Wir wollen den Alltag der Menschen mit unseren Tools erleichtern. Für eine erfolgreiche Umsetzung der Impfkampagne sind viele Unternehmen auf ein erfolgreiches Buchungssystem angewiesen. Microsoft 365 bietet die Möglichkeit, ein leistungsfähiges Buchungssystem zu erstellen.
Die COVID-19-Impfkampagne schreitet in Deutschland voran. In den kommenden Wochen sollen in vielen Bundesländern auch verstärkt Betriebsärzt*innen impfen können. Doch Unternehmen stehen damit vor einer gewaltigen Herausforderung. Es gilt nämlich ein leistungsfähiges Buchungssystem aufzubauen, um die Vergabe und Koordination der Termine bei hunderten oder gar tausenden von Beschäftigten optimal gewährleisten zu können.
Microsoft 365 stellt mit der Outlook-Funktionserweiterung Microsoft Bookings dafür ein passendes Tool bereit. Bookings ist in den meisten M365-Lizenzen schon enthalten. Allerdings kann es notwendig sein, dass die eigene IT die Funktion noch freischaltet. Erreichbar ist die Bookings Adminseite als Webapplikation über Office.com. Die erstellten Buchungsseiten lassen sich per Link versenden, oder können ins Intranet und in eigenerstellte Apps eingebunden werden. Aber dazu später mehr.
Wie funktioniert Bookings?
Jeder neue Buchungskalender muss zunächst einen Namen erhalten – den Business Name. Weitere Informationen sind optional. Ein Klick auf „Weiter“ genügt, um den neuen Kalender zu erstellen. Für die nachfolgende Einrichtung des Kalenders sind drei Schritte notwendig:
Schritt 1: Die Beschäftigten eintragen
Bei den Beschäftigten kann es sich sowohl um interne Mitarbeitende als auch um externe Gäste handeln. Anders als die internen Mitarbeitenden können Gäste jedoch nicht als Administratoren der Buchungsseite fungieren. Auf der linken Seite sind die Kontaktdaten einzutragen, rechts die jeweilige Verfügbarkeit.
Bei internen Beschäftigten lässt sich die Verfügbarkeit auch mit dem persönlichen Outlook-Kalender der jeweiligen Person synchronisieren. Gerade für den Anwendungsfall der Impfkampagne dürften sich jedoch feste, geblockte Zeiten im Kalender als sinnvoll erweisen.
Schritt 2: Services definieren
Sind die Beschäftigten angelegt, geht es an die Services, die sich buchen lassen. Ein Basisservice ist dabei immer vorangelegt, der sich noch anpassen oder später auch im Bedarfsfall löschen lässt.
In unserem Beispiel haben wir „Erstimpfung + Beratung“ gewählt. Der Name und die zugehörige Beschreibung erscheinen später auf der Buchungsseite. Der Ort hingegen – die Default Location – findet sich später lediglich in der Termin-Einladung wieder. Es besteht in dem Zusammenhang auch die Möglichkeit, für virtuelle Termine jeweils automatisch ein Teams-Meeting mit einzurichten. Weitere mögliche Angaben für den Termin – die Dauer sowie die Anzahl der möglichen Personen. Im Falle der Impfkampagne sollte es nur eine Person sein. Das kann sich jedoch je nach Organisation der Impfkampagne unterscheiden. Es lassen sich zudem feste Pausen zwischen den Terminen definieren sowie weitere mögliche Informationen festlegen: dazu kann der Text einer Bestätigungs-E-Mail oder die Erinnerungs-E-Mail vor dem Termin genauso gehören, wie die zur Buchung abgefragten Informationen. Prinzipiell ist nur der Name eine verpflichtende Angabe, alles andere lässt sich anpassen.
Schritt 3: Die Buchungsseite
Sind alle Beschäftigten und Services angelegt, geht es an die Buchungsseite:
Neben dem Design lassen sich hier Einstellungen zur Zugangskontrolle vornehmen sowie optional eine eigene Angabe zur Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Schließlich gibt es noch ein paar Einstellungen zu Buchungsintervallen. Die fertig erstellte Seite lässt sich einfach ins Intranet integrieren oder der Link zur Seite per E-Mail oder Teams-Message mit anderen teilen.
Welche weiteren Möglichkeiten gibt es?
Doch mit Microsoft Bookings sind die Möglichkeiten, ein leistungsfähiges Buchungssystem einzurichten, noch nicht erschöpft. Beispielsweise ließe sich auch mit PowerApps arbeiten, um so beispielsweise eine integrierte Datenerfassung oder die gleichzeitige Buchung von Erst- und Zweitimpfung zu erstellen. Für eine Betriebsärzt*innen-App lassen sich auch mit Sharepoint-Communications-Site verschiedene Übersichtsseiten rund um die Impfkampagne erstellen und in einer mit dem App-Studio erstellten Anwendung zusammenfassen. Die App ist dann in Microsoft Teams angelegt – also dort, wo ohnehin sämtliche Informationen im Arbeitsalltag zusammenlaufen.
Das Beispiel von Microsoft Bookings und die Möglichkeiten rund um die Erstellung eines Buchungssystems zeigen, wie sich Microsofts Technologien auf schnelle Weise nutzen lassen, um den Alltag zu erleichtern und konkrete Probleme zu lösen. Mehr Informationen zu M365 gibt es hier zum Nachlesen. Alle Informationen dazu, wie Microsoft mit seinen Lösungen in der COVID-19-Pandemie unterstützt, gibt es hier.
Ein Beitrag von Sebastian May
Customer Success Manager Modern Work
