Lepsza wymiana wiedzy w organizacji dzięki sztucznej inteligencji. #TuesdAI

Opracowanie generalnego planu przekształcenia lotniska im. Johna F. Kennedy’ego w Nowym Jorku, zastąpienie tunelem dwupoziomowej drogi w Seattle czy utrzymanie bezpieczeństwa plażowiczów przed zanieczyszczonymi wodami w Nowej Zelandii dzięki zaawansowanej analizie.

To tylko kilka z tysięcy projektów realizowanych każdego roku przez Mott MacDonald, globalną firmę inżynieryjno-zarządczą i konsultingową z siedzibą w Londynie. Posiadając 180 głównych biur w 50 krajach, pomaga ona w rozwiązywaniu najpilniejszych problemów społecznych, środowiskowych i ekonomicznych na całym świecie.

Ponieważ Mott MacDonald nie tworzy fizycznych produktów, sukces firmy opiera się na wiedzy i doświadczeniu 16 000 pracowników. Aby ułatwić im dzielenie się kapitałem intelektualnym i wzajemne uczenie się, organizacja wykorzystuje Project Cortex, nową usługę w Microsoft 365, która jest częścią wizji Microsoft związaną z transformacją podejścia firmy do zarządzania wiedzą i pomocy ludziom w rozwijaniu ich umiejętności i wiedzy specjalistycznej.

Zapowiedziany w pierwszych dniach listopada w trakcie Microsoft Ignite, Project Cortex wykorzystuje sztuczną inteligencję do stworzenia sieci wiedzy, która automatycznie łączy i organizuje treści organizacji w tematy, generuje dla nich karty (zakładki) i „strony tematyczne” przypominające strony wiki, a także inne, nowe możliwości dla użytkowników w ramach Microsoft 365.

Nowości zostaną dołączone do znanych narzędzi takich jak Office, Outlook czy Microsoft Teams, aby pomóc ludziom znaleźć informacje, szybciej zdobywać wiedzę i poruszać się w aplikacjach, z których korzystają każdego dnia. Na przykład, kiedy pracownicy zobaczą nieznany im akronim lub projekt w wiadomości e-mail lub na czacie, będą mogli kliknąć na słowo i pojawi się karta tematu z opisem i powiązanymi z nim ekspertami, dokumentami i filmami. Kliknięcie na kartę spowoduje wyświetlenie strony tematu, zarządzanej przez AI oraz ekspertów, zawierającej dodatkowe informacje, takie jak np. wykresy, które uwzględniają łącza do powiązanych i przyległych tematów.

Te możliwości „jeszcze bardziej zwiększą zdolność naszej organizacji do osiągania celów biznesowych dzięki szybszemu dostępowi i połączeniu z kolegami oraz ich wiedzą fachową – co nazywamy naszym połączonym myśleniem” – mówi Simon Denton, architekt aplikacji wydajnościowych w Mott MacDonald. „Pomogą nam zbudować jeszcze silniejszą sieć wiedzy, dzięki czemu ludzie będą mogli dysponować odpowiednimi informacjami w odpowiednim czasie, aby zapewnić naszym klientom lepsze wyniki projektów”.

Firma już teraz zapewnia ekspertów z ich szeroką wiedzą biznesową do 47 podzielonych tematycznie społeczności, które zajmują się lotnictwem, mostami i innymi dziedzinami. Już kilka lat temu organizacja rozpoczęła budowę pierwszego systemu zarządzania wiedzą w celu sklasyfikowania treści w SharePoint i dodania ludzi do grup Yammer w oparciu o ich zainteresowania.

Dostępny na razie w trybie prywatnego podglądu Project Cortex zapewni firmie Mott MacDonald jeszcze bardziej zaawansowane możliwości w tym zakresie. Produkt jest już bezpieczny i zgodny z przepisami, dzięki czemu możliwe jest stosowanie automatycznych zasad opartych na precyzyjnych znacznikach dokumentów w celu zwiększenia ich bezpieczeństwa. Jego doświadczenie w zakresie zarządzania wiedzą, które opiera się na istniejących w organizacji usługach SharePoint, będzie przenikać codzienne narzędzia pracy w Microsoft 365 i może pewnego dnia obejmować treści edukacyjne z takich platform jak np. LinkedIn Learning.

