Te proste tricki pozwalają oszczędzić sporo czasu w aplikacjach Office 365 #MicrosoftMówi

Kilka lat temu robiliśmy to tradycyjnie. Na mniej lub bardziej wygodnym krześle, przy biurku lub zwykłym blacie. Z ekranem komputera przed naszymi oczami, ze stertą notatek, kalendarzem albo segregatorami wypchanymi ciężkimi dokumentami. Dzisiaj – coraz częściej pracujemy przy hot desku. Nierzadko na stojąco. Naukowcy z Biomedycznej Jednostki Badawczej ds. Stylu Życia i Aktywności Fizycznej obliczyli, że współczesny pracownik w ośmiogodzinnym dniu pracy, dzięki ergonomicznym biurkom z regulowaną wysokością, przy których można pracować na stojąco, ograniczył siedzący tryb pracy o 20 proc[1]. To o ponad półtorej godziny siedzenia na krześle mniej, niż jeszcze kilka lat wcześniej. Zmieniły się jednak nie tylko formy pracy, ale też narzędzia oraz przede wszystkim… ich wykorzystanie. Czarne i masywne komputery zastąpiły mobilne i lekkie laptopy, a zamiast analogowych kalendarzy i dokumentów trzymanych w segregatorach – pojawiły się rozwiązania chmurowe, takie jak Office 365, które nie tylko pozwalają na przechowywanie gigabajtów danych, lecz także oszczędzają nam czas. Oto kilka porad, jak sprawnie korzystać z funkcji wybranych aplikacji tej usługi.

Piękna prezentacja w kilka kliknięć

Jak długo można przygotowywać prezentację w PowerPoint? Godzinę, dwie? A co jeśli zestaw kilku albo nawet kilkunastu slajdów zajmie 20 minut? Do tej pory było pewnie tradycyjnie. Utwórz nowy slajd, kliknij aby dodać tytuł, na kolejnym dodaj pole, gdzie wpiszesz tekst. Na koniec zmień tło, jego kolor. A co, kiedy dodać trzeba zdjęcie z pliku albo film, albo jeszcze gorzej… stworzyć tabelę lub prosty graf do zilustrowania danych? Klient czeka na gotową prezentację, deadline nieubłaganie się kurczy, a plik w rozsypce. To nie musi tak wyglądać. PowerPoint całą część wizualną bierze na siebie. I to dosłownie. Funkcja tzw. designera, czyli „Pomysły dotyczące projektu” tworzą się automatycznie poddając użytkownikowi w pełni skomponowane slajdy, na których czytelnie pokazany jest tekst. Zdjęcia przycinają się same, dopasowując do ekranu, a prosty graficzny slajd, na którym przedstawione są wyniki generuje się w kilka sekund. Do wyboru są określone kolory, rozmiary czcionki i układ graficzny.

Z tabelki na papierze – tabelka w Excelu

W Excelu najczęściej klika się „Suma”. Ale nie trzeba wybierać jej w pasku narzędzi. Szybko zsumować można dzięki skrótom klawiszowym. Równoczesne wybranie przycisku ALT i += zapewni wynik, który zbierze wszystkie wpisane przez nas cyferki. W pracy zawsze liczy się czas. Tworzenie tabeli w Excelu do szybkich zadań nie należy, zwłaszcza gdy nie ma się świadomości, w jaki sposób zrobić coś wybierając odpowiedni ciąg klawiszy, albo po prostu… robiąc zdjęcie. To właśnie na fotografii, a ściślej mówiąc na jej przepuszczeniu przez Sztuczną Inteligencję bazują nowe rozwiązania wdrożone w aplikację Excel. Ile razy zdarzyło się, że konkretną tabelę albo dokument dostaliśmy wydrukowany w formie papierowej? Co zrobić? Przepisywać? Rozważnie zastanawiając się, żeby nie ominąć żadnej z cyferek?

Aparat wymierzony w papierową wersję dokumentu, z automatu – dzięki wykorzystaniu technologii sztucznej inteligencji – skonwertuje plik przenosząc go do wersji elektronicznej. Koniec z obawami o błędy, albo zgryz, że spędzimy na przepisywaniu pliku mnóstwo czasu. Elektroniczna forma dokumentu jest oczywiście w pełni edytowalna.

Word umie w liczby

Równanie matematyczne z dwiema niewiadomymi to nie tylko bolączka ucznia w szkole. Czasami zdarza się, że policzyć trzeba na cito, a z numerami, tabelami i cyframi wcale nie musi się kojarzyć OneNote albo Excel. Jak zapisać w programie, który służy do edycji tekstu pierwiastek, całkę, albo ułamek? Odręcznie. Albo przy pomocy elektronicznego pióra. Wystarczy w pasku narzędzi wybrać „Wstawianie”, przejść do symbolu liczby Π (funkcja „Równanie”) i kliknąć „Równanie odręczne”, aby wpisać cyfrowym piórem na ekranie (lub klasycznie – myszką) dowolnie równanie matematyczne. Jego odręczny zapis zostanie przetworzony na zapis cyfrowy.

W gąszczu matematycznych hieroglifów łatwo można się zgubić. By znaleźć interesujące nas dane wystarczy jednak skorzystać z „Inteligentnego wyszukiwania”. Word sam podpowie, czy zacząć szukać w zbiorze internetowej encyklopedii, czy przeszukać obrazy albo dokumenty zapisane na komputerze.

Czas jaki spędzamy każdego dnia przed komputerem w pracy, dla większości oscyluje w granicach 8 godzin. Ile z tego przeznaczamy na edycję dokumentów w usłudze Microsoft Office? Wynik z pewnością udałoby się szybko przeliczyć i zsumować (ALT+) w Excelu. Nie trzeba jednak tego robić. Pomocna może okazać się zasada: „co masz zrobić wyklikując pojedyncze slajdy i cyferki, zrób korzystając ze sztucznej inteligencji”.

Najpopularniejsze skróty klawiaturowe

• Word

Ctrl + C / Ctrl + V – kopiuj/wklej

Ctrl + Shift + strzałka lewo/prawo/góra/dół – zaznaczenie tekstu do edycji

Ctrl + Alt + J – przypis dolny

F7 – sprawdzanie pisowni i gramatyki

• Excel

Alt + = – suma

Ctrl + H – znajdź / zmień

Ctrl + ; –  wstaw datę (dzień.miesiąc.rok)

Ctrl + : – wstaw godzinę

Ctrl + Q – formatowanie warunkowe

• Outlook

Ctrl + N – nowa wiadomość

Ctrl + Shift + A – nowe zdarzenie w kalendarzu

Shift + Ctrl + Q – utwórz nowe spotkanie

• PowerPoint

F5 – rozpocznij prezentację slajdów

Shift + F5 – wyświetl prezentację od aktualnego slajdu

Ctrl + K – wstaw hiperłącze

Crtl + D – duplikuj slajd

Crtl + M – stwórz nowy slajd

[1] Leicester-Loughborough Diet, Lifestyle and Physical Activity Biomedical Research