Microsoft 365: Digitalisierung für Arbeitskräfte in Service und Produktion

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Mitarbeitende in Service und Produktion sind das Rückgrat eines Unternehmens, aber oft auch das Gesicht nach außen. Für sie gibt es mit „Microsoft 365 für Arbeitskräfte in Service und Produktion“ eine auf ihre speziellen Bedürfnisse zugeschnittene Produktivitätsplattform.

Ihr Job ist unverzichtbar, weil sie zu den wichtigsten Botschafter*innen einer Organisation gehören: Arbeitskräfte in Service und Produktion stehen an vorderster Stelle eines Unternehmens. Sie sind die ersten, die von Kund*innen angesprochen werden oder ihrerseits mit ihnen in Kontakt treten. Sie prägen so die Marke und den Ruf eines Unternehmens entscheidend mit.

Diese wichtigen Aufgaben müssen sie oft aber ganz ohne oder mit nur eingeschränktem Zugang zu modernen Kommunikationstechnologien erledigen – was neben der ständigen Präsenz gegenüber Kund*innen, Partnern und den eigenen Kolleg*innen nicht unwesentlich dazu beiträgt, dass Arbeitskräfte in Service und Produktion ihre Tätigkeit als herausfordernd empfinden. Dazu kommt auch, dass sich viele von ihnen nur unzureichend für ihre Jobs qualifiziert und sich trotz umfassender Vernetzung mit modernen Technologien mitunter ein wenig unterversorgt fühlen.

Arbeitskräfte in Service und Produktion haben ein ambivalentes Verhältnis zu modernen Technologien

Die Haltung modernen Technologien gegenüber ist aber zumindest ambivalent: 59 Prozent der Arbeitskräfte in Service und Produktion in Deutschland äußerten sich im letztjährigen Microsoft Work Trend Index positiv über die neuen Jobmöglichkeiten, die Technologie ihnen bieten kann. Für den Report hatte Microsoft weltweit knapp 10.000 Arbeiter*innen aus acht Ländern und acht verschiedenen Branchen befragt. Gleichzeitig fühlen sich 46 Prozent unter Druck gesetzt, sich an neue Technologien anzupassen, weil sie Angst haben, ihren Arbeitsplatz zu verlieren. Und 55 Prozent sagen, dass sie neue Technologien spontan erlernen mussten, ohne formelle Ausbildung oder Praxis.

Die Ambivalenz zeigt sich auch darin, dass sich 63 Prozent der Arbeitskräfte in Service und Produktion begeistert von den Beschäftigungsmöglichkeiten zeigen, die sich durch den Einsatz moderner Technologien ergeben. Damit landen sie immerhin auf der dritten Stelle in der Liste der Faktoren, die zum Stressabbau am Arbeitsplatz beitragen.

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Arbeitskräfte in Service und Produktion haben eigene Bedürfnisse an die Nutzung von Technik

Gerade wegen dieser Ambivalenz und dem damit verbundenen Stress ist es wichtig, die individuellen Bedürfnisse und Workflows der Arbeitskräfte in Service und Produktion zu berücksichtigen, die sich von denen der klassischen Informationsarbeiter*innen unterscheiden. Viele Arbeitsprozesse bei den Arbeitskräften in Service und Produktion sind noch analog, weil dort die Digitalisierung nicht oder zumindest noch nicht voll umfänglich angekommen ist. Trotzdem, vielleicht auch gerade deswegen, brauchen sie digitale Werkzeuge, die ihren Alltag erleichtern, ihnen den Zugang zu Informationen und Wissen geben, den sie für ihre Arbeit brauchen. Wie das gehen kann, zeigt die Hochschule Düsseldorf: Weil die Mitarbeitenden der Campus IT keine festen Schreibtische haben, hat ein Auszubildender mit der Microsoft Power Platform einen Raum-, Anwesenheits- und  Buchungsassistenten entwickelt, den die Arbeitskräfte in Service und Produktion nun über ihre Smartphones, im Browser oder als App in Microsoft Teams abrufen können.

Microsoft 365 für Arbeitskräfte in Service und Produktion

Für all diese Bedürfnisse haben wir Microsoft 365 für Arbeitskräfte in Service und Produktion entwickelt. Das Paket umfasst die wichtigsten Microsoft 365-Anwendungen wie PowerPoint, Word, Excel und OneNote. Für die Verbindung zu den anderen Kolleg*innen sind Teams, SharePoint, Yammer und Viva Connections an Bord, die oft nebeneinander und gleichzeitig benutzt werden können, wie die Metro AG mit ihrem weltweiten Einsatz von Microsoft Teams zeigt, mit dem das Unternehmen vorhandene Kanäle für Kommunikation und Zusammenarbeit ergänzt, nicht ersetzt.

