Zakłady Przemysłu Dziewiarskiego Wola, znane przede wszystkim jako producent skarpet i rajstop dla dzieci, należą do grupy Ferax. Firma działa zarówno na rynku polskim, jak również w Stanach Zjednoczonych, Wielkiej Brytanii, Rosji, Czechach i na Słowacji.
Dynamiczny rozwój branży i rosnące wymagania konsumentów mobilizują firmę do ciągłego poszerzania swojej oferty oraz wsparcia działalności nowymi technologiami. Firma od 2006 roku korzysta z systemu klasy ERP – Microsoft Dynamics AX – m. in. w celu usprawnienia działania obszaru księgowości, produkcji oraz zaopatrzenia i logistyki. Projekt wdrożenia systemu zrealizowała firma I&B Consulting, posiadająca bogate doświadczenie w implementacji rozwiązań klasy ERP w branży handlowej.
Wraz z dynamicznym rozwojem firmy i zwiększającą się liczbą klientów hurtowych w Polsce i za granicą, firma zaczęła poszukiwać rozwiązania wspomagającego obsługę klientów. Wpłynął na to m. in. długi czas realizacji zamówień i mała precyzja składanego zamówienia. Uciążliwe było również wykorzystywanie czasu przedstawicieli handlowych, którzy zamiast skupiać się na swoich obowiązkach, musieli decydować o wzorach i kolorach zamawianego przez klientów towaru. Co więcej, klienci firmy zgłaszali problemy związane ze zbyt długim czasem pobrania towaru z magazynu, niewystarczającą częstotliwością dostaw (zwłaszcza do małych i średnich odbiorców) oraz trudności z zapoznaniem się z ofertą zawierającą około 20 tys. kombinacji wzorniczych, rozmiarowych i kolorystycznych.
W rezultacie zarząd Woli zdecydował się na uruchomienie EnterprisePortal, który stanowi część oprogramowania Microsoft Dynamics AX. Jako partnera wdrożeniowego ponownie wybrano firmę I&B Consulting ze względu na satysfakcjonującą współpracę przy wcześniejszych projektach oraz duże doświadczenie w sektorze handlowym. Na potrzeby EnterprisePortal Wola własnymi siłami uruchomiła COM Connector i osobny serwer AOS. Informatycy firmy stworzyli schemat funkcjonalności na bazie domyślnych rozwiązań dostarczonych z platformą i listę niezbędnych modyfikacji, które umożliwiłyby dopasowanie jej do potrzeb przedsiębiorstwa. Natomiast eksperci z I&B Consulting byli odpowiedzialni za opracowanie i wdrożenie modyfikacji systemu oraz bieżące konsultacje dotyczące różnych możliwości rozwiązania. Najwięcej zmian wymagał portalowy moduł składania zamówień. Klientowi zależało, aby z jego pomocą umożliwić szybki podgląd oferty wraz ze stanami magazynowymi oraz prosty wybór produktów spośród szerokiej oferty.
– EnterprisePortal jest w pełni zintegrowany z modułem sprzedażowym systemu ERP. Kompleksowo wspiera proces przedstawiania oferty i przyjmowania zamówień. Prezentuje w czasie rzeczywistym stany magazynowe, dostarcza informacji o produktach, w tym ich aktualnych cenach, umożliwia składanie zamówień oraz śledzenie ich statusu, a także pozwala klientom weryfikować faktury i rozliczenia płatności – mówi Paweł Bączkowski, Wiceprezes Zarządu i Dyrektor Operacyjny, Wola Sp. z o.o.
Z portalu korzysta już 80% klientów firmy na rynku polskim i 60% klientów zagranicznych. Dzięki zaimplantowanemu rozwiązaniu udało się m.in. poprawić komunikację z klientami, szczególnie w zakresie składania zamówień i prezentacji oferty, a także odciążyć przedstawicieli handlowych z obowiązków związanych z interpretacją zamówień klientów i pracami przy pobraniu i przygotowywaniu wysyłek towarów. Przedstawiciele handlowi mogą również korzystać z portalu z poziomu urządzeń mobilnych. Dzięki temu podczas spotkań z klientami poza siedzibą firmy mogą oni prezentować pełną ofertę, weryfikować ceny poszczególnych produktów i składać zamówienia w ich imieniu w trakcie wizyty lub w innym dowolnym momencie. Bardzo ważne dla działalności firmy jest również to, że system domyślnie działa w języku polskim i angielskim, a także możliwe jest korzystanie z innych języków poprzez zewnętrzny skrypt automatycznej translacji, w związku z czym zagraniczni klienci firmy nie mają problemu z używaniem rozwiązania.
Co więcej, dzięki rozwiązaniu udało się skrócić czas realizacji zamówienia z 1 tygodnia do 48 godzin, zredukować koszt dostaw o 50%, prawie dwukrotnie zwiększyć częstotliwość wizyt przedstawicieli handlowych u klientów przy jednoczesnym wydłużeniu czasu trwania wizyty, a także zredukować poziom zapasów o 28%.
– Jedną z podstawowych przesłanek wdrożenia było umożliwienie zmiany systemu pracy przedstawicieli handlowych. Dzięki wdrożonemu rozwiązaniu przedstawiciele handlowi nie muszą już angażować się w proces realizacji zamówienia i dostawy towaru, mogąc w pełni skupić się na zadaniach związanych z maksymalizacją przychodów – komentuje Paweł Bączkowski, Wiceprezes Zarządu i Dyrektor Operacyjny, Wola Sp. z o.o.
Za największy sukces implementacji uważany jest krótki czas wdrożenia i zadowolenie klientów korzystających z portalu, którzy doceniają możliwość samodzielnego doboru produktów według wzorów, kolorów i rozmiarów. Ważną zmianą wynikającą z wdrożenia jest też szybsza i bardziej elastyczna realizacja zamówień. Co więcej, wdrożenie portalu i zmiana formy składania zamówień pociągnęły za sobą zmianę systemu dystrybucji z transportu własnego na zewnętrzną firmę przewozową i jest pierwszym krokiem ku optymalizacji procesów magazynowych.
W przyszłości przedsiębiorstwo planuje rozszerzenie systemu Microsoft Dynamics AX o moduł CRM, który umożliwi mobilne rejestrowanie aktywności przedstawicieli handlowych.
