Schöne neue Arbeitswelt: So gehen Unternehmen beim hybriden Arbeiten voran
Die hybride Arbeitswelt ist vielfältig. Arbeitsformen und -modelle sind so verschieden, wie es die individuellen Bedürfnisse von Beschäftigen, Unternehmen und Kund*innen sind. Unternehmen jeder Größe und Branche zeigen, wie die digitale Transformation der Arbeitswelt gelingt. Wir stellen vor, wie unsere Kunden hybrid arbeiten.
Viele Unternehmen stehen an einem Wendepunkt, der genauso entscheidend ist, wie der plötzliche Wechsel ins Homeoffice zu Beginn der Pandemie: dem Übergang zu einer hybriden Arbeitswelt. Damit künftig alle unter optimalen Bedingungen, selbstbestimmt und flexibel arbeiten und teilhaben können, müssen Arbeitsprozesse grundlegend neugestaltet werden. Das geht über die passende Ausstattung im Homeoffice hinaus. Ein moderner Arbeitsplatz erfordert von Unternehmen, die dezentral arbeitende Belegschaft zu vernetzen und Mitarbeitende mit entsprechenden technologischen Lösungen auszustatten, die die hybride Zusammenarbeit erleichtern.
Unkomplizierter IT-Support dank moderner Hard- und Software bei Kulzer
Damit Unternehmen vom digitalen Wandel profitieren können, brauchen IT-Abteilungen Zeit und Ressourcen, um sich mit strategischen Fragen und Zukunftstechnologien auseinanderzusetzen. Darum war das weltweit tätige Dentalunternehmen Kulzer im Herbst 2020 auf der Suche nach einem passenden Anbieter, um seine Mitarbeitenden im Vertrieb mit einheitlicher, nutzungsfreundlicher Hard- und Software auszustatten und der IT damit mehr Zeit für die wichtigen Weichenstellungen zu geben.
Ziel war es, den Mitarbeitenden die für sie passenden Anwendungen umgehend per Mausklick zur Verfügung stellen zu können und alle Geräte mit einheitlichen Versionen der gleichen Standard-Software und identischer IT-Security auszustatten. Mit Hard- und Software aus einer Hand konnte Kulzer die Komplexität reduzieren und die Effizienz erhöhen: Alle Niederlassungen weltweit wurden auf Microsoft Surface Laptop 3 und Surface Laptop 4 umgestellt. Dank Microsoft Endpoint Manager mit Windows Autopilot müssen die Geräte nicht mehr durch die Hände der IT laufen, sondern können Beschäftigten auf Wunsch direkt nach Hause geschickt werden. Nach einem kurzen Installationsprozess einschließlich der standardisierten Kulzer-Konfiguration ist nach zwei Stunden alles einsatzbereit.
SAP: Unified Communications als Grundlage für weltweite Zusammenarbeit mit Microsoft Teams
Bei SAP wird schon seit mehr als zehn Jahren mit PC und Headset telefoniert statt mit Festnetztelefonen. Mit der Einführung der Microsoft-Lösung Lync im Jahr 2011 war damals die größte Herausforderung gemeistert und das Unternehmen profitiert bis heute davon. Microsoft Technologie sorgte für Flexibilität, lange vor der Corona-Pandemie und bevor andere vom Mobile Office redeten. Der frühzeitige Weg in Richtung Hybrid Work und die Bereitschaft der Mitarbeitenden, sich auf neue Technologien einzulassen, hat die Unternehmenskultur geprägt.
Als Microsoft 2019 erstmals bekannt gab, Skype for Business einstellen zu wollen, und schließlich der Corona-Ausbruch folgte, war der Wechsel zu Microsoft Teams bereits beschlossene Sache. Als dieser dann mit dem Beginn der Pandemie zusammenfiel, gab sie der Umstellung einen signifikanten Schub, da sie das Volumen der Video-Calls und Konferenzen geradezu explodieren ließ. Weltweit sind inzwischen über 150 Standorte mit nahezu 150.000 Anwender*innen und Geräten auf Teams-Telefonie umgestellt. Der größte Migrationsschritt am Campus Bangalore in Indien umfasste etwa 15.000 Anwender*innen und Geräte an einem Tag.
Microsoft Teams als Teil der weltweiten Energiewende: Windenergie-Spezialist ENERCON denkt Kollaboration neu
Das Telefon spielte beim Hersteller von Windenergieanlagen ENERCON ein zentrale Rolle in der Kommunikation. Die Bestellung, Lagerung und Konfiguration der Telefone waren jedoch mit einem hohen logistischen Aufwand verbunden. Dieser Zustand zeigte deutlich, dass Abläufe verschlankt und optimiert werden mussten.
Mit der Einführung von Microsoft Teams betrat ENERCON die Welt von Microsoft 365: Heute gibt es über 2.000 Teams für die interne und externe Projektarbeit und einen in Microsoft Teams integrierten InfoHub auf Basis von SharePoint mit allen wichtigen Informationen rund um die Cloud-Strategie. Rund 6.500 Endgeräte werden über den Endpoint Manager verwaltet. Die größte Veränderung brachte jedoch Enterprise Voice, das aktuell von rund 2.100 Nutzer*innen verwendet wird, Tendenz steigend. So gehören digitale Kommunikation und Kollaboration heute zum Arbeitsalltag bei ENERCON.
