Любовь с первого взгляда
История о том, как переход компании SPLAT на платформу Microsoft Teams позволил раскрыть потенциал каждого сотрудника и вовлечь его в создание новой культуры коммуникаций.
SPLAT – один из ведущих разработчиков и производителей профессиональных решений в категориях ухода за полостью рта, детской косметики и других нехимических средств для современного быта. Продукция компании экспортируется в 60 стран мира, чему способствует развитая сеть офисов, расположенных не только в России и странах СНГ, но и в Латвии, Турции, Китае и Великобритании.
Корпоративная культура SPLAT поощряет открытые коммуникации. Отношениям между людьми и качеству их взаимодействия друг с другом уделяется приоритетное внимание: это основа успешного сотрудничества отдельных людей и эффективной работы команд. В географически распределенной компании амбициозные бизнес-цели могут быть достигнуты только с помощью современной системы коммуникаций. Значит, платформа для общения должна быть быстро и легко масштабируемой, чтобы охватить всю инфраструктуру компании, а также быть функциональной, гибкой и удобной для пользователей.
О тонкостях управления пользовательским опытом в компании, а также о том, возможна ли «любовь с первого взгляда» к новому программному продукту, рассказывает Анна Морина – директор по цифровому развитию бизнеса в SPLAT.
Про то, почему в бизнесе так важны прозрачность и связность
В числе приоритетов цифровой трансформации в SPLAT сегодня выделяется два направления. Прежде всего компания стремится к повышению прозрачности бизнес-процессов, которые должны стать максимально эффективными, измеримыми и управляемыми благодаря современным технологиям обработки данных и бизнес-аналитики. Для решения этой задачи используется профессиональный инструментарий, основанный на «связке» собственного хранилища данных и комплексного программного обеспечения для бизнес-анализа Microsoft Power BI.
Не менее важный приоритет стратегии цифровизации бизнеса – создание удобной платформы удаленного взаимодействия, что критически важно для географически распределенной компании. Значительная часть сотрудников SPLAT – работающие «в поле» региональные представители, которым требуются современные средства коммуникации как с офисами на местах, так и со штаб-квартирой в Москве.
Анна Морина: «Сектор FMSG – один из наиболее активных в области цифровизации. Особенно актуальным для бизнеса этот процесс стал в последние недели в связи с массовым переводом сотрудников на «удаленку». Но дело не только в этом. Вопросы о том, как цифровые технологии меняют бизнес и взаимоотношения с потребителями, носят стратегический характер и обсуждаются в компании постоянно. Поэтому еще год назад в SPLAT стартовало сразу несколько проектов, нацеленных на цифровую трансформацию бизнеса».
Про уроки, которые можно извлечь из прошлых неудач
Некоторое время назад в SPLAT уже была предпринята попытка организовать корпоративные коммуникации с использованием доступных на тот момент решений, но опыт оказался неудачным. Это заставило ИТ-специалистов более глубоко проанализировать представленные на рынке решения, каждый из которых получил итоговую оценку на основе сбалансированной системы показателей – широко применяемая в мировой практике методика управления результативностью. Впрочем, был и еще один критерий, в значительной степени повлиявший на итоговый выбор.
Анна Морина: «Сотрудники, которым предстоит пользоваться новым ИТ-решением, должны не только понимать, что это «важно», «необходимо» или «обязательно». Они должны почувствовать, что предлагаемый им инструмент – действительно удобен. И если с предыдущим решением объяснить это у нас не получилось, то интегрированная корпоративная среда цифровых коммуникаций Microsoft Teams сразу же понравилась всей нашей команде – от тех, кто работает в офисе до «полевых» сотрудников».
Про скорость развертывания
Переход к применению Microsoft Teams начался в начале марта 2020 года. В течение первой декады решение прошло «обкатку» внутри ИТ-команды SPLAT. Общий доступ к новой платформе был открыт уже через две недели после старта, когда к решению «подключились» первые 58 сотрудников компании. Уже на следующий день количество пользователей возросло до 484, а вскоре новая коммуникационная среда стала привычным средством работы для 80% сотрудников компании. Переход на новый инструмент облегчили обучающие сессии, проведенные ИТ-департаментом в первую неделю после его развертывания на всю компанию. Записи этих сессий были выложены в общий доступ и сформировали своеобразный внутренний FAQ.
Анна Морина: «Несмотря на то, что Microsoft Teams в первую очередь является рабочим инструментом, он позволяет сохранить теплоту человеческих отношений. Без них команда будет работать формально, и результат будет соответствующим».
Про то, как вовлечь сотрудников в процесс цифровой трансформации
«Любовь с первого взгляда» между сотрудниками компании и Microsoft Teams была далеко не случайной. Первой причиной стали простота и дружелюбность ИТ-решения. Впрочем, не менее важным фактором стали открывшиеся широкие возможности для творчества. Пользователи не только увлеченно изучали настройки продукта, чтобы кастомизировать среду общения «под себя», но и в инициативном порядке начали использовать его для автоматизации рутинных функций. В результате большинство сотрудников компании ощутило себя участниками проекта и «соразработчиками» новой системы коммуникаций в компании, что привело к резкому росту популярности платформы в коллективе.
Анна Морина: «Мы обратили внимание на то, что наши коллеги часто ищут пути автоматизации своих задач при помощи Microsoft Teams. Почему самостоятельно? Часто обращаться к ИТ-специалисту с просьбой автоматизировать крохотную процедуру неудобно. Да и зачем, если теперь это можно сделать самостоятельно! Совместно отредактировать файл, создать опрос для всей компании, сформировать рабочий поток, собрать комплект документов… Мы не заставляли сотрудников искать такую функциональность в продукте. Они сделали это самостоятельно. И очевидно, что такое творчество интересно людям. Тем более, что удачные «находки» уже активно используются».
Про эффект «суперприложения» и единую цифровую среду
Как рабочий инструмент Microsoft Teams уже получил признание сотрудников SPLAT. Следующий этап – развитие горизонтальных связей среди сотрудников разных отделов. Кроме того, решение только начинает использоваться для неформального общения, но этот процесс в компании приветствуют и активно поощряют. Например, внутри ИТ-департамента придумали «Балкон-офис» – специальный канал в Teams, где можно общаться обо всем на свете: о личных проблемах, увлечениях, событиях из жизни – не «засоряя эфир» рабочих каналов. Идея отлично прижилась: многие «болталки» постепенно переносятся из публичных мессенджеров в корпоративную коллаборационную среду.
Сотрудники компании общаются пока главным образом друг с другом, а не с сообществами по интересам. Но формирование различных комьюнити уже началось. Так, уже работает группа, посвященная использованию Power BI, формируется множество других сообществ, например, любителей йоги, плавания, бега и новых книг, объединяющих сотрудников по всей компании. Но несмотря на столь восторженное восприятие, настоящую силу этого решения только предстоит осознать.
Впереди – интеграция коллаборационной платформы с другими используемыми в компании решениями и системами, что позволит создать единое цифровое пространство, полностью отвечающее не только запросам бизнеса, но и пожеланиям сотрудников.
Анна Морина: «Когда все используемые нами ИТ-инструменты заработают вместе, мы добьемся очень серьезного прогресса. Возможности интеграции со сторонними приложениями способны превратить Microsoft Teams в своего рода «суперрешение», которое позволит пользователям выполнять стандартные функции в каждом рабочем приложении».
Использованы фотографии с сайта https://www.splat.ru/
