Täyttyvätkö työpäiväsi palavereista? Et ole yksin. Työntekijöiden palavereissa käyttämä aika on lähes kolminkertaistunut vuodesta 2020, Microsoftin Work Trend Index -raportti kertoo. Saman raportin mukaan tehottomat kokoukset ovat työntekijöiden mielestä suurin este työn tuottavuudelle.
Koska Teams-palavereista on tullut osa arkea, olemme koonneet kahdeksan vinkkiä, joilla Copilot ja muut tekoälytyökalut voivat auttaa välttämään tyypilliset kokousten sudenkuopat ja tehdä sinusta palaverien mestarin.
Olet aina myöhässä
Jos sinulla on vaikeuksia ehtiä palavereihin ajoissa, Copilot in Microsoft Teams voi auttaa. Se koostaa reaaliajassa yhteen keskustelun pääkohdat, joten pääset heti kärryille siitä, mistä palaverissa on puhuttu, ja keskusteluun on helppo hypätä mukaan. Jos et ymmärrä kontekstia johonkin keskusteltuun asiaan, voit kysyä Copilotilta, mistä ihmiset olivat samaa ja eri mieltä, tai pyytää vaikkapa yhteenvedon vähemmän teknisellä kielellä.
Sinulla on päällekkäisiä palavereja
Kun sinun täytyy jättää kokous väliin, voit pyytää Copilot in Teamsilta yhteenvetoa siitä, mitä palaverissa sanottiin, mitä päätettiin, ja mitä tehtäviä sinulle delegoitiin. Voit myös kysyä lisäkysymyksiä – pyytää esimerkiksi listausta esitettyjen ideoiden plussista ja miinuksista tai yksityiskohtia kunkin henkilön mielipiteistä.
Copilot-käyttäjät pääsevät pian käsiksi älykkäisiin kokousyhteenvetoihin, jotka koostuvat automaattisesti luoduista muistiinpanoista ja ehdotetuista tehtävistä, joiden eteneminen voidaan käydä läpi seuraavassa tapaamisessa. Pian Copilot-käyttäjät voivat myös ”seurata” Outlookin kautta palaveria, johon he eivät pääse. Palaverin seuraamisesta välittyy pyyntö järjestäjälle, joka voi nauhoittaa palaverin Teamsissa, jotta yhteenveto on saatavilla jälkikäteen.
Vedät palaveria, joka ei etene toivotusti
Kun keskustelu valuu sivuraiteille tai vastassasi on vain syvä hiljaisuus, Copilot in Teams voi auttaa sinua lisäämään palaveriin potkua ja tuomaan fokusta. Voit esimerkiksi kysyä työkalulta, millä kysymyksellä saisit keskustelun siirtymään eteenpäin tai mitkä agendan kohdat ovat vielä ratkaisematta. Vastaukset näkyvät vain sinulle. Copilot käy palaverin transkriptin läpi ja antaa sinulle suosituksensa reaaliajassa, keskustelua keskeyttämättä.
Toimistolla on melua
Kun et pysty välttämään häiritseviä ääniä palaverin aikana, Teamsin taustahälyn vaimennusominaisuus voi analysoida äänisyötettä ja säilyttää ainoastaan puheen – poistaen ei-toivotun melun, kuten näppäimistön näpyttelyn, sipsipussin rapinan ja kotonasi leikkivät lapset.
Et ehdi siivota
Kun työtilassasi on sotku ja seuraava palaveri painaa jo päälle, Decorate your background -ominaisuus Teams Premiumissa pelastaa sinut. Generatiivista tekoälyä hyödyntävä taustaefekti muokkaa todellista näkymää takanasi lisäten huonekasveja, sisustusesineitä ja muita taustaasi kaunistavia viimeisiä silauksia.
Pelkäät, että esitelmöit kuulijat uneen
Jos englanninkieliset puheenvuorosi kaipaavat pientä viilaamista, Speaker Coach auttaa. Se analysoi puhettasi, kuten rytmiä, korkeutta, täytesanoja ja toisteista kieltä, ja tarjoaa niiden perusteella suosituksia reaaliajassa sekä kattavamman arvion jälkikäteen. Työkalu tarjoaa myös suosituksia inklusiivisempaan kielenkäyttöön.
Et ehtinyt valmistautua palaveriin
Jos et ehdi valmistautua tulevaan palaveriin, Teamsin Meet-sovellus tulee tarpeeseen. Se kokoaa palaverimateriaalit yhteen paikkaan, jotta löydät nopeasti esimerkiksi agendat ja tiedostot. Saat myös älykkäitä suosituksia, kuten ehdotuksia sisällöstä tuleviin palavereihin sekä tiedon siitä, onko palaveri tavallisen työaikasi ulkopuolella. Kesästä 2024 alkaen Copilot in Outlook tekee kokouksiin valmistautumisesta vieläkin helpompaa koostamalla yhteenvetoja palaverin tarkoituksesta, vaadittavista toimenpiteistä ja aiheeseen liittyvistä tiedostoista.
Toivot, että sinulla olisi assistentti
Palaverien aikatauluttaminen voi olla haaste, mutta Copilot in Outlookin avulla teet sen helpommin. Outlookin tekoälyapuri osaa jo tiivistää sähköpostiketjun, mutta pian se alkaa myös suositella toimenpiteitä, kuten jatkopalaverin sopimista sähköpostissa sovittujen työtehtävien läpikäymiseksi. Jos päätät lähettää palaverikutsun, Copilot avaa kokousikkunan automaattisesti, ehdottaa palaverille otsikkoa sekä antaa suosituksensa osallistujista ja sopivista kellonajoista. Se lisää palaverikutsuun myös agendan ja tiivistelmän sähköpostiketjusta sekä ehdottaa aiheeseen liittyviä tiedostoja. Voilà! Palaveri on buukattu parilla klikkauksella.
Tämän blogiartikkelin kuvat luotiin Microsoft Designerin Image Creatorilla.