Im Februar 2021 hat Microsoft mit Microsoft Viva die erste Employee Experience Platform vorgestellt, die unsere Kommunikation, die Förderung des Wohlbefindens und den Zugang zu Wissen und Lerninhalten direkt in unsere täglichen Arbeitsabläufe einbindet. Während die Mehrheit der Microsoft Viva-Dienste aus deutschen oder europäischen Rechenzentren genutzt werden konnte, fand für einen Teil der Dienste in Viva Insights ein Datentransfer in die USA statt. Unsere Kunden haben sich von uns gewünscht, auch diese Daten in Europa speichern zu können. Das ist nun ab sofort möglich.
Mit dem Wandel der Arbeitswelt hin zu hybriden Arbeitsmodellen verschwimmen die Grenzen zwischen Berufs- und Privatleben. Unternehmen stehen vor der Herausforderung, ihren Mitarbeiter*innen eine gesunde Unternehmenskultur zu bieten, in der es eine Balance zwischen Arbeit und Wohlbefinden gibt. Viva Insights kann Einzelpersonen und Unternehmen dabei mit datengestützten Erkenntnissen und Empfehlungen unterstützen. Persönliche Einblicke helfen Beschäftigten wie Führungskräften, Pausen und Fokuszeiten einzurichten und die Beziehung untereinander zu stärken.
In meinen zahlreichen Gesprächen mit unseren Unternehmenskunden bekomme ich häufig Fragen zu Datensicherheit und Datenschutz in Viva Insights gestellt. Dazu gehört oft auch die Frage nach dem Speicherort der Daten.
Wo werden Daten in Microsoft Viva Insights gespeichert?
Bereits zum Start von Microsoft Viva orientierte sich der Datenspeicherort der persönlichen Einblicke in Viva Insights (Personal Insights inkl. ehemals MyAnalytics) an der Speicherregion des Microsoft-365-Mandanten – für deutsche Kunden waren das bereits standardmäßig Rechenzentren in Deutschland. Auch bei den Insights für Führungskräfte und die Unternehmensleitung war bereits eine Speicherung in Europa möglich, wenn die dafür benötigten Organisationsdaten aus dem Azure Active Directory genutzt wurden. Kamen diese aus einer anderen Datenquelle, fand ein Datentransfer in die USA statt. Zudem wurden Daten in die USA übertragen, wenn Kunden im Rahmen der erweiterten Einblicke den Dienst der tiefergreifenden Analysen (Analyst View, ehemals Workplace Analytics) genutzt haben.
EU-Datengrenze: Viva Insights aus der Europäischen Union
Bereits im Mai 2021 hat Microsoft angekündigt, Kunden aus dem öffentlichen Sektor und Unternehmenskunden in der EU zu ermöglichen, all ihre Daten innerhalb der Europäischen Union zu verarbeiten und zu speichern. Damit meinen wir: Wir werden in Zukunft keine Daten dieser Kunden aus der EU in andere Länder und Regionen transferieren. Mit dieser Zusage haben wir eine EU-Datengrenze geschaffen, die für alle zentralen Cloud-Dienste von Microsoft gilt – Azure, Microsoft 365 und Dynamics 365.
Diese Datengrenze schließt nun auch Microsoft Viva Insights vollständig mit ein: Für neue Kunden von Viva Insights ist seit dem 1. Mai 2022 eine Speicherung der Daten aller Funktionen in der Europäischen Union möglich. Die Daten bestehender Kunden werden bis 31. Dezember 2022 in ein europäisches Rechenzentrum in den Niederlanden transferiert. Damit kommen wir dem Wunsch vieler deutscher Kunden nach und erweitern mit diesem Schritt ihre Möglichkeiten, alle Funktionen von Viva Insights zu nutzen und gleichzeitig die eigenen Anforderungen an Datenschutz und -sicherheit zu erfüllen.
Ein Beitrag von Nicole Höllebrand
Business Lead Microsoft Viva bei Microsoft Deutschland
