Die Zukunft der Arbeit ist hybrid – dies ist eine Tatsache, die sich nicht mehr leugnen lässt. Doch wie können wir Meetings in dieser neuen Arbeitswelt so gestalten, dass alle Teilnehmer*innen – egal, ob vor Ort oder virtuell – gleichberechtigt eingebunden werden? Dieser Frage geht gerade eine Gruppe an Microsoft-Mitarbeiter*innen auf den Grund.
Im November 2020 beschlagnahmten Greg Baribault, ein Produktverantwortlicher für Microsoft Teams, und seine Kollegin Shiraz Cupala zwei Räume im Hive, einem speziellen Bereich auf dem Microsoft-Campus in Redmond, der für die Entwicklung von Prototypen genutzt wird. Der Plan der beiden: den Konferenzraum der Zukunft zu entwerfen, in dem Teilnehmer*innen vor Ort und virtuell gleichberechtigt zusammenarbeiten können. Die Erwartungen waren hoch: Wären sie erfolgreich, hätten sie das Potenzial, nicht nur Arbeitsmeetings zu verändern, sondern die grundlegende Art und Weise, wie Menschen aus verschiedensten Gruppen zusammenarbeiten.
Das Projekt schritt schnell voran – und die beiden billigen Klapptische, die zunächst die Ausgangsbasis der Überlegungen bildeten, wichen Platten aus Wellpappe, aus denen das Team bewegliche Wände und provisorische Möbel in verschiedenen Formen und Größen bauten. Sie testeten PowerPoint-Präsentationen, um feststellen zu können, was die einzelnen Menschen im Raum sehen können und was nicht. Schon bald kamen weitere Mitarbeiter*innen aus dem gesamten Unternehmen zum Hive – von Forscher*innen, Ingenieur*innen und Marketing-Kolleg*innen bis hin zu Microsoft Teams-Produktentwickler*innen und Hardware-Designer*innen. Alle packten mit an: Einige bauten die Möbel. Andere nahmen die Rolle von Meeting-Teilnehmer*innen ein, die die Ideen auf Herz und Nieren testeten. Wieder andere probierten verschiedene Audio-Setups aus.
„Wir haben kollaborativ und offen darüber diskutiert, was wir tun können“, so Baribault. Auch Kolleg*innen aus den Gebäudemanagement- und Digitalteams arbeiteten Hand in Hand mit der Hive-Crew. Sie kümmerten sich um den eigentlichen Aufbau von Video und Ton und sorgten dafür, dass alle Beteiligten mit den Gegebenheiten von Arbeitsplätzen vertraut waren, um sicherzustellen, dass das Endergebnis etwas war, das nicht nur Microsoft, sondern auch Kunden tatsächlich umsetzen können.
Das Team kam während der Pandemie zusammen, um sich auf eine Zukunft vorzubereiten, die gerade anbricht: eine hybride Ära, in der alle Mitarbeiter*innen unabhängig von ihrem Aufenthaltsort die gleichen Voraussetzungen haben müssen. Viele Unternehmen reagieren auf diese Veränderungen und erkennen die Notwendigkeit, ihre Arbeitsbereiche zu überdenken und neu zu gestalten – und dass der Arbeitsalltag sich grundlegend verändert hat, belegen Zahlen: So verbringen Menschen 148 Prozent mehr Zeit pro Woche in Microsoft Teams Meetings als vor der Pandemie, und 66 Prozent der Entscheidungsträger*innen in Unternehmen erwägen eine Umgestaltung ihrer Räumlichkeiten, um hybriden Arbeitsumgebungen besser gerecht zu werden.
Microsofts Vision von der Zukunft der Hybridarbeit
Verschiedene Teams innerhalb des Unternehmens haben sich zusammengetan, um einen Prototyp für neue Arbeitsbereiche und Schnittstellen zu entwickeln, die die Zusammenarbeit für Mitarbeiter*innen vereinfachen – egal, ob diese sich vor Ort aufhalten oder woanders. In der Bildergalerie zeigen wir einige der Möglichkeiten, wie diese Prototypen im Laufe der Zeit in Microsoft Teams Rooms integriert werden sollen.