Dodatkowo, rozwiązanie będzie posiadało potężną technologię przechwytywania danych, która sprawi, że przyjmowane treści staną się jeszcze bardziej inteligentne. Zasilany technologią AI, może pobierać informacje z ustrukturyzowanych treści, takich jak np. formularze, paragony i faktury. Dzięki uczeniu maszynowemu – eksperci uczą AI, jak reagować – Project Cortex może również wyciągać informacje z niestrukturalnych treści, takich jak umowy prawne i umowy z pracownikami. Następnie dodaje do nich metadane i klasyfikuje dokumenty na tematy, automatycznie wykonując zadania, które tradycyjnie wymagają ręcznego zarządzania i przez to są powolne.

„Już teraz myślimy o przetwarzaniu rysunków i projektów zbieranych przez 30 lat, zawierających dobre informacje na temat tego, jak coś zostało zbudowane i jak powinno być utrzymywane w przyszłości. To otworzy wiele niedostępnej dotąd wiedzy” – dodaje Denton.

Nowa wizja gromadzenia i wymiany wiedzy

Zaplanowany pod kątem ogólnej dostępności w pierwszej połowie 2020 roku, Project Cortex jest pierwszym nowym produktem, który wyłania się z wizji i wiedzy Microsoft, które obejmują nowe możliwości w innych usługach Microsoft 365, takich jak Yammer – dla społeczności praktyków; Microsoft Stream – w zakresie inteligentnego tworzenia i udostępniania filmów oraz Workplace Analytics – w zakresie analizy organizacyjnej.

„Popyt na wiedzę staje się szczególnie aktualny ze względu na gwałtowne zmiany w stylu i sposobach pracy. Automatyzacja, gospodarka oparta na realizacji konkretnych zadań czy projektów, często oferowanych przez platformy cyfrowe (ang. gig economy), elastyczna praca czy niedobory umiejętności i wyż demograficzny, który coraz szybciej wchodzi w wiek emerytalny – to wszystko zwiększa potrzebę gromadzenia i przechowywania przez organizację wiedzy, dzielenia się nią z pracownikami i szybszego przyswajania nowych umiejętności i wiedzy specjalistycznej” – mówi Seth Patton, dyrektor generalny marketingu Microsoft 365. „Jednak jako długoterminowa koncepcja organizowania i ponownego wykorzystywania informacji, zarządzanie wiedzą nigdy nie rozwiązało w pełni problemów, którym ma sprostać, m.in. ze względu na rozproszone silosy informacyjne, ograniczenia techniczne i nienajlepsze doświadczenia użytkowników końcowych” – dodaje Seth Patton, dyrektor generalny marketingu Microsoft 365.

„Liderzy biznesu i dyrektorzy generalni coraz częściej rozumieją znaczenie umiejętności i talentów swoich pracowników w możliwościach całej organizacji do odniesienia sukcesu. Podnoszenie kwalifikacji i uczenie się to nowa przewaga konkurencyjna w miejscu pracy” – dodaje Patton.

Postępy Microsoft w dziedzinie AI i uczenia maszynowego, potężne repozytorium zawartości chmury SharePoint, inteligencja Microsoft Graph oraz integracja z aplikacjami Office 365 pomogły przezwyciężyć wcześniejsze wyzwania w zarządzaniu wiedzą, aby pomóc klientom w rozwiązywaniu niezaspokojonych potrzeb.

„Każdy z nas miał doświadczenie w dołączaniu do nowego projektu, zespołu lub firmy. Potrzeba dużo czasu, aby zrozumieć nowy „kod”, zanim będziesz mógł wnieść swój wkład i wziąć udział w pełni w projekcie” – mówi Patton. Dzięki Project Cortex możesz szybko nabrać rozpędu i od razu rozpocząć pracę na pełnych obrotach”.

