Por: Jared Spartaro, Corporate Vice President, AI at Work
La demanda de flexibilidad en el trabajo sigue creciendo: el último Índice de Tendencias Laborales de Microsoft muestra que casi la mitad (48%) de los empleados de todo el mundo probablemente pedirá a su jefe directo más flexibilidad en el horario o en la ubicación desde la que desarrollar su trabajo el próximo año. Sin embargo, mantener la conexión en un entorno flexible requiere un esfuerzo adicional. Las organizaciones que no reúnen activamente a las personas en momentos importantes ponen en riesgo su relación con la empresa: el 43% de los empleados se sienten desconectados de su organización, según el mismo índice. Las diferencias entre la flexibilidad y la conexión en el trabajo no son nuevas y, por lo tanto, requieren soluciones innovadoras.
La incorporación de la IA ya está mejorando la manera de trabajar. El siguiente paso debería ser optimizar el puesto de trabajo. Con Microsoft Places, una aplicación que reimagina el trabajo flexible, la IA puede facilitar aún más la coordinación del tiempo en la oficina y la interacción con los compañeros de trabajo.
Además de fomentar una mejor coordinación y conexión, Microsoft Places optimiza la eficacia y el compromiso en el entorno de trabajo. Cabe destacar que las funciones de Places son accesibles a través de las soluciones que se utilizan habitualmente para la comunicación y colaboración, como Outlook y Microsoft Teams.
Coordinar cuándo y dónde se acude a la oficina
Programar el tiempo en la oficina con los compañeros y planificar con antelación la reserva de salas y puestos de trabajo son desafíos frecuentes a los que se enfrentan los equipos que buscan la flexibilidad. Cuando los trabajadores llegan a la oficina, no quieren encontrar una sala con escritorios vacíos: quieren poder interactuar con su jefe y con los compañeros con los que trabajan frecuentemente. Casi la mitad (49%) de los trabajadores cualificados de todo el mundo se han enfrentado a esta situación en el último año, según el WTI de 2024.
Con Places, la coordinación entre compañeros y espacios de la oficina es más sencilla. El Places location plan ayuda a establecer y compartir el calendario con los compañeros de trabajo, a la vez que se puede conocer su planificación.
Puedes modificar o ajustar tu ubicación fácilmente desde Places. Sin embargo, no es la única aplicación que da esta opción, también es accesible desde las herramientas de trabajo habituales como el Calendario de Outlook. Con un clic, puedes editar tu horario y acceder a la peek card, que muestra a los compañeros que tienen pensado ir a la oficina y te permite reservar espacios fácilmente. En la peek card existe una opción que da acceso a los horarios de todos tus compañeros dentro de Places.
Además de coordinar los horarios con los compañeros de trabajo, también puedes ver las previsiones de horarios de tu jefe. Con la Team Guidance in Places, los jefes comunican qué días debería estar su equipo en la oficina y cuáles son las prioridades de trabajo para cada día en la oficina. Encontrar un propósito para los días de trabajo presencial añade una motivación extra para ir a la oficina.
La integración de los datos de Places en Microsoft Copilot facilitará aún más la coordinación. A partir de la segunda mitad de 2024, será posible utilizar Copilot para saber qué días es mejor ir a la oficina. Copilot incluso compartirá las razones por las que es mejor acudir ciertos días, destacando aspectos como reuniones en persona, la asistencia prevista de tu jefe o si la mayoría de tus colegas tienen previsto estar en la oficina. Podrás pedir a Copilot que ajuste tu horario basándose en esta información, trabajando presencial en los días recomendados y reprogramando las reuniones en persona para que coincidan con estos momentos.
Una vez que hayas decidido qué días irás a la oficina, tendrás que encontrar los espacios adecuados para tus reuniones o para trabajar más concentrado. Desde el software hasta el hardware, Microsoft ofrece una solución de reserva integral que proporciona una experiencia mejorada en el entorno de trabajo. Empezando por el Places Finder, accesible desde Outlook, ahora puedes buscar salas y mesas y recibir información adicional para orientar tu decisión de reserva. El buscador de Places muestra imágenes del conjunto de todas las salas y de los escritorios, incluye un mapa de la ubicación de cada espacio en la oficina y ofrece detalles sobre la tecnología y los servicios disponibles en cada sala. Places Finder puede potenciarse cuando se combina con otras experiencias de Workplace de Microsoft y los partners de dispositivos de hardware. Con Teams, los usuarios pueden aprovechar las Bookable Desk Capacities que permiten a los profesionales llegar a un escritorio de trabajo compartido, conectar su portátil al monitor y reservar el sitio automáticamente.
En el Calendario, Places también proporciona recordatorios de reserva de salas o mesas para los días de oficina. Dentro del Calendario, es posible hacer clic en la ubicación para abrir la Peek Card y consultar las sugerencias de mesas y salas que mejor se adapten a las necesidades para ese día.
