„Come as you are and do what you love” – nach diesem Motto arbeiten wir bei Microsoft. Eine inklusive Unternehmenskultur entsteht aber nicht über Nacht, sondern muss sich entwickeln und aktiv gestaltet werden. Das erfordert den Einsatz aller. Zum Beispiel, indem wir gelernte Verhaltensweisen in unserer täglichen Arbeit immer wieder hinterfragen. So auch in den gerade jetzt so häufigen Videokonferenzen. Ich habe daher sieben Tipps – die mein Team und ich auch täglich selbst anwenden – wie man virtuelle Meetings inklusiver gestalten kann.
1. Kamera einschalten für sichtbare Reaktionen
Nicht jede und jeder mag die Kamerafunktion in Teams-Besprechungen oder Skype-Calls. Trotzdem plädiere ich dafür, das Video möglichst einzuschalten. Mimik und Gestik sind in jedem Gespräch wichtig, aber vor allem dann, wenn sie in räumlicher Distanz stattfinden. Außerdem können sie eine zusätzliche Hilfe für Menschen mit eingeschränktem Hörvermögen sein. Dabei ist es hilfreich, jeweils zu schauen, wann es sinnvoll ist, die Kamera einzuschalten und wann nicht, da es auch unnötig ablenken oder Druck erzeugen kann.
2. Check-in für den Überblick
Eine schöne Routine ist es, zu Beginn eines virtuellen Meetings alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer namentlich zu begrüßen. Es trägt dazu bei, dass sich alle „gesehen“ fühlen und gibt außerdem einen schnellen Überblick darüber, wer dabei ist. Das gilt insbesondere, wenn sich mehrere Personen zusammen in einem Raum eingewählt haben.
3. Chat nutzen für mehr Interaktion
Die Chat-Funktion dient als zusätzlicher Kommunikationskanal und kann die Interaktion der Teilnehmenden fördern. Wer die Sprechenden nicht unterbrechen möchte, kann im Chat Rückmeldung geben. Dadurch ist sichergestellt, dass alle zu Wort kommen können. Emojis unterstützen, ergänzen oder vereinfachen hier die Kommunikation. In unserem Team haben wir sogar feste Bedeutungen für bestimmte Emojis und Gesten festgelegt:
„Ich möchte etwas sagen“: Bei aktivierter Kamera einfach den Zeigefinger heben oder im Chat den „hi“-Emoji posten. Microsoft Teams hat zudem eine neue Handhebe-Funktion, mit der man ebenfalls ein visuelles Signal senden kann, wenn man etwas sagen möchte. Die Emoji-Alternative sorgt aber für viel Heiterkeit in unseren Chats.
„Ich möchte direkt auf einen Wortbeitrag antworten“: Für eine direkte Antwort einfach beide Zeigefinger heben oder im Chat das Emoji für „Anruf“ nutzen.
„Ich stimme zu“: Das klatschende Emoji verwenden wir, um Zustimmung zu signalisieren, ohne sich extra äußern zu müssen.
„Ich stimme nicht zu“: Wenn jemand einem Beitrag nicht zustimmt oder widersprechen möchte, postet er das „Nein!“-Emoji oder überkreuzt die Hände bei aktivierter Kamera.
„Ich verstehe das nicht“: Wir nutzen das „Facepalm“-Emoji um auszudrücken, dass wir dem Gespräch nicht folgen können oder einen Aspekt nicht verstanden haben. Im Video könnt ihr als Geste die Hand vor dem Gesicht hin- und herbewegen. Insbesondere diese Geste sollte im Vorfeld gut abgestimmt sein, damit sie nicht zu Irritationen führt.
4. Rücksicht nehmen
Respekt für alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer ist in jedem Meeting wichtig. Für digitale Meetings gilt das besonders: Bei leichtem Zeitverzug oder ohne direkten Sichtkontakt ist es noch anspruchsvoller, ironische oder witzige Aussagen richtig zu verstehen und einzuordnen oder sich nicht versehentlich ins Wort zu fallen.
5. Multitasking vermeiden
So verführerisch es ist, im Meeting einen Blick in die Mails oder auf den Twitter-Feed zu werfen: Wir Menschen sind nicht dazu geschaffen, mehrere Dinge gleichzeitig und gleich gut auszuführen. Multitasking sollte daher auch in virtuellen Meetings vermieden werden. Hier kommt es noch mehr darauf an, dass alle Teilnehmerinnen und Teilnehmer voll und ganz bei der Sache sind.
6. Stummschaltung aufheben
Man neigt dazu, sich im virtuellen Meeting kurz stummzuschalten, um mal tief Luft zu holen oder vom Brötchen abzubeißen. Aber damit raubt ihr der Konferenz auch die Spontanität, verhindert lebhafte Diskussionen oder bringt euch um ein gemeinsames Lachen.
7. Gesprächspausen einplanen
Technisch bedingt kommt es in Online-Meetings manchmal zu leichten Verzögerungen, so dass es nicht immer einfach ist, in einer Gesprächslücke das Wort zu ergreifen. Das könnt ihr entschärfen, wenn ihr kurze Pausen zulasst, Rücksicht auf andere Teilnehmer*innen nehmt und die oben vorgeschlagenen Zeichen nutzt. Pausen und Stille zuzulassen ist wichtig, ebenso sich mit ihnen wohlzufühlen, um in (virtuellen und persönlichen) Gesprächen seinem Gegenüber die Möglichkeit zu geben, zu reagieren.
Wenn ihr Interesse an konkreten Tipps für barrierefreie Teams-Meetings habt, schaut euch gern noch diesen Beitrag an.
Ein Beitrag von Mohanna Azarmandi
Chief Learning Officer bei Microsoft Deutschland