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Quelle: METRO AG

Dazu kann speziell die Mitarbeitenden-Plattform Viva Connections helfen, Lücken in der Unternehmenskommunikation und -kultur zu schließen, denn sie ermöglicht es Führungskräften, Neuigkeiten, Updates, aber auch ihre Wertschätzung zu teilen. So kann eine Kultur entstehen, die für alle Mitarbeiter*innen konsistent ist. Umgekehrt können diese ihr Feedback mit ihren Manager*innen teilen. So entsteht ein Informationsfluss in beide Richtungen.

Und Microsoft Viva Learning macht es schließlich den Mitarbeiter*innen leicht, neue Lerninhalte in Microsoft Teams zu entdecken, mit Kolleg*innen zu teilen und ihre eigene Weiterbildung im Blick zu behalten – so bleiben alle Arbeitskräfte in Service und Produktion jederzeit auf dem neuesten Stand über Schulungen und Weiterbildungsangebote.

Eine Rundum-Lösung für eine geringere Belastung der Mitarbeitenden

Von der Teamplanung und dem Onboarding bis hin zur Automatisierung von Aufgaben und der Verwaltung von Terminen: Mit Microsoft 365 für Arbeitskräfte in Service und Produktion können Unternehmen die täglichen Belastungen ihrer Mitarbeitenden verringern. Microsoft ergänzt diese Rundum-Lösung mit branchenorientierten Cloudlösungen sowie Erweiterungen, die einzelne, bisher manuell ausgeführte Prozesse erst digitalisieren und dann automatisieren. Die Ausstattung der Arbeitskräfte in Service und Produktion mit der richtigen Technologie erleichtert nicht nur ihre Arbeit, sondern ermöglicht ihnen auch eine sichere Kommunikation zu Kunden, untereinander und im Unternehmen und verbessert ihre Möglichkeiten, sich für die speziellen Anforderungen ihrer Jobs zu qualifizieren.

Dabei zeigt ein Beispiel beim Automobilzulieferer ZF, dass die Mitarbeitenden selbst die Werkzeuge in der Hand haben, um sich die Lösungen zu bauen, die sie für ihre Arbeit benötigen: Bei ZF nutzen die Teams die Microsoft Power Platform, um effiziente Arbeitsprozesse für das gesamte Unternehmen zu erarbeiten, die die Bedürfnisse auch der Arbeitskräfte in Service und Produktion direkt vor Ort erfüllen.

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Quelle: ZF Group

Was bei der Implementierung zu beachten ist

Die Einrichtung einer Cloudlösung wie Microsoft 365 für Arbeitskräfte in Service und Produktion ist aus technischer Sicht kein Aufwand. Unternehmen sollten aber bedenken, dass sich die Implementierung der Lösung auf Rollen, Prozesse und Richtlinien in ihrem Unternehmen auswirken wird. Viele Unternehmen beauftragen einen Dienstleister mit der Einrichtung, der sein Fachwissen über die Branche und das Einsatzszenario bei der Definition der technischen und geschäftlichen Anforderungen und der Implementierung einbringt.

Einen ausführlichen Leitfaden, der die einzelnen Komponenten von Microsoft 365 beschreibt und bei Planung und Ausführung der Implementierung unterstützt, gibt es hier zum Download.

Ich möchte Sie auch herzlich zu einer Veranstaltung einladen, falls Sie selbst als Arbeitskraft in Service und Produktion tätig sind oder sich in Ihrem Unternehmen darum kümmern, ihren Kolleg*innen die Arbeit so einfach wie möglich zu machen: Am 28. Februar 2023 findet von 09:30 bis 11:00 Uhr ein Microsoft Discovery Day statt.

Meine Kolleg*innen bei Microsoft Deutschland, Lisa Bardoukas, Go-To-Market Manager Frontline Worker, und Sebastian Meiforth, Cloud Solution Architect, vermitteln Ihnen, wie Sie Ihre Teams in Service und Produktion vernetzen. Weitere Informationen und die Möglichkeit, sich kostenfrei für die Veranstaltung anzumelden, finden Sie auf unserer Webseite.


Ein Beitrag von Celine Garbi Joergens
Hybrid Secured Work Business Lead Germany

Celine Garbi Joergens

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1. Oktober 2021
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