Damit hybrides Arbeiten wirklich gleichberechtigt möglich ist, müssen die Ideen nicht nur in der Theorie, sondern vor allem auch in der Praxis umsetzbar sein. Meetings müssten inklusiver werden. Viele von uns haben bestimmt schon einmal erlebt, dass die virtuelle Zusammenarbeit von verpixelten Webcambildern und schlecht gewählten Bildausschnitten geprägt ist. In der Ära von Hybrid Work sollte niemand mehr bei Meetings zurückstecken müssen, egal ob sie vor Ort oder von unterwegs stattfinden. Um dieses Versprechen einzulösen, musste das Hive-Team nicht nur die physischen Besprechungsräume neu konzipieren, sondern auch die gesamte digitale Erfahrung der virtuellen Kommunikation und Zusammenarbeit neugestalten.
„Das Risiko bei hybriden Meetings besteht darin, dass Teilnehmer *innen vor Ort zu anonymen Gesichtern in einem Raum werden, während Teilnehmende, die sich virtuell zuschalten, ins Leere sprechen und nicht wissen, ob sie gesehen oder gehört werden oder wie sie sich einbringen können“, sagt Jaime Teevan, Chief Scientist bei Microsoft. „Wenn die Dinge wieder zur alten Normalität zurückkehren, haben wir eine einmalige Gelegenheit verpasst, eine neue und bessere Zukunft der Arbeit zu schaffen.“
Wie wir Forschung in Produkte verwandeln
Nach Vorstellung des Hive-Teams sollen Meetings in Zukunft es allen Teilnehmer*innen unabhängig von ihrem Aufenthaltsort ermöglichen, miteinander zu interagieren, mitzugestalten und Ideen in Echtzeit auszutauschen. In dieser Idealvorstellung sollen sich die Teilnehmenden auf Augenhöhe begegnen und zu jeder Zeit wissen, wer spricht und wo im Raum er oder sie sich befindet. Dabei können alle dieselben virtuellen Whiteboards verwenden und auf Notizen und Chats zugreifen.
Im Laufe der Zeit schlossen sich immer mehr Kolleg*innen dem Hive-Team an und überlegten, welche neuen Raumkonfigurationen, neuen Produkte und neuen Funktionen der Microsoft Teams-Software ihnen dabei helfen könnten, ihre Vision zu verwirklichen. Kolleg*innen aus dem Project Malta, eine Gruppe von Microsoft Research-Wissenschaftler*innen, die sich mit hybriden Meeting-Konfigurationen befassten, stützten sich auf jahrzehntelange Forschungsarbeiten von Microsoft und anderen Unternehmen. Viele dieser Forschungsergebnisse – die sich über Themenfelder von Telepräsenz bis hin zu Blickkontakt erstrecken – lieferten wichtige Erkenntnisse. Trotzdem gingen diese Erkenntnisse in den meisten Fällen nicht über die Theorie oder erste Prototypen hinaus, bis die Pandemie die Dringlichkeit erhöhte, die Zukunft der Arbeit neu zu denken. „Vieles von dem, was wir jetzt tun, ist, an frühere Erkenntnisse anzuknüpfen – in einer neuen Welt, die sich völlig verändert hat“, sagt Kori Inkpen, eine leitende Forscherin bei Microsoft und Leiterin des Project Malta.
Ein Projekt namens IllumiShare aus dem Jahr 2012 – eine einfache Videodemo, in der zwei Spieler*innen virtuell eine Partie Tic-Tac-Toe spielen – ließ schon damals ahnen, wie die immersive Zusammenarbeit der Zukunft aussehen kann. Damals gab es Studien über die kognitive Ermüdung, die durch das Hören mehrerer Stimmen aus einem einzigen Lautsprecher hervorgerufen wird, und Abhandlungen über die Bedeutung des Blickkontakts für die Förderung des Gefühls, sich miteinander verbunden zu fühlen.
