Como um novo serviço de IA ajuda uma empresa global a transformar o compartilhamento de conhecimento

Desenvolver um plano diretor para transformar o Aeroporto Internacional John F. Kennedy em Nova York. Substituir uma estrada de dois andares por um enorme túnel em Seattle. Manter os banhistas a salvo de águas poluídas na Nova Zelândia com análises avançadas.

Esses são apenas alguns dos milhares de projetos complexos entregues a cada ano pela Mott MacDonald, uma empresa global de consultoria em engenharia, gerenciamento e desenvolvimento com sede em Londres, Inglaterra. Com 180 escritórios principais em 50 países, a empresa ajuda a solucionar alguns dos desafios sociais, ambientais e econômicos mais urgentes do mundo.

Como a Mott MacDonald não cria produtos físicos, seu sucesso depende do conhecimento e da experiência de seus 16.000 funcionários. Para ajudá-los a compartilhar e aprender com mais facilidade, a empresa usa o Projeto Cortex, um novo serviço no Microsoft 365 que faz parte da visão da Microsoft de transformar conhecimento e ajudar as pessoas a aprender e aumentar suas habilidades e conhecimentos.

Anunciado no início de novembro durante o Microsoft Ignite, o Projeto Cortex usa inteligência artificial para criar uma rede de conhecimento que conecta e organiza automaticamente o conteúdo das organizações em tópicos e gera fichas de tópicos, “páginas de tópicos” semelhantes a um wiki e outras novas experiências no Microsoft 365.

As experiências aparecerão em ferramentas conhecidas como Office, Outlook e Microsoft Teams para ajudar as pessoas a encontrar informações, aprender rapidamente e acelerar a velocidade nos aplicativos que usam todos os dias. Quando os funcionários veem um acrônimo ou projeto desconhecido no e-mail ou no bate-papo, por exemplo, eles podem passar o mouse sobre a palavra e exibir uma ficha de tópico com uma descrição e especialistas, documentos e vídeos relacionados. Um clique na ficha abrirá uma página de tópico, com curadoria de IA e especialistas, com informações mais ricas, como diagramas que vinculam tópicos relacionados e adjacentes.

Esses recursos “aumentarão ainda mais nossa capacidade de atingir nossas metas de negócios com acesso e conexão mais rápidos aos colegas e seus conhecimentos – o que chamamos de pensamento conectado”, diz Simon Denton, arquiteto de aplicativos de produtividade da Mott MacDonald. “Eles nos ajudarão a construir uma rede de conhecimento ainda mais forte, para que as pessoas possam ter o conhecimento certo no momento certo para fornecer resultados de projeto excelentes para nossos clientes. Vai ser brilhante.”

A empresa já organiza seus muitos especialistas e vasto conhecimento de negócios em 47 comunidades que cobrem aviação, pontes e outras áreas de atuação. Há alguns anos, começou a criar seu sistema inicial de gerenciamento de conhecimento para classificar o conteúdo no SharePoint e adicionar pessoas aos grupos do Yammer com base no interesse.

O Projeto Cortex, atualmente em preview privado, dará à Mott MacDonald recursos ainda mais avançados. Já seguro e em conformidade, o produto permitirá políticas automatizadas baseadas em tags de documentos precisas para maior segurança. Suas experiências de conhecimento, baseadas nos serviços de conteúdo do SharePoint existentes na organização, vão permear as ferramentas de trabalho diárias no Microsoft 365 e podem um dia incluir conteúdo de aprendizagem de plataformas como o LinkedIn Learning.

A solução terá uma poderosa tecnologia de captura para tornar o conteúdo absorvido mais inteligente. Com tecnologia de IA, ele pode extrair informações de conteúdo estruturado, como formulários, recibos e faturas. Com o ensino de máquina – com especialistas ensinando a IA a responder – o Projeto Cortex também pode obter informações de conteúdo não estruturado, como contratos legais e acordos de funcionários.

Em seguida, ele adiciona metadados e classifica os documentos em tópicos, executando automaticamente tarefas tradicionalmente manuais e lentas.

“Estamos realmente empolgados com isso”, diz Denton. “Já estamos falando sobre o processamento de desenhos de 30 anos atrás com boas informações sobre como algo foi construído e como deve ser mantido para o futuro. Isso vai liberar muito conhecimento latente.”

A visão do conhecimento

Programado para disponibilidade geral no primeiro semestre de 2020, o Projeto Cortex é o primeiro novo produto a surgir da visão de conhecimento da Microsoft, que inclui novos recursos em outros serviços do Microsoft 365, como o Yammer, para comunidades de prática; Microsoft Stream, para criação e compartilhamento de vídeos inteligentes; e Workplace Analytics, para insights organizacionais.

Como um conceito de longa data para organizar e reutilizar informações, o gerenciamento do conhecimento nunca resolveu completamente os desafios que procura enfrentar devido a silos de informações desconectados, limitações técnicas e experiências desajeitadas do usuário final, diz Seth Patton, gerente-geral de Marketing do Microsoft 365.

