Про многозадачность:

как настроить фокус

Марат Хайрулин, эксперт Microsoft в России, делится мнением о многозадачности и рассказывает (в двух частях) о том, какие инструменты помогут справиться с потоком задач, еще об одном способе переключения между приложениями, простой замене «Помодоро» – и другими приемами, полезными даже если вы работаете из дома.

Красивые мифы и печальная реальность многозадачности

Как и многие люди, я долгое время был уверен, что человек, способный решать несколько задач параллельно, работает более эффективно. Думаю, не только мне одному в детстве напоминали про Юлия Цезаря и его способность делать три дела одновременно. Много раз с тех пор я жалел, что не обладаю такими суперспособностями и не могу решать задачи в многопоточном режиме (как процессор). Спустя годы я узнал, что с Гаем Юлием не все было так просто – он скорее умел быстро переключаться. Да и само желание делать несколько дел сразу оказалось не таким уж безвредным.

Например, в исследовании ученых Университета Стэнфорда говорится, что те, кто привык концентрироваться на нескольких задачах сразу:

хуже запоминают информацию;
испытывают трудности в организации мыслей;
не умеют отфильтровывать ненужную информацию.

Вторят этому и другие научные публикации: для большинства людей многозадачность скорее снижает объем и качество выполнения задач, чем наоборот. Причем это касается и одновременного выполнения нескольких задач, и быстрого переключения с одной задачи на другую. Одно из исследований даже утверждает, что задержки, необходимые мозгу на переключение между задачами, могут привести к потере до 40% рабочего времени.

Три типа многозадачности

«Классическая» многозадачность. Одновременное выполнение двух задач. Например, разговор по телефону одновременно с просмотром сайтов.

Наложение задач. Переключение на другую задачу, пока не завершена первая. Например, работа над сложным заданием, в процессе которой приходит более срочная задача.

Постоянное переключение. Стиль работы, при котором задачи решаются по частям. Части разных задач чередуются между собой. Человек в таком режиме как будто бы держит под контролем сразу несколько разнородных вопросов.

При этом люди с природной предрасположенностью к многозадачности тоже существуют. Но их совсем не много: один из 200 человек, по данным исследователей из Университета Юты. Может быть, Цезарь как раз был одним из них.

Если вы, как и я, не попали в число этих уникумов, предлагаю вспомнить о цифровых инструментах, которые помогут организовать работу и справиться с большим потоком задач. Это может быть полезно и сейчас, когда многие начали работать из дома и осознали, что отвлекающих факторов становится больше, а сохранять фокус необходимо.

Примечание от автора

В этой и последующих заметках мы поговорим о практических цифровых инструментах для повышения продуктивности работы. По опыту скажу, что уровень знаний и практика использования у людей, даже близких к сфере ИТ – очень разные. Если упомянутые инструменты вам уже знакомы – это здорово. Если вы пользуетесь ими – это замечательно. Если же они будут для вас новыми – надеюсь, вы добавите их в свой арсенал.

Режим фокусировки в Microsoft Word (снимок экрана).

Как сфокусироваться на одной задаче: инструменты

Первая подборка инструментов поможет сохранять фокус на одной задаче. Кстати, исследования говорят, что чем сложнее или новее задача стоит перед вами, тем важнее выделить на нее время и не отвлекаться.

«Фокусировка» в Word

Режим фокусировки будет полезен и, если вы хотите погрузиться в состояние потока, и если просто предпочитаете работать на экране, на котором нет ничего лишнего, и ваш взгляд ничто не отвлекает (на иллюстрации выше).

Кнопка Фокусировка на вкладке «Вид» в Microsoft Word (снимок экрана).

Кнопка «Фокусировка», включающая этот режим, появилась на вкладке «Вид» после одного из обновлений Microsoft Word для Windows, которое получили подписчики Office 365. Она переключает работу с документом в режим, в котором с экрана действительно исчезает все лишнее: остаетесь только вы и белый лист документа. В Word 2019 для Mac эта возможность также доступна.

Режим чтения в Microsoft Word (снимок экрана).

«Режим чтения» в Word

Если же ваша задача – не редактировать документы, а читать их, вы возможно уже знакомы с «Режимом чтения», доступным в Word еще c Office 2013. Найти кнопку «Режим чтения» можно также на вкладке «Вид», а также внизу, как и кнопка «Фокусировка» в расположенной в нижней части строке состояния. В новых версиях Word программы «Режим чтения» дополнен инструментами «Иммерсивного чтения».

«Фокусировка внимания» в Windows 10

Сложно представить фокусировку на какой-то задаче в ситуации, когда вас постоянно что-то отвлекает. Как и в других ОС, в Windows 10 можно отключить уведомления, за это отвечает специальная настройка – «Фокусировка внимания». Она действует для уведомлений, которые используют стандартные механизмы. И позволяет отключить их или настроить исключения для отдельных приложений. Настроить «Фокусировку» можно в «Параметрах» (вплоть до возможности отключить уведомления в определенные часы по рабочим дням).

Включить режим «Фокусировки внимания» можно в «Центре уведомлений». Перейти в «Центр уведомлений» можно одним из способов: кликнув по значку с символом сообщения в правом нижнем углу экрана; нажав клавиши Windows + A; или проведя пальцем с правой границы экрана к центру (если ваш экран сенсорный). Разверните раздел с «Быстрыми действиями», если он свернут. Выберите режим «Фокусировки внимания». Быстрый способ включения – правой кнопкой мыши по тому же значку с символом сообщения.

Вы всегда можете увидеть, заблокированы ли уведомления — когда включена «Фокусировка внимания», на значке «Центра уведомлений» отображается полумесяц.

таймер — Таймер во встроенном приложении «Будильники и часы» (снимок экрана).

Настройка времени для решения важных задач

Многие методики, в том числе и известная «Помодоро», предлагают выделять фиксированные промежутки времени для полного погружения в задачу. Если вы применяете этот подход, вы наверняка уже нашли любимое приложение для этого. А если нет, то можете поискать и в Microsoft Store – у первого же приложения в поиске неплохие отзывы.

Если же вам нужно разово поставить себе таймер на какую-то задачу, с этим справится и встроенное в Windows 10 приложение «Будильники и часы». В нем можно создать таймеры обратного отсчета.

Если вы будете регулярно обращаться к этому инструменту, рекомендую нажать на значок канцелярской кнопки внизу и закрепить таймер в виде плитки в меню Пуск.

Быстрый просмотр ближайших задач в календаре

Отображение ближайших встреч в панели часов и календаря (снимок экрана).

Разумеется, фокусировка на задачах требует выделения времени на них. Как и многие из вас, я делаю это в календаре в Outlook. Работа с календарем – отдельная и очень большая тема, в которую в этой заметке я не планировал погружаться.

Напомню лишь о простом способе увидеть ваши ближайшие встречи без перехода в календарь Outlook. Встроенное в Windows 10 приложение «Календарь» может показывать ближайшие встречи внутри приложения, на живой плитке в меню Пуск и в появившемся в Windows 10 специальном окне времени, даты и календаря. Если вы подключите к приложению «Календарь» вашу учетную запись Office 365/Exchange, все эти способы будут работать и с рабочим календарем. Если вы сделали такую настройку, кликните на поле времени и даты на Панели задач и во всплывающем окне вы увидите, что у вас запланировано.

Надеюсь, эти приемы помогут вам в работе. Во второй заметке я расскажу об инструментах, которые будут полезны при выполнении нескольких задач.