Copilot mejorará aún más las reservas de extremo a extremo en el segundo semestre de 2024. A partir de las sugerencias de reserva, la Copilot Managed Booking encontrará y bloqueará el espacio adecuado a las necesidades de las reuniones recurrentes para aquellas en las que una sala no esté disponible de una semana a otra.
Más conexiones en la oficina
Una de las ventajas de estar en la oficina es poder mantener conversaciones improvisadas con los compañeros de trabajo. Con Expanded Presence, una nueva función de Places que aparecerá en todas las aplicaciones de Microsoft 365, podrás ver a los compañeros que se encuentran cerca de ti. Con esta información, es posible mantener charlas rápidas en persona o ponerse al día sobre la marcha. Ajustando la presencia para indicar cuándo un empleado está en la oficina o en qué edificio se encuentra, los trabajadores pueden saber fácilmente dónde localizar a cada compañero.
En los grupos de chat de Teams, se podrá ver la ubicación de los participantes o escribir @nearby para notificar a los que están alrededor sobre una actividad o un cambio en la sala de reuniones.
Para garantizar que el trabajo flexible funcione, toda la recopilación de datos sobre ubicación cumple las estrictas normas de privacidad de Microsoft. Los controles de activación y desactivación de la presencia ampliada están disponibles tanto a nivel de administrador del tenant como de usuario. Estos controles se limitan a señales sobre ubicaciones dentro de la oficina, que se agregan y anonimizan en informes sobre tendencias de ocupación de oficinas.
Optimizar la productividad en el entorno de trabajo con confianza
Los administradores de IT y los gestores edificios y de instalaciones también se han enfrentado a desafíos relacionados con el trabajo flexible. Las oficinas tradicionales no han mantenido el ritmo, en constante cambio, de los entornos de trabajo que reclaman los empleados. La IA puede contribuir a mejorar la gestión del espacio, señalando activamente las oportunidades de optimización.
Cualquier decisión sobre la optimización de los puestos de trabajo debe empezar por comprender qué espacios están disponibles y cómo se están empleando. La combinación de patrones de ocupación actual junto a tendencias de ocupación disponibles en Places permite a los administradores tener una visión más clara del espacio disponible y de lo que realmente se necesita.
El uso de los espacios es otro factor importante en la gestión del puesto de trabajo. Con una funcionalidad de registro, integrada para salas de conferencias y puestos de trabajo, los administradores pueden ajustar políticas para liberar automáticamente las salas no utilizadas o los escritorios que se han reservado, generando así transparencia sobre la utilización de los espacios reservables. Microsoft ofrece información y análisis sobre la utilización de todos los productos del entorno de trabajo. Además de las capacidades de despliegue y gestión de dispositivos, Microsoft Teams Rooms Pro Management proporciona valiosos datos acerca de la utilización de los espacios y dispositivos para reuniones y sobre los espacios de colaboración y escritorios compartidos, que pueden ayudar a validar los datos de intención en Places.
A partir de la segunda mitad de 2024, los datos de Places permitirán a Copilot proporcionar información adicional para orientar a los administradores de IT y a los profesionales de inmuebles sobre cómo gestionar y adaptar el espacio, por ejemplo mediante sugerencias sobre la consolidación de las plantas en días de baja ocupación, ajustar los servicios de comida para evitar el desperdicio o añadir más salas de reuniones para apoyar nuevas formas de trabajo. Los administradores podrán realizar análisis adicionales sobre los datos del entorno de trabajo conectado que han recopilado para tomar decisiones aún más informadas o comprender mejor los patrones y tendencias. Los ajustes pueden tener un impacto significativo en el presupuesto operativo y en los objetivos de sostenibilidad de una organización.
Empieza a trabajar con Microsoft Places hoy mismo
A medida que continuamos creando soluciones para el entorno de trabajo conectado, colaboramos activamente con empresas líderes en el mercado. Con Microsoft Places, empezamos con un conjunto de empresas dentro de nuestro ecosistema de partners (puedes verlas en la imagen a continuación) que colaborarán en el desarrollo de Microsoft Places a través de soluciones nuevas y existentes, aprovechando y mejorando los datos relacionados con las personas, la ubicación y el espacio. A medida que crezcan y se amplíen las capacidades de Places, también lo hará el número de partners.
Places se licenciará como parte de Microsoft Teams Premium, contribuyendo a la visión de Teams de construir un lugar de trabajo inteligente. Empieza hoy mismo a probar las funciones de coordinación y conexión de Places, y regístrate para acceder a funciones adicionales. Las integraciones de Copilot estarán disponibles en la segunda mitad de 2024, mejorando el entorno de trabajo.
Únete al programa de Public Preview para la nueva aplicación de trabajo conectado que reinventa el trabajo flexible en este link
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