Tatsächlich haben Forscher*innen bei Microsoft schon seit den frühen 90er Jahren virtuelle Meetings zum Gegenstand ihrer Forschung gemacht: „Viele dieser frühen Forschungsergebnisse fließen in das ein, was wir jetzt tun“, sagt Abigail Sellen, Kognitionswissenschaftlerin und stellvertretende Direktorin bei Microsoft Research Cambridge UK. 1991 arbeiteten Sellen und der Microsoft-Forscher Bill Buxton, beide Pioniere auf dem Gebiet der Mensch-Computer-Interaktion, an einem Videokonferenzsystem, das ein Gespräch am runden Tisch mit drei anderen Personen nachbildete, und zwar mit einfachen Lautsprechern und winzigen Schwarz-Weiß-Videobildschirmen, die nicht viel größer waren als Post-its. Heute arbeiten die Produktteams bei Microsoft daran, das gleiche Gefühl zu erzeugen, als würden sich Personen in Videokonferenzen links und rechts von einem selbst befinden. Dafür werden die Videos der Teilnehmer*innen, die sich virtuell in ein Meeting einwählen, auf Augenhöhe am unteren Rand des Bildschirms in einer horizontalen Ansicht angezeigt (diese Anordnung ist natürlicher und hilft bei der Blickführung). Außerdem werden intelligente Lautsprecher und 3D-Audio verwendet.
Eine kurze Geschichte der Zukunft der Zusammenarbeit
Mitglieder des Microsoft Research-Teams erforschen und prototypisieren seit drei Jahrzehnten innovative Formen der dezentralen Kommunikation. Die Bildergalerie gibt einen kurzen Überblick über ihre Innovationen.
Der Project Malta-Forscher John Tang weiß ein Lied davon zu singen, wie schwierig es ist, Meetings aus der Ferne abzuhalten. Der in Mountain View, Kalifornien, ansässige Tang war jahrelang das einzige Teammitglied, das virtuell mit Kori Inkpens Microsoft Research-Team in Redmond zusammenarbeitete – und damit war er auch die einzige Stimme, die bei Gruppenbesprechungen aus dem Lautsprecher kam. Im Jahr 2020 untersuchte Tang die Telearbeitserfahrungen von Menschen mit Behinderungen und leistete damit einen wichtigen Beitrag zur Entwicklung vieler der neuesten Teams-Funktionen. So hat sich gezeigt, dass die Möglichkeit, die Lippen der Teilnehmer*innen zu lesen, nicht nur Personen mit Hörbehinderung, sondern allen Besprechungsteilnehmenden hilft, Sprecher*innen besser zu verstehen, und dies die Ermüdung bei Videokonferenzen verringert, die dadurch entsteht, dass man alle Informationen über Audio erhält. „Das ist einer der Gründe, warum Videokonferenzen so viel anstrengender sind als persönliche Treffen, bei denen wir uns den sprechenden Personen zuwenden und die Lippen lesen können, was wir ganz intuitiv tun“, sagt er. Nun arbeitete Tang daran, diese Erkenntnisse in das hybride Meeting-Erlebnis der Zukunft einzubringen.
Blickkontakt – eine Herausforderung bei hybriden Meetings
Im Hive liefen die Bauarbeiten auf Hochtouren. Während die Tischgrößen und -formen sowie die Kamerapositionierung ausgetüftelt wurden, ersetzten Prototypen langsam die Pappmodelle. Es kamen intelligente Lautsprecher zum Einsatz, die mithilfe von Spracherkennung virtuellen Besprechungsteilnehmer*innen helfen sollten, herauszufinden, wer was sagt, sowie Kameras, die separate Ansichten von jeder Person im Raum lieferten.
