Seit COVID-19 gehören virtuelle Events zu unserem Alltag dazu. In den vergangenen Monaten hat sicherlich jede*r von uns Erfahrungen sammeln und für sich beurteilen können, was gut oder vielleicht auch weniger gut funktioniert – aber für eine virtuelle Veranstaltung mit rund 2.000 Mitarbeiter*innen muss alles neu durchdacht und detailliert geplant werden.
Was war das #MicrosoftQuestival?
#MicrosoftQuestival – das ist der Name und das Konzept hinter unserer diesjährigen Geschäftsjahresauftaktveranstaltung, die bei uns jedes Jahr im Juli stattfindet. In diesem Jahr als ein ganztägiges virtuelles Event. Die Wortschöpfung „Questival“ kam zustande, weil die Mitarbeiter*innen am Nachmittag des Tages in Gaming-Challenges antraten und in diesen eine Suche, eine Mission – also Quests – gelöst haben. Gleichzeitig wollten wir an dem Tag – trotz aller Umstände – gemeinsam feiern. Die Erfolge des vergangenen Jahres und die Ausrichtung auf das neue Geschäftsjahr. Daher durfte der Festival-Charakter bei dem Event nicht fehlen. Quest und Festival – die Wortschöpfung #MicrosoftQuestival war geboren.
Das #MicrosoftQuestival startete am Vormittag mit einem Business-Update von unserer Deutschland-Chefin Sabine Bendiek und dem deutschen Leadership Team per Livestream. In diesem wurde auf das vergangene Geschäftsjahr zurückgeblickt und der strategische Ansatz für das Geschäftsjahr 2021 geteilt. Aufgelockert wurde der Vormittag durch spielerische Elemente, wie einer kurzen Mobility-Session und einem Spiel zwischen der Geschäftsleitung und den Nachwuchskräften. Auf diese Weise wurde versucht, eine Balance zwischen Informationen, Fakten und Zahlen auf der einen Seite und motivierenden, unterhaltsamen Elementen auf der anderen Seite herzustellen.
Es folgte eine virtuelle Mittagspause. Alle Mitarbeiter*innen hatten bereits ein Paket – die #MicrosoftQuestival Box – nach Hause geschickt bekommen. Diese umfasste neben Snacks und Gadgets für die Gaming-Challenge am Nachmittag ein Rezept. Dieses wurde während der Mittagspause über den Live-Stream ausgespielt, so dass alle Mitarbeiter*innen von zuhause aus die Möglichkeit hatten, das Rezept – die Polentapizza – zuzubereiten.
Am Nachmittag gingen alle in kleinere Teams für die Gaming Challenge. In Gruppen von bis zu acht Personen lösten alle Mitarbeiter*innen Rätsel in virtuellen Räumen, die vom Design an unser #OfficemitWindows in der Parkstadt Schwabing angelehnt waren. Neben spaßigen Elementen bezogen sich die Rätsel vor allem auf die Inhalte vom Vormittag, so dass diese auf spielerische Art und Weise verinnerlicht und sich in den kleineren Teams über die Inhalte ausgetauscht werden konnte.
Was wir gelernt haben
Um alle Mitarbeiter*innen abzuholen und auf der Reise hin zum virtuellen Event mitzunehmen, ist Kommunikation noch wichtiger als bei unternehmensweiten Meetings, die in Person stattfinden können, ohnehin schon der Fall ist. Im Vorfeld des Events haben wir daher in regelmäßigen Abständen Information über das #MicrosoftQuestival geteilt, um auf diese Weise Vorfreude zu generieren.
In Richtung externe Kommunikation hatten wir darüber hinaus das Gefühl, Kommunikationsinhalte noch präziser vorbereiten zu müssen. Im Gegensatz zu In-Person-Events entstehen bei digitalen Events selten spontan Situationen, die sich auf externen Unternehmenskanälen einbinden lassen. Um das Ausspielen abwechslungsreicher Inhalte sicherzustellen, sollte daher im Vorfeld genau überlegt werden, welche Programmpunkte geteilt werden können und wie diese aufbereitet sein müssen, um sie auf den verschiedenen Kanälen ausspielen zu können.
Ebenfalls noch entscheidender in virtuellen Events, um auch am Tag selbst niemanden zu verlieren und Orientierung zu bieten: Die richtigen Tools im Einsatz! Klar haben wir primär auf unsere eigenen Tools gesetzt. Dabei haben sich unter anderem eine #MicrosoftQuestival SharePoint Seite zum Teilen von Information, Yammer als zentraler Ort für Fragen und Eindrücken in und aus der gesamten Organisation sowie Teams zur Kollaboration in den jeweiligen Gaming-Teams als sehr hilfreich erwiesen.
Mit unseren Gaming-Elementen unterstützen wir vier NGOs
Über den ganzen Tag verteilt konnten unsere Mitarbeiter*innen Coins sammeln und erspielen. Unter anderem mit dem gesamten Team in den Escape Rooms, aber auch bei einzelnen Aktionen, wie zum Beispiel durch einen Post auf Yammer. In Summe sind 319.870 Coins erspielt worden. Diese wurden durch eine im Vorfeld festgelegte Formel in den Betrag von 36.000 Euro umgerechnet, welcher an vier Non-Governmental-Organisationen gespendet wird.
Im Rahmen unserer CSR-Strategie hat sich das Orga-Team vier Organisationen rausgesucht, an die das Geld gespendet wird:
- Plant for the Planet: Plant-for-the-Planet ist eine Kinder- und Jugendinitiative, die das Ziel verfolgt, Aufmerksamkeit bei Kindern und Erwachsenen im Hinblick auf die Klimakrise und globaler Gerechtigkeit zu schaffen.
- NABU: Der NABU ist seit über 100 Jahren im praktischen Naturschutz vor Ort aktiv, um die Vielfalt unserer heimischen Tier- und Pflanzenwelt zu erhalten. Heute betreut der NABU mehr als 5.000 Schutzgebiete in Deutschland. Von Fehmarn bis zum Bodensee laden 80 NABU-Naturzentren zum Natur erleben ein. Damit wir auch in Zukunft die Vielfalt und Schönheit der Natur vor unserer Haustür genießen können, braucht sie Ihren Schutz.
- Viva Con Agua: Viva con Agua ist ein internationales Netzwerk von Menschen und Organisationen, das sich für den sicheren Zugang zu sauberem Trinkwasser und sanitärer Grundversorgung einsetzt. Viva con Agua strahlt seit 15 Jahren Lebensfreude aus und nutzt die universellen Sprachen Musik, Kunst und Sport, um mit Spaß, Humor und positiver Energie Spenden für sauberes Trinkwasser zu sammeln.
- C2C: Die gemeinnützige Cradle to Cradle NGO engagiert sich für kontinuierliche Kreisläufe und gesunde Materialien: Abfall ist Nährstoff – Müll existiert nicht. Den Weg dahin bereitet sie mit Bildungsinitiativen, Netzwerken und Öffentlichkeitsarbeit. Im Berliner C2C LAB, dem Reallabor, Bildungszentrum und Head Office der NGO, wird Cradle to Cradle erlebbar.
Ein Beitrag von Bianca Bauer
Internal Communication Channels Lead