Mas a demanda por conhecimento tornou-se particularmente oportuna devido a mudanças radicais no local de trabalho. Automação, arranjos alternativos de emprego, trabalho flexível, escassez de habilidades e baby boomers aposentados aumentaram a necessidade de as organizações reterem conhecimento, compartilhá-lo com os funcionários e ajudá-los a aprender novas habilidades e conhecimentos mais rapidamente, diz Patton.

“Os líderes empresariais e CEOs estão reconhecendo a importância das habilidades e talentos de seu pessoal na capacidade de suas organizações de ter sucesso”, diz ele. “É um reconhecimento de que a qualificação e o aprendizado são a nova vantagem competitiva no local de trabalho”.

Os avanços da Microsoft em IA e aprendizado de máquina, o enorme repositório de conteúdo em nuvem do SharePoint, a inteligência do Microsoft Graph e a integração com os aplicativos do Office 365 ajudaram a superar os desafios anteriores no gerenciamento de conhecimento para ajudar os clientes a resolver necessidades não atendidas.

“Todos nós já tivemos a experiência de ingressar em um novo projeto, equipe ou empresa”, diz Patton. “Leva muito tempo para entender a linguagem antes que você possa contribuir e participar. Com o Projeto Cortex, você pode acelerar rapidamente e começar a contribuir imediatamente.”

O Microsoft Search também integrará o Projeto Cortex, para que as pessoas encontrem fichas de tópicos e páginas de conhecimento quando pesquisarem. O Microsoft Search é um componente importante na visão de conhecimento da empresa, trazendo uma experiência de pesquisa unificada e inteligente no Microsoft 365 e no Bing. Ele também se estende ao conteúdo conectado externamente, como compartilhamentos de arquivos. Quando o conteúdo é rastreado, ele é adicionado à rede de conhecimento.

À medida que o vídeo se torna uma maneira cada vez mais poderosa de capturar e compartilhar conhecimento, o Microsoft Stream aplica a IA para fornecer transcrição automática para coisas como reuniões gravadas. O aprimoramento de voz com IA ajuda a reduzir o ruído de fundo para que as pessoas possam se concentrar melhor no que foi discutido, e agora também podem criar vídeos curtos a partir de dispositivos móveis para compartilhar no Teams e no Yammer.

Mais de uma década após sua criação, o Yammer foi completamente redesenhado com dezenas de novos recursos, além de novas integrações com Teams, SharePoint e Outlook. Esses novos recursos permitem que as pessoas se conectem e compartilhem conhecimento entre equipes e localizações geográficas.

A Mott MacDonald conecta pessoas nas comunidades do Yammer que abrangem 47 áreas de atuação, para que possam compartilhar conhecimentos, fazer perguntas e obter respostas.

Como outra maneira de o Microsoft 365 ajudar as pessoas a compartilhar conhecimento, o Workplace Analytics fornece aos líderes de negócios informações sobre como as pessoas colaboram e passam seu tempo com novos painéis de autoatendimento. Esses insights fornecem o contexto de benchmarks do setor, além de análises orientadas por IA de processos de negócios e redes de pessoas.

Essas informações podem ajudar a identificar tendências de alto desempenho, como relacionamentos estreitos entre vendedores e engenheiros ou correlações entre boas experiências de integração e gerenciais individuais. Os líderes podem incentivar e replicar padrões semelhantes em outros lugares.

As soluções foram projetadas para serem fáceis de usar e personalizáveis. Para o novo Projeto Cortex, a IA faz o “trabalho pesado” nos bastidores de mineração e coleta de informações internas úteis, diz Naomi Moneypenny, diretora de Serviços de Conteúdo e Insights da Microsoft. Em seguida, os especialistas podem editar, atualizar e adicionar conteúdo para garantir que as páginas de conhecimento sejam atuais e relevantes.

“Nosso objetivo é colocar conteúdo inteligente e serviços de conhecimento no fluxo do trabalho que você realiza todos os dias para ajudá-lo a encontrar as informações necessárias, descobrir o que deseja e tornar seus processos de negócios mais eficientes”, diz Moneypenny, que lidera a equipe de produto do Projeto Cortex. “Tudo ao mesmo tempo em que aprimora e aplica suas políticas de segurança e conformidade.”

Na Mott MacDonald, o Projeto Cortex ajudará a construir conexões mais fortes nas grandes comunidades globais da empresa e fornecerá informações oportunas que ajudarão os funcionários a criar soluções para muitos desafios complexos, desenvolver conhecimentos e economizar tempo, além de melhorar o serviço aos clientes, afirma Denton.

“Estou realmente empolgado com a visão da Microsoft de criar o Projeto Cortex”, diz ele. “Se encaixa completamente em nossa estratégia de redes de conhecimento. A ideia de conectar as pessoas ao conteúdo e o conteúdo às pessoas e construir essa rede, desenvolvida com o Microsoft 365, será um divisor de águas para nós.”

Imagem principal: da esquerda para a direita, o engenheiro civil James Balla, o diretor de projeto Jonathan Hine e a engenheira civil Cleopatra Meade trabalham juntos nos escritórios da Mott MacDonald em Birmingham. (Fotos: Mark Mercer)