Tanzstudio Skyline: Arbeitsräume neu denken
Die Corona-Beschränkungen machten den Präsenzunterricht für das Tanzstudio Skyline unmöglich. Um weiterhin selbstbestimmt arbeiten zu können und das zu tun, was sie lieben, dachten die Tanzpädagog*innen Stephanie und Marcel Schlund das Konzept ihres Arbeitsraums neu. Sie registrierten sich mit nur wenigen Klicks für eine 90-tägige Testlizenz von Microsoft Teams, legten über Microsoft Azure Active Directory die Accounts für ihre 200 Tanzschüler*innen an und machten aus der Kollaborationslösung kurzerhand eine Unterrichtsplattform für Ballett und Co.
Die Neugestaltung ihrer Arbeitsprozesse ist erfolgreich: Das einst notdürftig aufgebaute Setup wurde immer weiter perfektioniert und so sie mit ihrem Konzept für ein hybrides Tanzstudio sogar Fördergelder einwerben. Heute sind fünf Kameras, zahlreiche Mikrofone sowie zwei große Monitore Teil ihres Studios, Bodenmarkierungen sorgen für die Einhaltung der Abstände. Über die Monitore kann die Gruppe vor Ort auch diejenigen sehen und hören, die – unabhängig von Corona – aus den unterschiedlichsten Gründen z.B. von zuhause oder aus dem Urlaub mittanzen. Zudem fördert Microsoft Teams den Austausch untereinander: Jeder Kurs hat seinen eigenen Teams-Kanal, über den Termine für die Stunden verschickt oder Videos für Feedback ausgetauscht werden. So bringt Teams die Tanzgruppen näher zusammen, auch wenn sie sich nicht am gleichen Ort befinden.
Die ganze Erfolgsgeschichte von Tanzstudio Skyline gibt es hier.
Röhm: Hybrides Arbeiten braucht integrative, digitale Technologie
Damit hybride Zusammenarbeit im Team erfolgreich ist, muss sichergestellt werden, dass jede Person gehört und gesehen wird – unabhängig davon, ob sie mobil arbeitet oder im Büro. Dazu ist neben der passenden Software eine integrative Raumgestaltung mit moderner Hardware zentral. Das weiß auch die Röhm GmbH, Hersteller von Plexiglas und seit 1907 Vorreiter in der Methacrylat-Chemie. In der Corona-Pandemie hat das mittelständische Unternehmen seine Digitalisierung vorangetrieben und eine „Cloud-First“-Strategie ausgerufen. Diese fokussiert sich auf den integrativen Plattformgedanken: So bietet Microsoft 365 für Röhm die geeigneten Lösungen zur Datenerhaltung, -verarbeitung und -analyse – sowohl in der Verwaltung als auch in der Produktion.
Röhm verwendet in seinen Meetingräumen zudem den neuen Surface Hub 2 S mit 85 Zoll. Das Großbild-Device wurde gezielt für den modernen Arbeitsplatz konzipiert, weshalb die Funktionsweise über die eines klassischen Konferenzraumgeräts hinaus geht. Für eine flexible und produktive Teamarbeit kann es dabei sowohl als digitales Whiteboard sowie als Meeting- und Kollaborationstool verwendet werden. Von der kabellosen Präsentation mit PowerPoint über standortübergreifende Besprechungen mit Teams bis zur Kollaboration mit dem Whiteboard setzt Röhm dabei den vollen Funktionsumfang der Microsoft-Tools ein. Von den Auszubildenden bis zu den Geschäftsführern kann die komplette Belegschaft zudem Surface Go Endgeräte nutzen und so jederzeit im Beruf und bei Schulungen teilhaben. So läuft nicht nur die hybride Zusammenarbeit im Team reibungslos. Die digitalen, integrativen Technologien helfen Röhm auch dabei, sich als attraktiver Arbeitgeber zu positionieren.
Skalierbar, flexibel und sicher – hybride Zusammenarbeit über Ländergrenzen hinweg bei Schleich
Mit seinen detailgetreuen und authentischen Tieren lässt Schleich seit 1935 Kinderaugen funkeln. Das einst lokale Konzept des Traditionsunternehmen wandelt sich: Mittlerweile vertreibt Schleich seine Produkte in über 70 Ländern und hat Standorte über den gesamten Globus verteilt. Um das Geschäft mit den Spieltieren zu internationalisieren setzt das Unternehmen auf eine Cloudlösung von Microsoft und sichert damit die Zusammenarbeit über Ländergrenzen hinweg – skalierbar, flexibel und mit starkem Fokus auf Datensicherheit.
