Große Unternehmensevents hybrid gestalten – Microsoft Deutschland zeigt mit seinem jüngsten Company Meeting wie das gelingt. Für die erfolgreiche Umsetzung waren vor allem vier Regeln entscheidend sowie eine kluge Verbindung von Technologie und Organisation.
Die hybride Arbeitswelt ist gekommen, um zu bleiben. Doch wie lassen sich unternehmensweite Events, wie beispielsweise ein Company Meeting mit tausenden Mitarbeitenden und einer flexiblen Arbeitskultur vereinbaren? Unter dem Motto „Ready. Future. Go“ hat Microsoft Deutschland jetzt erfolgreich ein hybrides Company Meeting für mehr als 2.000 Beschäftigte umgesetzt und im Rahmen dessen erarbeitet, worauf es dabei vor allem ankommt. „Wir wissen, wie wichtig unsere Company Meetings für den Zusammenhalt bei Microsoft sind. Nach zwei reinen digitalen Meetings war uns auch deshalb klar, dass wir einen neuen Weg beschreiten müssen. Doch ein hybrides Arbeitsmeeting mit 20 Beschäftigten im Büro umzusetzen, ist etwas völlig anderes als ein unternehmensweites Groß-Event“, sagt Sascha Ackermann, Experience Lead bei Microsoft Deutschland.
Für die Realisierung eines erfolgreichen großen Events wie dem Company Meeting hat Microsoft die vier folgenden Grundsätze formuliert:
- „Digital First“ denken: Bei jedem Aspekt der Veranstaltung ist zu überlegen, ob und wie, sich dieser digital umsetzen lässt.
- Begeisterung erzeugen: Energie und Motivation stehen immer an erster Stelle.
- Inklusion: Die Veranstaltung soll alle Beschäftigte einbeziehen, damit alle die Möglichkeit haben, dieselben Erlebnisse mitzunehmen.
- Weniger ist mehr: Es gilt, sich auf das wesentliche zu konzentrieren – sowohl inhaltlich als auch zeitlich und bei der Inszenierung.
Diese vier Grundsätze zahlen dabei allesamt auf einen Dreiklang von Mensch, Raum und Technologie ein.
Als Veranstaltungsort für die Vor-Ort-Begegnungen hat Microsoft den Showpalast in München gewählt, die digitale Teilnahme erfolgte über Microsoft Teams Meeting. Das Tool hält eine Vielzahl von Möglichkeiten für Interaktionen mit virtuell Teilnehmende bereit und ermöglicht Online-Besprechungen für bis zu 1.000 Teilnehmende und Übertragungen sogar für bis zu 10.000 Zuschauende.
Technologische und organisatorische Faktoren für den Erfolg
Als zentrales und zugleich verbindendes Element wurde eine Extra-App in Teams erstellt, die sowohl die Vor-Ort- als auch virtuell Teilnehmende genutzt haben, um sich miteinander auszutauschen und es beispielsweise ermöglichte, Emojis vor Ort auf eine LED-Wand zu spielen, um die Stimmung während des Events zu visualisieren. Die App ermöglichte es auch Postings mit Bild und Text über die LED-Wand auszuspielen, sodass das Moderationsteam diese im Live-Programm mit einbinden konnte. Eine integrierte Version von Mentimeter diente als zentrales Umfragetool.
Darüber hinaus standen über die Teams-App auch zahlreiche weitere Infos bereit – wie zum Beispiel ein Lageplan, Speise- und Getränkekarten oder auch die Agenda des Tages. Zwei virtuelle Moderator*innen versorgten die Community in Teams zudem per Chat mit weiterführenden Links, Ankündigungen zu Themen und Informationen, damit alle digitalen Besucher*innen jederzeit auf dem Laufenden blieben.
Neben der technologischen Seite wurde auch organisatorisch viel dafür getan, das Event so zu gestalten, dass es alle Beschäftigten gleichermaßen begeistert. Dazu gehört die festgelegte Gesamtdauer von 4 Stunden, Präsentationsformen, die mit Bildern und Schlagworten arbeiten, das Aussparen von Diagrammen und Textblöcken, sowie ein Zeitlimit von 15 Minuten pro Beitrag. Drei interne Moderator*innen, die vorab auf hybride Events geschult worden sind, sorgten für eine abwechslungsreiche Programmführung. Externe Sprecher*innen, die rein nach inhaltlichen Kriterien eingeladen worden sind, schufen inhaltliche Mehrwerte. Alle Mitarbeitenden hatten zudem die Möglichkeit sich flexibel für das Event anzumelden, um es optimal in ihren Tagesablauf einzubinden – entsprechend der Microsoft Firmenphilosophie, bei der Beschäftigte durch den Vertrauensarbeisort und die Vertrauensarbeitszeit die maximale Flexibilität erhalten. Programmpunkt wie ein Quiz im Rahmen einer Session sowie ein Dalli-Kick-Spiel, bei dem die Teilnehmenden angehalten waren, Gegenstände zu erraten, die einen Unternehmensbereich repräsentieren, hielten während des Events die Aufmerksamkeit hoch. Microsoft Deutschland setzt damit einen Maßstab zur erfolgreichen Umsetzung von hybriden Unternehmensveranstaltungen.
Über Microsoft
Die Microsoft Deutschland GmbH wurde im Jahr 1983 als Niederlassung der Microsoft Corporation (Redmond, U.S.A.) gegründet. In Deutschland beschäftigen wir über 3.000 Mitarbeiter*innen an unseren sieben Standorten Berlin, Frankfurt, Hamburg, Köln, München, Stuttgart und Walldorf. Gemeinsam mit unseren 30.000 Partnern in Deutschland unterstützen wir Unternehmen durch innovative Lösungen für die intelligente Cloud und das Intelligent Edge, damit sie erfolgreich für die digitale Transformation aufgestellt sind. Daneben ist Microsoft ein weltweit führender Anbieter in vielen weiteren Bereichen wie produktive Softwarelösungen, IT-Sicherheit, innovative Hardware und Entwicklungs-plattformen, die auch auf der Open-Source Technologie basieren. Wir vernetzen zudem mit unserem Karriere-Netzwerk LinkedIn mehr als 750 Millionen Menschen weltweit. Mit Xbox und dem Game Pass ermöglichen wir ein plattformübergreifendes Spielerlebnis. Darüber hinaus engagiert sich Microsoft gemeinsam mit Politik, Wirtschaft und Wissenschaft in vielfältigen Initiativen und Projekten, damit alle Menschen am Fortschritt der digitalen Gesellschaft teilhaben können.
Ansprechpartner Microsoft
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