Im April 2021 testete Inkpen im Hive einen Prototyp. Sechs Forscher*innen begaben sich in den Konferenzraum und spielten die Meeting-Teilnehmer*innen vor Ort. Cupala, der in seinem Auto saß und das Geschehen mit seinem Handy verfolgte, und Tang, der das Geschehen auf seinem Laptop von seinem Haus in Mountain View aus verfolgte, mimten die virtuellen Teilnehmenden. „Stellen Sie sich einen ganzen Haufen Freaks in einem Raum vor“, sagt Inkpen. „Wir gehen da rein und sagen: ‚OK, ich zeige auf John. Sieht es im Teams-Meeting so aus, als würde ich auf ihn zeigen? Kannst du erkennen, wer wen anschaut?'“.
Der Prototyp funktionierte für die Anwesenden vor Ort im Hive gut, aber für die Teilnehmenden, die dem Meeting virtuell zugeschalten waren, war er noch nicht ideal. Es waren nicht genügend Kameras installiert, und die Remote-Teilnehmenden waren für einige Teilnehmer*innen vor Ort nicht sichtbar. „Ich habe mich für die virtuellen Mitarbeiter*innen eingesetzt“, sagt Tang. „Alle vor Ort sagten, der Prototyp funktioniere großartig, aber wir versuchten zu vermitteln, dass es hier draußen nicht so großartig ist, und dass wir noch daran arbeiten müssen, um sicherzustellen, dass alle einbezogen werden.“
Im Vereinigten Königreich führten Kolleg*innen von Microsoft Research Cambridge, die ebenfalls zum Project Malta-Team gehören, eigene Studien durch und erstellten selbst Prototypen. In den laufenden Experimenten verwenden die Forscher*innen verschiedene Arten von Hardware als „Doubles“ für die virtuellen Teilnehmenden. Diese leichten, handelsüblichen Double-Roboter, die man sich als Videobildschirm auf einem Besenstiel auf Rädern vorstellen kann, ersetzen die statischen Bilder von virtuellen Teilnehmenden durch ferngesteuerte Videoaufnahmen. Die Forscher*innen testeten auch 55-Zoll-Surface-Hubs, die an verschiedene Stellen in einem Besprechungsraum gerollt werden können, damit sich die virtuellen Teilnehmer*innen hineinbeamen können.
Die Bedeutung der Vermittlung von Körpersprache in hybriden Meetings
Die Forschung hat immer wieder gezeigt, dass wir uns bei unserer Kommunikation auf subtile körperliche Signale verlassen. Je mehr die Technologie dazu beitragen kann, diese Signale zu übertragen, desto effizienter können hybride Meetings sein.
Abwechselnd sprechen
Eine der schwierigsten Situationen in Videokonferenzen ist die Frage, wann man das Wort ergreifen darf – denn was wir in einer Videokonferenz sehen und hören, unterscheidet sich von einem persönlichen Treffen. Sean Rintel, ein leitender Forscher bei Microsoft Research Cambridge, leitete eine groß angelegte Studie über die Erfahrungen von Microsoft-Mitarbeiter*innen bei Meetings während der Pandemie. Die Studie ergab, dass die häufigste Herausforderung bei virtuellen Interaktionen darin bestand, zu entscheiden, wer wann mit dem Reden dran ist. Faktoren, die dies erschweren, sind laut Microsoft-Forscher*innen unter anderem eine schlechte Audioqualität, das Unwissen, wie man selbst von anderen Meeting-Teilnehmenden gesehen und gehört wird, und die Tatsache, dass Gesten und Blicke verzerrt oder abgeschwächt werden. Zu den technologischen Lösungen, die Forscher*innen untersuchen, gehören die Integration von 3D-Audio, um eine natürlichere Klangbühne zu ermöglichen, und der Einsatz von KI, um parallele Chat-Gespräche zu kommentieren, damit es einfacher ist, gesprochenen und geschriebenen Nachrichten gleichzeitig zu folgen.
