Die Cloud als Modernisierer des Ehrenamtes

Sie bringen Kindern das Schwimmen bei, begleiten Sterbende oder verteilen Essen an Alte und Kranke. Sie löschen Brände, unterstützen Flüchtlinge oder schützen die Umwelt. Etwas freiwillig für das Gemeinwesen zu tun, liegt deutschlandweit im Trend: Rund 31 Millionen Menschen in Deutschland engagieren sich ehrenamtlich in Vereinen, Verbänden, Initiativen oder Kirchen. Und es werden immer mehr. Das Spektrum ihres Engagements ist enorm, ihre gesellschaftliche Bedeutung immens. Sie übernehmen wichtige Aufgaben, die sonst häufig nicht erfüllt werden könnten. Selbst den Katastrophenschutz der Bundesrepublik Deutschland gewährleisten größtenteils ehrenamtliche Kräfte: Mitarbeiter des Technischen Hilfswerk (THW) oder im Deutschen Roten Kreuz (DRK) engagieren sich neben ihrem Beruf, dem Studium oder der Schule für Menschen in Not.

Bereits anhand dieser Zahlen lässt sich erahnen, welch organisatorischer Aufwand bei Non-Profit-Organisationen (NPOs) nötig ist, um die immer komplexer werdenden Aufgaben erfolgreich zu bewältigen. Um ehrenamtlich tätige Organisationen bei ihren Aufgaben zu unterstützen und ihre Arbeit, den Wissenstransfer oder Kommunikationswege effizienter zu gestalten, unterstützt sie Microsoft mit moderner IT-Infrastruktur, mobiler Hardware und Technologien aus der Cloud.

Helfen mit veralteten IT-Systemen? Nicht mit uns!

Die Anforderungen an das Informations-, Kommunikations- und Ressourcenmanagement sind bei großen wie kleinen Vereinen und Hilfsorganisationen genauso hoch, wie professionell geführten Unternehmen. Doch die strukturellen Rahmenbedingungen sind es vielfach nicht. Viele NPOs arbeiten noch immer mit veralteten oder unvereinbaren IT-Systemen. Die Koordination sämtlicher Prozesse stützt sich dabei auf eine heterogene Infrastruktur aus klassischen Telefonie-Lösungen, E-Mailsystemen und externen sozialen Netzwerken. Wichtige Informationen werden unstrukturiert in verschiedenen Quellen zur Verfügung gestellt und auf lokalen Servern gespeichert. Die ehrenamtlich Aktiven werden typischerweise über verschiedene Kommunikationswege angesprochen und für ihre Dienste eingeteilt – per Telefon, Mail oder sogar auf dem Postweg. Brief. Für die Helfer bedeutet dies einen immensen Aufwand, der extrem viel Zeit frisst.

Effiziente Gesundheitsvorsorge und interdisziplinäre Teamarbeit aus der Cloud

Die Organisation und Koordination von ehrenamtlicher Hilfe ist mitunter komplex. Ihre Abläufe sind so aufwendig, wie bei einem Unternehmen – oft geht es um Zeit. Mit der guten, alten Telefonkette und unübersichtlichen Einsatzplänen im Aufenthaltsraum ist es da längst nicht mehr getan. Genau wie bei Mobile Retter e.V. oder der Welthungerhilfe, die Prozesse und internationales Wissensmanagement mit Microsoft-Technologien revolutionieren.

Ein weiteres leuchtendes Beispiel für den Einsatz moderner Technologien, um Gutes zu tun, ist KRASS e.V. aus Düsseldorf:

KRASS e.V. ist eine dezentrale und schnell wachsende Non-Profit-Organisation, die durch kulturelle Bildung benachteiligte Kinder und Jugendliche unterstützt. Mit Mitarbeitern von Düsseldorf über Athen bis Shanghai ist eine enge und professionelle Zusammenarbeit über verschiedene Kontinente und Zeitzonen nur durch IT möglich. So helfen Microsoft Cloud-Technologien bei Antragsbearbeitung, Präsentationen, Kalender- und Terminfunktionen, Mitarbeiterkoordination, Austausch, Abstimmung und Kontakt.

Als Vorreiter für IT-Innovation gilt die Organisation Soup and Socks, die durch humanitäre Hilfe Flüchtlingskinder und Familien an den Flüchtlingsrouten und in den Camps in Südeuropa unterstützt. Durch den Einsatz von modernen Technologien in einer High-Tech-Werkstatt in einem provisorischen Flüchtlingscamp in Griechenland entwickeln talentierte Flüchtlinge und Fachkräfte aus Griechenland und aller Welt nicht nur Produkte, sondern Perspektiven. Zum Einsatz kommen neben den Microsoft-Technologien Office 365 und Skype for Business auch 3D-Drucker, 3D-Modelling oder Lasercutter. Darüber hinaus findet das Vereinsmanagement komplett digital in der Cloud statt.

