3 neue Lösungen in Microsoft Teams für Firstline Worker

Mitarbeiterin im Service (Frontline Worker) hilft Kunden

Der Begriff Firstline Worker ist vielleicht noch nicht jedem so geläufig – das möchte ich ändern. Denn dahinter stecken mehr als zwei Milliarden Menschen weltweit, die in Service oder Produktion arbeiten. Sie sind z.B. Außendienstmitarbeiter, Servicekräfte oder Vertreter in verschiedensten Branchen wie dem Einzelhandel, Gastgewerbe, Tourismus oder der Produktion. Kurz gesagt: Ohne sie kommt kein Getränk an den Tisch, weder der Passagier noch sein Gepäck ins Flugzeug und kein Bauteil durch den Qualitätscheck. Firstline Worker sind das Herzstück vieler Unternehmen und werden bislang in Sachen Digitalisierung dennoch vernachlässigt. Bei Microsoft sehen wir eine enorme Chance darin, genau diese Beschäftigten digital zu unterstützen. Aus diesem Grund erweitern wir unser Kollaborationstool Microsoft Teams mit neuen Funktionen, um es noch mehr zum zentralen Hub für die Zusammenarbeit aller Mitarbeiter zu machen.

Konkrete möchte ich euch heute diese drei neuen Lösungen in Microsoft Teams speziell für Firstline Worker vorstellen:

  1. Ein neues, individuell anpassbares mobiles Teams für einfache Kommunikation und Zusammenarbeit

Für Mitarbeiter im Verkauf, Außendienst oder in der Flugbesatzung liegt es in der Natur ihres Jobs, mobil zu sein – sie müssen auf aktuelle Informationen zugreifen, sich häufig mit Kollegen austauschen oder Statusupdates senden. Da sie allzu oft nicht mit der richtigen Software für diese Aufgaben ausgestattet werden, nutzen viele unsichere Chat-Apps für die Kommunikation – was wiederum Sicherheits- und Compliance-Risiken als auch Prozessineffizienz bedeutet.

Mit der neuen, anpassbaren mobilen Teams-Umgebung stehen Firstline Workern genau die Werkzeuge zur Verfügung, die sie benötigen, um unterwegs effektiv zu kommunizieren und besser zusammenzuarbeiten. Sie beinhaltet einige neue Funktionen nur für Mobilgeräte, wie zum Beispiel Location-Sharing, eine smarte Kamera und die Möglichkeit, Audio-Nachrichten aufzuzeichnen und zu teilen. Die neue Teams-Lösung ist ab heute verfügbar.

Außerdem kann jeder Mitarbeiter Teams nun individualisieren. Damit tragen wir den verschiedenen individuellen Anforderungen ihrer alltäglichen Arbeit Rechnung: Während einige Beschäftigte vor allem die private Chatfunktion, den Kalender und Telefonkonferenzen benötigen, reicht anderen der Zugriff auf die Teams und Kanäle für ihre Arbeit aus. Aus diesem Grund können IT-Administratoren nun Mitarbeitern in verschiedenen Funktionen individuellen Zugriff auf genau die Anwendungen in Microsoft Teams gewähren, die sie benötigen. Die IT-Abteilung kann eine benutzerdefinierte Richtlinie erstellen oder die neue, jetzt verfügbare Firstline Worker-Konfigurationsvorlage für Microsoft Teams verwenden.

Individuelles Microsoft Teams für Firstline Worker

  1. Integration von Workforce Management-Systemen in Microsoft Teams über neue APIs

Für Aufgaben wie die Schichtplanung, Lohn- und Gehaltsabrechnung oder Zeiterfassung der Mitarbeiter in Service und Produktion setzen viele Unternehmen auf wichtige Personaleinsatzplanungssysteme. Wir arbeiten aktuell an einer Reihe neuer Schnittstellen (APIs), die es Unternehmen ermöglichen, ihre bestehenden Workforce Management-Systeme in Teams zu integrieren. Die erste ist die Graph-API für „Schichtplanung, der Zeitmanagementfunktion in Teams. Damit ermöglichen wir ab sofort die Verschmelzung von „Schichtplanung“ und bestehenden Unternehmensplanungssystemen – so haben Manager und Mitarbeiter einen nahtlosen Zugriff auf die Workforce Management-Systeme direkt in Teams. Die Graph-API für „Schichtplanung“ ist ab sofort in der öffentlichen Preview verfügbar.

Schichtplanung in Microsoft Teams für Firstline Worker

  1. Mitarbeiter motivieren mit dem neuen Lob-Tool

Mitarbeiter im Einzelhandel und Verkauf sind in gewisser Weise die Repräsentanten eines Unternehmens oder eine Marke. Sie sind die direkte Schnittstelle nach außen, der „First Point of Contact“ des Kunden mit der Marke. Gleichzeitig weist dieser Teil der Belegschaft im Durchschnitt eine der höchsten Fluktuationsraten auf. Neben fairer Bezahlung und guten Arbeitsbedingungen können vor allem Wertschätzung und Anerkennung etwas daran ändern und zur Zufriedenheit der Mitarbeiter beitragen. Um Wertschätzung zu fördern, rollen wir in Q1 2019 das neue Lob-Tool aus. Es bietet Führungskräften und Mitarbeitern eine einfache Möglichkeit, ihren Kollegen direkt in der Teams-App Anerkennung zu schenken, sodass es das ganze Team sehen kann. Die neue Lob-Funktion ist eine gute Möglichkeit, persönliches Feedback zu geben, auch wenn man sich beispielsweise im Schichtbetrieb oder durch mobile Arbeit nicht jeden Tag sieht. Das steigert die Motivation von Mitarbeitern und trägt zu einem wertschätzenden, positiven Arbeitsklima bei.

Lob-Funktion in Microsoft Teams

Weitere Informationen, wie Microsoft Teams Mitarbeiter in Service und Produktion unterstützen kann, findet ihr hier.

Mit neuen Funktionen und Tools in Microsoft Teams erhoffen wir uns noch bessere Zusammenarbeit, Kommunikation und persönliche Produktivität für alle. Denn unser Ziel ist es schließlich, jeden Menschen zu befähigen, mehr zu erreichen – und da sollten wir nicht am Eingang der Produktionshalle, am Tresen oder vor dem Boarding stehen bleiben!


Ein Beitrag von Martin Arnold,
Strategy Lead Modern Workplace bei Microsoft
Martin Arnold Modern Workplace bei Microsoft

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