Ministério Público de SP dá salto de produtividade com ferramentas Microsoft

Todo tempo é bem-vindo no dia a dia do promotor de Justiça. Responsável pela defesa da ordem jurídica, da democracia e dos interesses sociais e individuais, ele atua em questões variadas como saúde pública, direitos humanos, defesa do patrimônio público, questões eleitorais, defesa das crianças, adolescentes e idosos, direito do consumidor e tantos outros. Recebe muitos processos de uma vez, trabalha em diversos lugares e conta com uma equipe para ajudá-lo a fazer cada ação andar. E é nessas características que mora a dificuldade.

“Pelo menos em dois dias da semana o promotor atua no Fórum, em audiências”, conta José Eduardo de Souza Pimentel, promotor de Justiça de São Paulo, com atuação em Piracicaba. “Ele sai do gabinete e fica sem contato com a equipe, mas continua recebendo processos.” E quando a complexidade de um processo exige mais atenção, é comum o promotor trabalhar em casa pela manhã, aproveitando o isolamento para estudar melhor os casos, trabalhar em teses jurídicas.

Enquanto isso, o time prepara processos, estuda casos, cuida da parte administrativa da Promotoria, de registro de documentos, do cumprimento de investigações e procedimentos, entre outras atribuições. E para que haja fluidez na realização dessas tarefas simultaneamente, essa equipe muitas vezes precisa de mais de um meio de comunicação, indo além apenas da troca de mensagens por e-mail, trocas de arquivos e ligações telefônicas. “Acontecia, às vezes, de mais de uma pessoa trabalhar na mesma peça, gerando retrabalho e deixando outros casos de lado”, diz Pimentel.

Hoje, depois da adoção de ferramentas do pacote Office 365, o retrabalho não acontece mais, e o ganho de produtividade é palpável. “A colaboração num mesmo arquivo pelo SharePoint, por exemplo, evita o retrabalho, além de dar uma boa visibilidade do que cada um está produzindo dentro da equipe”, comemora Pimentel. “Agora, mesmo quando está isolado, sem interrupções de ligações e demandas diretas, o promotor consegue se atualizar do andamento do processo e do trabalho da equipe.”

Office 365 no MP em todo o Estado

A satisfação de Pimentel está ligada à solução encontrada pelo Ministério Público do Estado de São Paulo (MPSP) para resolver, inicialmente, o gerenciamento de um grande volume de arquivos e aumentar a capacidade de armazenamento das caixas de e-mail, anteriormente limitadas a 1 GB cada.

Um dos departamentos que mais se ressentiam do gargalo dos arquivos era o Centro de Apoio às Execuções (Caex), área de apoio à investigação. “Quando arquiva provas e documentos, o Caex gera arquivos que ocupam um espaço considerável. Esses arquivos eram gravados em CD ou pendrive e enviados via malote para o promotor no Estado”, conta Laércio Carrasco, CIO do MPSP. Havia risco de perda ou roubo da informação, além da perda de tempo e recursos com esse tipo de envio.

O próprio MPSP havia desenvolvido internamente a Biblioteca Virtual de Arquivos (BVA), uma proposta de servidor de arquivos, mas havia limitações de armazenamento. Como a BVA não evoluiu, partiu-se para o estudo de um projeto mais abrangente, que contemplasse trabalho colaborativo, licenciamento de software, novos equipamentos e entregasse mais valor e ganho de produtividade ao MPSP. A ideia era obter ferramentas que pudessem atender a todas as necessidades em uma única plataforma.

“Depois de analisar vários produtos, chegamos à conclusão que o Office 365 trazia os melhores ganhos financeiros e de produtividade”, diz Carrasco. Além disso, os servidores do órgão já usavam as ferramentas do Office, estavam familiarizados com os formatos de arquivo, o que reduziria o tempo de aprendizado. “Nos testes, outros produtos ou desformatavam arquivos ou não tinham recursos suficientes. E não queríamos dar mais trabalho para os promotores e suas equipes.”

Implantação rápida e tranquila

A implantação do Office 365 no MPSP foi estabelecida em duas fases. Para a fase 1, decidiu-se fazer tudo via browser, garantindo que a mudança para a nuvem dos 8 mil usuários do órgão acontecesse em quatro meses, de outubro de 2017 a janeiro deste ano. “Se fôssemos instalar primeiro nas máquinas, a implantação levaria de um ano e meio a dois anos. Preferimos acelerar”, diz Carrasco.

Para garantir a adesão ao processo, a área de TI desenvolveu um cronograma com o time de comunicação para migrar cerca de 800 a mil usuários por semana, um projeto que eles nomearam de #VemPraNuvem. Cada grupo era avisado previamente da mudança – recebia um e-mail um dia antes com cinco passos simples a seguir no cadastramento no Office 365, sem interromper o trabalho. Dessa forma, houve poucas chamadas de suporte durante o processo.

Agora, o MPSP dá andamento à fase 2, que abrange a atualização de todos os computadores do órgão para Windows 10 e Office 365. “Tínhamos todo tipo de versão, e estamos deixando o ambiente homogêneo, instalando OneDrive, Skype for Business. Até o final de 2018, 70% dos PCs estarão atualizados”, prevê o CIO.