Zu Beginn der Pandemie stellte Microsoft fest, dass die Anzahl der parallelen Chat-Nachrichten in Teams-Besprechungen innerhalb von vier Monaten weltweit um das Zehnfache anstieg. Der parallele Chat bietet eine Reihe von Möglichkeiten, vom Stellen von Fragen bis hin zum Austausch von Links, Dateien, Zustimmung, Lob und Diskussionen. Natürlich können darin auch Witze gemacht und geplaudert werden. „Wir stellen fest, dass der Parallel-Chat vor allem von Personen genutzt wird, die sich normalerweise in Meetings nicht zu Wort melden“, sagt Teevan. Eine weitere Erkenntnis: Advait Sarkar, ein leitender Forscher bei Microsoft Research Cambridge, fand im Rahmen der groß angelegten Meeting-Studie heraus, dass Frauen doppelt so häufig wie Männer angaben, den Parallel-Chat für Fragen und Antworten in Meetings zu nutzen.
Der Parallel-Chat ist jedoch ein zweischneidiges Schwert. Er kann von einer Besprechung ablenken. Es gibt unterschiedliche Erwartungen in Bezug auf seine Nutzung und Formalität. Er ist eine Herausforderung für Menschen mit Lese- und Sehschwierigkeiten sowie für diejenigen, die Schwierigkeiten haben, Gefühle in schriftlicher Form zu interpretieren. Der parallele Chat kann mehr Beiträge ermöglichen, aber das Forschungsteam sagt, dass noch einiges getan werden muss, um sicherzustellen, dass er nicht von dem „Hauptmeeting“ ablenkt und gleichzeitig die Beiträge derjenigen, die ihn nutzen wollen, nicht ausgrenzt.
Während der Pandemie stieg die Nutzung von Chats in Meetings stark an, insbesondere bei einigen Personengruppen
Zurück beim Hive-Team, das sich nach viel Ausprobieren bereit gefühlt hat, ihren Prototypen auszuprobieren: Zwei Projektoren projizierten eine etwa sechs Meter hohe Videowand in den Raum, auf der die Agenda, gemeinsame Notizen, eine Präsentation und die Kolleg*innen, die sich virtuell ins Meeting eingewählt haben, zu sehen waren. „Jedes Mal, wenn jemand den Raum betrat und seine Kolleg*innen in Lebensgröße sah, konnte man sehen, wie sie einen ‚Wow!‘-Moment hatten“, sagt Cupala. „Die typische Videokonferenz-Ermüdung war wie weggeblasen. Es fühlte sich an, als ob wir tatsächlich zusammen wären.“ Aber es gab noch mehr zu tun. Cupala fährt fort: „Wir mussten noch an der Größe der virtuellen Video-Feeds der Teilnehmer*innen arbeiten, und eine gute virtuelle Ansicht der Teilnehmer*innen im Raum würde eine neue Technologie erfordern.“
Die Erkenntnisse aus dieser Übung, kombiniert mit jahrzehntelanger Forschung, fließen in die Entwicklungen von neuen Funktionen in Microsoft Teams ein – Funktionen, die darauf abzielen, dass hybrides Arbeiten tatsächlich funktioniert. Einige dieser neuen Funktionen wurden bereits eingeführt oder werden in den nächsten Monaten verfügbar sein. Beispielsweise wird es Funktionen geben, die den Blickkontakt und das Gefühl der Anwesenheit in einem Meeting für alle Teilnehmer*innen verbessern, egal ob sie persönlich oder virtuell arbeiten. Es gibt Tools, die Körpersprache erfassen und es Mitarbeiter*innen an entfernten Standorten ermöglichen, unkompliziert zusammenzuarbeiten und Anmerkungen zu machen – von virtuellen Whiteboards bis hin zu PowerPoint-Präsentationen.
„Es gibt viele Vorteile von virtuellen Meetings, die wir nicht verlieren, sondern weiterentwickeln wollen, wenn wir die Möglichkeiten von hybriden Besprechungen in Betracht ziehen“, sagt Teevan – von Transkriptionen über parallele Chats bis hin zur Möglichkeit, die Namen aller Teilnehmenden zu sehen. „In Zukunft geht es nicht nur darum, virtuelle Mitarbeiter*innen besser einzubinden, sondern auch darum, diese Vorteile aktiv zu nutzen“.
Ein Beitrag von Irene Nadler
Communications Manager Windows & Devices
