehmer*innen in kleinere Gruppen aufzuteilen, um Brainstorming Sessions oder Diskussionen in Arbeitsgruppen durchzuführen. Organisator*innen können einfach zwischen den Gruppenräumen hin- und herspringen, Ankündigungen in allen Räumen gleichzeitig machen und alle jederzeit zum Hauptmeeting zurückholen. Alle Meeting-Assets, wie z. B. Meeting-Dateien, Whiteboards, Aufzeichnungen und Transkripte, stehen den Organisator*innen zur Überprüfung und Nutzung zur Verfügung.
Wie erstelle ich Gruppenräume in Microsoft Teams?
Organisator*innen einer Besprechung können Gruppenräume in Microsoft Teams über den Desktop-Client erstellen. Über die Raumeinstellungen können jedem Raum Teilnehmer*innen zugewiesen werden – entweder automatisch, wenn es schnell gehen soll oder manuell, wenn konkrete Gruppen vorgesehen sind. Insgesamt können dabei bis zu 50 Räume erstellt werden.
Sobald die Gruppenräume erstellt wurden, erscheint das zugehörige Fenster „Gruppenräume“ auf der rechten Seite. Hier können die Räume verwaltet werden, z.B. können den verschiedenen Räumen individuelle Namen gegeben werden, Räume können nach Bedarf neu erstellt und gelöscht werden.
Anschließend können Moderator*innen zwischen den Räumen wechseln, um selbst an einzelnen Sessions teilzunehmen. Sollten Teilnehmer*innen in einem falschen Gruppenraum gelandet sein, besteht stets die Möglichkeit diese nachträglich anderen Gruppen hinzuzufügen.
Organisator*innen eines Meetings haben die Möglichkeit Ankündigungen in allen Breakout Rooms gleichzeitig zu machen und die Teilnehmenden jederzeit in das Hauptmeeting zurückzuholen.
Am Ende der Breakout Sessions werden diese durch die Moderator*innen geschlossen. Daraufhin kehren alle Teilnehmer*innen automatisch wieder in das Hauptmeeting zurück.
Weitere Funktionen wie z.B. das Erstellen von Gruppenräumen bereits vor Meeting Beginn folgen im kommenden Jahr.
Wofür nutze ich Gruppenräume in Microsoft Teams?
Die Funktion Gruppenräume in Microsoft Teams stellt eine praktische Lösung dar, spontane (oder geplante) Sitzungen in kleineren Runden möglich zu machen, mühelos und parallel zum eigentlichen Meeting. In den Gruppen können die Teilnehmer*innen die gewohnten Teams Features nutzen, die virtuelle Besprechungen inklusiver und interaktiver machen. Während sie beispielsweise in einem Gruppenraum diskutieren können sie sich in einem virtuellen Café im Zusammenmodus befinden, oder das Microsoft Whiteboard heranziehen, um ihre Ideen festzuhalten.
Sämtliche in den Gruppenräumen erstellten Inhalte wie Chatverläufe, Whiteboards oder andere Dokumente sind dabei nach wie vor verfügbar und die Teilnehmer*innen können ihre erarbeiteten Ergebnisse direkt präsentieren.
Weitere Informationen zur neuen Microsoft Teams Funktionen inkl. einer kurzen Demo kann man diesem Video zur Ignite 2020 entnehmen.
Ein weiteres Anwendungsszenario ist der Einsatz von Breakout Rooms in Bildungseinrichtungen. Durch die Möglichkeit Schüler*innen in Gruppenräume einzuteilen und sie gleichzeitig wieder in die Hauptbesprechung zurückzuholen ohne dass sie selbst etwas tun müssen, geht keine wertvolle Unterrichtszeit verloren. Außerdem fördert das die Interaktivität im virtuellen Unterricht. Schüler*innen können in den Gruppenräumen das Whiteboard verwenden und ihren Bildschirm freigeben. Mehr Beispiele für die Nutzung von Gruppenräumen in Bildungseinrichtungen gibt es hier.
Wie kann ich an Breakout Rooms in Microsoft Teams teilnehmen?
Die Teilnahme an Breakout Rooms in Microsoft Teams ist über die Desktop-, Web- und Mobile-Version möglich. Es sollte sichergestellt werden, dass das neue Meeting Erlebnis aktiviert ist. Das sehen Nutzer*innen in ihren Microsoft Teams Einstellung unter „Allgemein“. Dort kann man das neue Meeting Erlebnis aktivieren. Außerdem sollten die neuesten Tool Updates gemacht werden.
Mehr zu Online-Besprechungen mit Teams und der richtigen Konferenzraumausstattung gibt es in diesem Webinar.
Ein Beitrag von Marie-Thérèse Fontaine
Produkt Marketing Manager Microsoft Teams bei Microsoft Deutschland