Microsoft Search zintegruje również Project Cortex, dzięki czemu ludzie będą mogli znaleźć karty tematu i strony wiedzy podczas wyszukiwania. Microsoft Search to ważny element wizji Microsoft dotyczącej zarządzania wiedzą, przynoszący ujednolicone i inteligentne doświadczenie w wyszukiwaniu w Microsoft 365 i Bing. Rozszerza się ono również na zewnętrznie powiązane treści, takie jak udostępnianie plików.

W miarę, jak wideo staje się coraz potężniejszym sposobem przechwytywania i dzielenia się wiedzą, Microsoft Stream stosuje AI w celu zapewnienia automatycznej transkrypcji takich elementów jak np. nagrane spotkania. Technologia AI umożliwia redukcję hałasu w tle, dzięki czemu ludzie mogą lepiej skupić się na tym, co zostało omówione, a także tworzyć krótkie filmy wideo z urządzeń przenośnych, które można udostępniać w zespołach i programie Yammer.

Ponad dziesięć lat po utworzeniu Yammer został całkowicie przeprojektowany z dziesiątkami nowych możliwości, a także nowych integracji z Teams, SharePoint czy pocztą Outlook. Te nowe funkcje pozwalają ludziom łączyć się i dzielić wiedzą pomiędzy zespołami i lokalizacjami geograficznymi.

Mott MacDonald łączy ludzi w społecznościach Yammer, które obejmują 47 tematycznych obszarów, aby mogli lepiej dzielić się wiedzą, zadawać pytania i uzyskiwać odpowiedzi.

Inny sposób, w jaki Microsoft 365 pomaga ludziom dzielić się wiedzą, to Workplace Analytics, który zapewnia liderom biznesu wgląd w to, jak ludzie współpracują i spędzają czas dzięki samoobsługowym pulpitom. Wgląd ten zapewnia kontekst porównań branżowych, a także analizy procesów biznesowych i sieci kontaktów międzyludzkich w oparciu o AI. Informacje te mogą pomóc w zidentyfikowaniu wysokowydajnych trendów, takich jak np. bliskie relacje między efektywnymi sprzedawcami i inżynierami lub korelacje między dobrymi doświadczeniami na pokładzie a większą liczbą menedżerów pracujących w pojedynkę. Liderzy mogą wówczas zachęcać i powielać podobne wzorce w innych miejscach.

„Rozwiązania zostały zaprojektowane w taki sposób, aby były łatwe w użyciu i pozwalały na ich dostosowanie do potrzeb klienta. W przypadku nowego Project Cortex, AI zajmuje się „ciężkim wydobywaniem” i gromadzeniem użytecznych, wewnętrznych informacji” – mówi Naomi Moneypenny, dyrektor ds. usług i wniosków w Microsoft kierująca Project Cortex. „Następnie eksperci mogą edytować, aktualizować i dodawać treści, aby mieć pewność, że strony dotyczące dzielenia się wiedzą są aktualne i zawierają jedynie istotne dane.

„Naszym celem jest wprowadzenie inteligentnych treści i usług opartych na wiedzy do codziennego rytmu pracy, którą ludzie wykonują każdego dnia, aby pomóc im znaleźć potrzebne informacje, odkryć to, czego szukają i usprawnić procesy biznesowe” – dodaje Moneypenny. „Wszystko to przy jednoczesnym wzmacnianiu i egzekwowaniu zasad bezpieczeństwa i zgodności z regulacjami”.

Project Cortex pomoże Mott MacDonald zbudować silniejsze powiązania pomiędzy dużymi, globalnymi społecznościami firmy i dostarczać informacje na czas, które pomogą pracownikom tworzyć rozwiązania dla wielu złożonych wyzwań, budować specjalistyczną wiedzę i oszczędzać czas, a jednocześnie poprawiać jakość usług dla klientów.