Os ganhos com a mudança são notáveis. “Com o Office 365, vamos economizar 1,5 milhão de reais por ano e entregar toda a solução que precisamos de colaboração e produtividade”, diz Carrasco. Esse dinheiro era gasto antes com licenciamentos, aquisições extras de espaço em disco, e-mail, equipamentos. “Antes, entregávamos uma caixa de e-mail com capacidade para 1 GB; hoje são 100 GB, aumentamos a capacidade em 100 vezes gastando menos. Além disso, entregamos 1 TB no OneDrive, que pode ser acessado em qualquer lugar e com muito mais segurança e mobilidade do que em um pendrive.”

Os documentos compartilhados antes eram armazenados em computadores locais nas promotorias. Atualmente, uma eventual falha no PC da Promotoria não é um problema, porque tudo está disponível no SharePoint e no OneDrive. E se o promotor adotar o teletrabalho, pode usar o Office on-line ou até cinco instalações da suíte – no computador de casa, em seu celular, no tablet ou outro dispositivo –, tudo isso com os mesmos requisitos de segurança que teria se estivesse trabalhando no próprio MPSP.

O feedback dos promotores sobre o impacto em seu trabalho tem sido positivo. “Viajei muito pelo Estado, e o retorno é que eles estão ganhando cada vez mais ferramentas e recursos que facilitam a vida e a rotina profissional”, afirma o CIO do MPSP. O malote também viaja menos. Com OneDrive e SharePoint à disposição, o Caex aposentou o pendrive. O departamento agora gera o arquivo, coloca na nuvem e manda um e-mail para o promotor, indicando o repositório onde está a informação. “É um ganho logístico considerável. Era um processo que podia levar de dois a três dias, em média, e agora acontece em minutos, sem contar que o OneDrive oferece uma solução mais profissional e completa de permissões e gerenciamento”, diz Carrasco.

Audiências e economias com o Skype

“Quebramos a barreira da comunicação com o Skype, eliminando burocracias”, ressalta o CIO. Desde o final do ano passado, os promotores de São Paulo podem conversar com qualquer pessoa do Estado pelo Skype for Business, inclusive para audiências, ganhando produtividade e poupando recursos. “Se o promotor é de São José do Rio Preto, por exemplo, e a pessoa intimada é de Presidente Prudente, ela não precisa se deslocar. Basta ir até o MP de Prudente fazer a audiência.”

Mais de 20 audiências já foram feitas via Skype for Business, acompanhando a demanda e a necessidade do MP e dos réus. Mas há vários outros usos dessa ferramenta, como reuniões quinzenais de grupos de atuação. Pelo Skype for Business, promotores de todo o Estado debatem a evolução de seu trabalho dentro de diversos temas, como educação e investigação.

E tem mais. Um programa de capacitação de todas as promotorias do Estado de São Paulo, com mais de 800 servidores, foi realizado via Skype for Business. “Precisávamos treinar os funcionários para digitalizar inquéritos policiais no software do Tribunal de Justiça”, conta o CIO. Em vez de trazer todos os 800 para São Paulo, o treinamento aconteceu por Skype, em grupos de 50 a 70 pessoas. “Dessa forma, conseguimos fazer a capacitação uma semana antes da implementação do processo em cada um desses locais.”

Várias reuniões se tornaram virtuais, como a do Inquérito Policial Eletrônico, um processo pelo qual as delegacias devem alertar o MP quando acontece um crime. A cada 15 dias, de acordo com o CIO, havia reunião de instrução para promotores e servidores com 80 a 120 pessoas por vez para acompanhar essas apresentações.  Hoje, isso acontece por Skype. Vão aí para a conta da economia de 400 mil a 500 mil reais por ano, apenas com gastos extras de capacitação e treinamento.

O MPSP também utiliza o Skype Broadcast na realização de audiências e webinars para o público interno. “Dá mais transparência o fato de todos os promotores e servidores poderem acompanhar essas reuniões ao vivo e em tempo real, de qualquer lugar”, avalia Carrasco. E qualquer pessoa pode acompanhar a audiência do conselho superior do MP, por meio de um link oferecido no portal do órgão.

Entusiasta da tecnologia no trabalho, Pimentel aproveita ao máximo as ferramentas Microsoft na Promotoria de Piracicaba. “Uso o OneNote com frequência para fazer correções em documentos e processos e garantir um documento único. No Excel, reúno conteúdo de casos que apresentem padrões e itens recorrentes, e o Power BI me ajuda na visualização de dados da Promotoria que já estão estruturados”, afirma.

Livre do retrabalho, o promotor acompanha o andamento dos processos e das atividades de sua equipe nas ações criminais pelo SharePoint e o OneDrive, e discute casos com os colegas por Skype, esteja onde estiver. Aos velhos e novos colegas, ele recomenda fortemente que façam o mesmo. “Qualquer ferramenta que culmine no aumento de produtividade é mais do que bem-vinda e pode gerar benefícios para a sociedade.”

No topo: Promotores da área de assessoria de designações, em seu ambiente de trabalho, no prédio sede do MPSP.

Fotos: Caio Leão/Núcleo de Comunicação Social MPSP