Als Basis des hybriden Arbeitsplatzes wählte Schleich die Cloud-Plattform Azure und für die Sicherheit und das Identitätsmanagement die umfänglichen Features von Microsoft 365. Dadurch hat sich auch in der Zusammenarbeit einiges modernisiert. Lange waren Telefon und E-Mail das Mittel der Wahl für die Kommunikation untereinander. Mittlerweile bestimmt Microsoft Teams die interne Kommunikation im Innen- wie Außenbereich. SharePoint ist die zentrale Kommunikations- und Informationsplattform für alle Mitarbeitenden. Surface Hubs lösen Whiteboards ab. Zur Visualisierung von Daten und Generierung von Insights nutzt Schleich Power BI. Dadurch können alle flexibel arbeiten und teilhaben.
Für das von Tradition geprägte Unternehmen war es essentiell, alle Mitarbeitenden bei diesem digitalen Wandel mitzunehmen. Der Wissensstand bezüglich des Potenzials der Cloud war sehr unterschiedlich ausgeprägt. Schulungskonzepte, Leitfäden, Videos und Use Cases halfen dabei, die Vorteile cloudbasierten Arbeitens für alle greifbarer zu machen.
Durch den konsequenten Sprung in die Cloud ist die IT von Schleich nun flexibler denn je und kann die Business-Entscheidungen in einer hybriden Welt optimal unterstützen.
Ein digitales Zuhause für die Redaktionen bei Gruner + Jahr
Als die Büros bei Gruner + Jahr mit Beginn des Corona-Lockdowns zunächst leer bleiben mussten, arbeiteten die rund 2.000 Mitarbeitenden im Hamburger Stammhaus längst in der Cloud. Frühzeitig führte der Verlag den Modern Workplace mit Microsoft 365 ein – eine Entscheidung, die, bei einigen nach anfänglicher Skepsis, die Mitarbeiter*innen begeisterte und die Arbeitskultur nachhaltig veränderte.
Der Arbeitsalltag im Journalismus ist individuell. Journalist*innen sind viel unterwegs, machen Recherchen vor Ort, treffen Menschen für Interviews oder Fototermine. Sie arbeiten in Teams an großen Artikeln und stimmen diese in Redaktionssitzungen ab. Dementsprechend groß war der Wunsch nach mehr Flexibilität und Mobilität bei Kommunikations- und Kollaborationsprozessen bei den Mitarbeitenden des Verlagshauses.
2017 startete Gruner + Jahr mit der Einführung technologischer Lösungen und einem Wandel ihrer Arbeitskultur mit dem Ziel, die Zusammenarbeit im Verlag nachhaltig zu verändern und dadurch kreative Potenziale zu heben. Im ersten Schritt wurde deshalb die Arbeitsumgebung verändert: Neue großzügige Räume, ausgerichtet auf die Zusammenarbeit in flexiblen Teams entstanden. Und dann kam Microsoft 365 mit der cloudbasierten Kollaborationsplattform Microsoft Teams.
Seitdem hat sich die Zusammenarbeit bei Gruner + Jahr stark verändert. Microsoft Teams ist zum wichtigen Begleiter während des gesamten Entstehungsprozesses eines Artikels geworden – der Großteil der Kommunikation erfolgt über die Kollaborationsplattform.. Das Layout wird in Teams Meetings per Desktopfreigabe und hybrid abgestimmt. Die Schichtplanung erfolgt über Microsoft Planner Und Teams hat für die Redaktionen die Recherche deutlich vereinfacht: Um beispielsweise ein Interview zu führen, braucht es keine langwierige Terminsuche und Reiseplanung mehr. Ein Gespräch lässt sich auch unkompliziert im Rahmen eines Teams-Meetings per Web-App führen – so ist der Zugang zu Interviewpartner*innen für die Journalist*innen deutlich einfacher geworden.
Arbeitsweisen neu denken: Hybride Möglichkeiten für den Bankensektor
Spätestens seit der Corona-Pandemie möchten Mitarbeitende flexibler arbeiten, um Beruf und Privatleben besser zu vereinbaren – das gilt auch für Beschäftigte in der Finanzbranche. Moderne Tools wie Microsoft Teams und Microsoft Viva ermöglichen nicht nur flexible Zusammenarbeit im Team, sondern auch reibungslose Kommunikation mit den Kund*innen. Wie der Tag einer Bankangestellten in einer hybriden Arbeitswelt aussehen kann und wie moderne Kollaborationstools sie zwischen Büro und Homeoffice unterstützen, zeigen wir in diesem Video.
Besonders in einer streng regulierten Branche wie dem Bankenumfeld gilt es beim hybriden Arbeiten einiges zu beachten. Vor diesen Herausforderungen stand auch die Bausparkasse Schwäbisch Hall. Als es darum ging, während der Pandemie auf ein neues Kommunikationstool umzusteigen, kamen ihnen zwei Dinge zugute: der Mut, schnell und unbürokratisch Entscheidungen zu treffen, und eine gefestigte Unternehmenskultur, die offen für Innovationen ist. So wurde die komplette IT-Architektur umgestellt, sodass Microsoft Teams heute als Kollaborationsplattform und zentrale Schnittstelle für das moderne Arbeiten fungiert.