Ein gelungenes Beispiel für die Entwicklung zur Digitalen Organisation sind die Schülerpaten Berlin. Diese setzen sich durch 1:1-Patenschaften zwischen Schüler/innen mit Migrationshintergrund und deutschsprachigen Ehrenamtlichen für mehr Chancengerechtigkeit im deutschen Bildungssystem ein. Die Paten geben einmal wöchentlich Nachhilfe bei den Schülern zuhause und sind Ansprechpartner bei Fragen im alltäglichen Leben sowie der Berufsfindung. Durch einen ausgeklügelten digitalen Matching-Prozess, der unter anderem Stadtteil und Schulfächer berücksichtigt, konnten seit 2010 bereits 500 Patenschaften etabliert werden.

Gemeinnützige Organisationen zu befähigen, noch mehr zu erreichen

Diese Beispiele und viele mehr zeigen: Cloud-Dienste von Microsoft modernisieren die Arbeitsstrukturen gemeinnütziger Organisationen in maßgeblichen Bereichen wie Kommunikation, Mobilität, Datensicherheit, Effizienzsteigerung und Datenanalyse. Zu den wirtschaftlichen Vorteilen von flexibel nutzbaren Cloud-Technologien zählen u.a. der Wegfall von Kosten für Pflege und Wartung technologischer Infrastrukturen. Einige Beispiele:

• Office 365: Der cloudbasierte Kommunikations- und Kollaborationsdienst ermöglicht gemeinnützigen Organisationen und ihren Mitarbeitern effizientere Kommunikationswege – auch zu freiwilligen Helfern und über räumliche Grenzen hinweg. Das schließt den Zugang zu freien E-Mailadressen oder Nutzung von Videokonferenzen ein.

• Azure: Egal ob für Datenanalysen, Speicherung von Daten oder für mehr Mobilität – die Cloud-Plattform Azure verschafft gemeinnützigen Organisationen mehr Effizienz und Wirkung sowie eine schier endlose Kapazität an Speichervolumen.

• Dynamics 365: Diese Businessanwendung unterstützt gemeinnützige Organisationen dabei, ihre Geschäftsprozesse zu optimieren. So bietet Dynamics 365 Lösungen für alle Kernprozesse, die in einer Organisation anfallen, wie die Verwaltung von Finanzen, die Projektkoordination oder der Beziehungspflege zu Spendern – auch von unterwegs aus.

• Power BI: Der Analysedienst sammelt, strukturiert und analysiert Daten. Das Programm setzt diese Daten in Grafiken um, so dass die Aktivitäten einer Organisation leichter kontrolliert und präsentiert sowie Vergleiche erstellt werden können.

• Enterprise Mobility & Security Suite: Viele Helfer setzen für ihre ehrenamtliche Tätigkeit eigene Computer und Smartphones ein. Damit die Sicherheit beim Datenaustausch mit ihren Organisationen dennoch gewährleistet ist, bieten diese Cloud-Dienste die nötigen Schutzmaßnahmen an.

Vielfältige Einsatzszenarien, um Gutes zu tun

Die Cloud als zentraler Anker für moderne Produktivität veranschaulicht, welch große Potenziale mit moderner Technologie freigesetzt werden können. Denn die zunehmend vernetzte, mobile und ortsunabhängige Nutzung von Informations- und Kommunikationstechnologie erfordert auch in vom Ehrenamt geprägten Organisationen neue Wege der Zusammenarbeit.

Doch so vielfältig das Ehrenamt in Deutschland auftritt, so vielseitig sind auch die Möglichkeiten, die sich durch den Einsatz moderner Cloud- und Mobiltechnologien ergeben. Effiziente Einsatzplanung ist nur eine davon. Mit dem Internet der Dinge und der rasant wachsenden Zahl vernetzter Geräte und Dinge kommen weitere Einsatzszenarien dazu, etwa in Bereichen wie Hausnotruf oder den Rettungsdiensten, wo die zunehmende Vernetzung medizinischer Geräte die Effizienz der Nothilfen dramatisch steigern kann.

Austausch, Dialog und Netzwerken: Unser Engagement für Non-Profit-Organisationen

Bereits seit 2008 stellt Microsoft über das IT-Portal Stifter-helfen Software-Spenden für Non-Profit-Organisationen (NPO) bereit, in diesem Jahr im Wert von 53 Millionen Euro an nahezu 8.000 NPOs. Um gemeinnützige Organisationen weltweit zu befähigen, noch mehr zu erreichen, hat Microsoft bereits im vergangenen Jahr sein Softwarespendenprogramm um Cloud-Dienste erweitert – und das mit durchweg positiver Tendenz: Bereits 2.000 Non-Profit-Organisationen in Deutschland nutzen Office 365 in der Microsoft Cloud.

Neben Software-Spenden setzt Microsoft gemeinsam mit Stifter-helfen auch auf den direkten Austausch mit Non-Profit-Organisationen und organisiert jährlich in der Hauptstadt-Repräsentanz den NPO-Tag, bei dem Dialog und Vernetzung im Mittelpunkt stehen:

Weitere Praxisbeispiele und Lösungen rund um das Thema Digitales Ehrenamt bei Microsoft finden Sie hier. Detaillierte Informationen zur Denkschrift „A Cloud for Global Good“ haben wir unter www.cloudpolitik.de zusammengefasst.