Сохранить непрерывность бизнеса

Пандемия заставила многие компании не просто внедрить цифровые технологии, а сразу менять корпоративную культуру. Те, кто раньше предпочитал работать исключительно в офисе и взаимодействовать вживую, вынужденно перешли на гибридный формат. А это не только новые инструменты, но и новые подходы к организации рабочего процесса. Как с этим справиться без большого IT-отдела, снизить затраты на накладные расходы и сделать все комфортно для людей, рассказал основатель бренда ароматов для дома BAGO home Антон Медников. Его команда сохранила непрерывность бизнеса и из противников дистанционной рабочей среды превратилась в сторонников нового формата.

Адаптироваться под новую реальность

Компания BAGO home производит ароматы для дома. До пандемии в BAGO home штатные сотрудники работали исключительно в офисе, дистанционно — только отдельные специалисты на аутсорсе. Однако пандемия внесла свои коррективы и ускорила переход на гибридный формат.

Антон Медников: «В марте нам пришлось в одночасье поменять свою логику жизни. Удаленка наложила отпечаток и на структуру управления компанией, и на общение внутри нее. Но в отличие от большинства компаний в России мы были готовы к удаленке, потому что давно использовали цифровые инструменты и понимали — они ускоряют хождение информации. Это особенно важно, когда нужно решать текущие задачи, например, две недели подряд срочно искать формулу для нового продукта и налаживать его производство».

От десяти сервисов к одному

Цифровые инструменты в BAGO home начали внедрять еще за три года до пандемии, и в процессе реализации столкнулись с рядом вызовов. До Microsoft Teams в компании использовали для обсуждения рабочих вопросов популярный на тот момент корпоративный мессенджер, но возникали сложности с обменом офисными документами, сбивалось форматирование таблиц, это влияло на корректность данных. Из-за этого приходилось использовать разные сервисы, что в свою очередь влекло за собой сложности в администрировании. Каждому сотруднику приходилось использовать несколько аккаунтов для разных инструментов, по мере расширения штата это стало неудобно, встал вопрос поиска универсального инструмента с простым администрированием и единым входом.

Антон Медников: «Главной задачей было найти инструмент, который всем понятен и с которым могло бы работать максимальное количество внешних пользователей. Здесь на помощь к нам пришли партнёры по обучению и консалтингу из компании IQBI, продемонстрировав возможности Office 365 для наших задач и предложив сценарии использования. Сервисы Microsoft — как раз то, с чем так или иначе взаимодействуют многие компании. Мы сразу думали о тесной интеграции рабочих цифровых инструментов, поэтому выбрали Teams. Плюсом было легкое администрирование: мы не IT-компания, у нас нет большого штата программистов. Мы начали с тестового периода использования Microsoft Teams и за месяц освоили новые инструменты. Сейчас, когда я по другим проектам должен использовать что-то отличное от Microsoft 365, ощущаю, какое в сторонних инструментах все не гибкое, какой маленький у них ресурс».

Обучать и развивать

В BAGO home ценят сотрудников, помогают развивать новые компетенции и организовывают обучение. Переход на Teams, как и любые перемены, тоже потребовал освоения новых навыков. Более того, помимо решения простых вопросов, связанных с интерфейсом и управлением, обучение переросло в повышение общего уровня владения цифровыми инструментами. Когда все было реализовано, коммуникации значительно ускорились.

Антон Медников: «Вопрос обучения всегда был актуален для внутренней культуры компании. Очень важно развивать уровень цифровой грамотности сотрудников — современный человек должен уметь пользоваться современными инструментами. Иначе он будет стоять на месте, будет неэффективен.

При правильном использовании продукты Microsoft дают огромное преимущество при работе с данными и экономят время. Перед внутрикорпоративным обучением мы провели внутреннее тестирование, чтобы узнать, насколько эффективно сотрудники пользуются Excel. Только 10% попали в уровень «мастер». Остальные показали средний или низкий уровень владения, хотя используют Excel каждый день. То же самое с другими инструментами. Когда в нашей экосистеме начали появляться новые подрядчики, с которыми мы работаем каждый день, стало очевидно, что новые люди не умеют работать с Teams. Они просто переписываются один на один, создают групповые чаты. Хотя логика у инструмента другая. Это не болталка, а единое пространство для совместной работы, внесения правок без потерь. Поэтому сейчас мы разрабатываем для наших пользователей и коллег обучающие материалы по максимально эффективной работе в Teams и со всей нашей экосистемой, в чем нам систематично помогают коллеги по обучению и консалтингу из IQBI».

Не замедлиться и вырасти

За время пандемии в BAGO home работа не останавливалась ни на день: в пятницу ушли из офиса, в понедельник оказались на удаленке и сразу продолжили выполнять свои задачи. Не было долгого предварительного обучения людей, трат на перенастройки процессов в режиме цейтнота, когда всему бизнесу резко понадобились цифровые инструменты и помощь программистов.

Гибкая рабочая среда позволила продуктивно взаимодействовать, развивать свой продуктовый портфель и наращивать объемы. В начале локдауна BAGO home перевела производство на выпуск антисептиков, а после снятия основной массы ограничений восстановила работу над основной продукцией и подготовила два новых товара — саше и свечи.

Антон Медников: «Мы построили работу иначе, стали брать удаленных сотрудников, включать их в свою экосистему и теперь работаем в гибридном формате. Мы решили, что даже после окончательного снятия всех ограничений оставим на удаленке сотрудников, которым не нужны ежедневные коммуникации внутри команды — это программисты, дизайнеры.

Бизнес-результаты всех изменений, безусловно, положительные. Я уже просто не могу представить компанию без используемых инструментов. У нас сильно сократилась цепочка коммуникаций, а самое ценное для бизнеса в современном мире – это время. Чем дальше мы продвигаемся в своем развитии, тем быстрее становится жизнь и все процессы, скорость реагирования должна быть молниеносной. Без современных технологий это невозможно».