Vi befinner oss i en revolution för hur kollegor samarbetar på arbetsplatsen. Sedan Microsoft lanserade Teams, för lite över 1,5 år sedan, har 329 000 organisationer världen över använt sig av samarbetsverktyget. Teams är det verktyg som växt allra snabbast i Microsofts historia och finns idag tillgänglig på 44 olika språk. Vi är överens om att världen förändras, men hänger våra arbetsplatser med?
I vår uppkopplade tid ger tekniken oss alla förutsättningar för att arbeta friare. Vi kan arbeta när och var som helst, och arbetet är något man gör – inte något man går till. Visionen grundar sig i ett whitepaper som Microsofts grundare Bill Gates skrev redan år 2005, och allt fler företag har genom åren inspirerats och genomfört förändringar som hjälpt dem att nå nya möjligheter.
Här är Microsofts vision för hur den moderna arbetsplatsens digitala verktyg ser ut och hur du och dina kollegor blir mer effektiva.
Bli mer fokuserad
Det Nya Arbetslivet kan ge oss mer frihet, öka vår produktivitet och hjälpa oss att få ihop livspusslet genom en mer flexibel arbetsdag. Men det blir också viktigare att behålla fokus så att möjligheterna inte blir till distraktioner. Genom att bli medvetna om hur vi använder vår tid och våra digitala verktyg kan vi utnyttja den nya teknikens potential bättre.
Bli informerad
Data får en allt mer strategisk roll i företag och organisationer. Information har alltid varit en viktig resurs, men i datadrivna organisationer blir data till intelligens. Företag med en datadriven kultur mäter, tolkar och analyserar all tillgänglig information för att kunna sålla fram relevanta insikter och sedan applicera dessa i sin affärsmodell. Med rätt it-stöd och verktyg kan processer automatiseras, information bearbetas snabbare och det blir enklare att se till att processen utmynnar i meningsfulla insikter och intelligenta, faktabaserade beslut.
Innovativa molnbaserade lösningar, som till exempel Office 365, kan hjälpa på olika sätt. Genom att analysera data och identifiera trender kan säljteam få de insikter de behöver för att ta fram bättre prognoser. Power BI (Business Intelligence) tar dataanalyserna ett steg längre genom att konvertera data från exempelvis försäljning till konkret information som hjälper ditt företag att fatta strategiska beslut.
Att bli datadriven är inte att nå ett mål, utan att vara på en ständig resa där verktyg, förmågor och företagskultur ständigt utvecklas och hjälper verksamheten att fatta bättre beslut och öka sin konkurrenskraft på en allt mer komplex marknad.
Nätverka mer
Tekniken har revolutionerat våra möjligheter att mötas och utbyta information med varandra. Idag behöver vi inte resa till kontoret för att diskutera med arbetsgruppen, och vi kan samarbeta med kollegor i ett annat land lika enkelt som med dem som sitter bredvid. Digitala verktyg som Teams och Skype for Business gör det möjligt att samarbeta effektivare med allt fler människor, och våra professionella nätverk växer allt mer.
Mängden möten kan vara överväldigande, varför det gäller att välja med omsorg. Ibland är det mer lämpligt med ett kort samtal, ibland räcker det med ett textmeddelande. Andra gånger behövs ett engagerande och produktivt möte. Här kan till exempel Surface Hub vara en lösning som enkelt förvandlar en arbetsplats till ett modernt samarbetsutrymme, med digitala whiteboards, integrerade konferensfunktioner och appar som optimerats för penn- och touchinmatning på stora skärmar.
Samarbeta mer
Vi arbetar allt mer på distans, men det betyder inte att vi jobbar ensamma. Tvärtom, jämfört med för fem år sedan arbetar vi i genomsnitt idag i dubbelt så många arbetsgrupper. Att samarbeta effektivt med andra ställer krav såväl på samarbetsverktyg som dokumenthantering. Vi behöver kunna läsa, kommentera och redigera samma dokument – samtidigt. Vi behöver kunna säkerställa att alla har senaste diagrammet, rapporten eller projektplanen. Och vi vill känna oss trygga med att känslig information inte hamnar i fel händer.
Vi delar allt mer information med varandra, samtidigt som chatt-baserade samarbeten ökar. Det gör att våra digitala konversationer innehåller massor av värdefull information. Med rätt verktyg förblir informationen nåbar och sökbar, även efter att konversationen avslutats, och kunskaperna fortsätter att vara användbara. Verktygen gör det också enkelt att samarbeta med olika typer av dokument, håller reda på dokumentversioner och åtkomst/rättigheter och gör det möjligt att dela filer med andra på ett säkert sätt.
Bli mer kreativ
Kreativitet leder till produktivitet på den moderna arbetsplatsen. En kreativ arbetsplats är en plats där idéer utvecklas och där produktivitet handlar om att uppnå mer, inte göra mer. Rätt verktyg och teknik gör det möjligt för oss att formulera, dela och utveckla våra idéer och därigenom driva verksamheten framåt. Tekniken gör det enklare än någonsin att fokusera på de goda idéerna och ser till att arbetet sparas löpande så att vi kan ta en paus eller bolla idéerna med någon annan.
På en modern arbetsplats går kreativitet hand i hand med produktivitet och säkerhet, och Microsofts Surface-enheter har därför stort fokus på användarvänlig säkerhet: optimalt användande av molnteknik och biometrisk inloggning kombineras med touchfunktioner och möjligheten att använda penna eller samarbeta på en 84-tumsskärm.
Bli agil
Agil metodik uppstod som en motreaktion till de traditionella projektledningsmetoderna. Metodiken fokuserar på samarbete, inkrementell utveckling, kontinuerlig planering och kontinuerligt lärande – men det viktiga med agila arbetssätt är att vi blir mer öppna för förändrade krav under projektets gång. Förutsättningar kan ändras, nya insikter kan uppstå och man kan komma på förbättringar under arbetets gång.
En nackdel kan vara att det blir svårare att planera tidsåtgången för ett projekt – det är bland annat lätt att dras med i en förbättringsiver. För att projektet inte ska dra ut på obestämd tid behöver vi verktyg och metoder som hjälper oss att prioritera, specificera och mäta resultat. Eftersom medlemmarna i ett agilt team arbetar självorganiserat och tillsammans planerar och utför arbetet behövs också effektiva samarbets- och kommunikationsverktyg så att medarbetarna kan hjälpa varandra och behålla överblicken över projektet.
Intresserad av att lära dig mer om den moderna arbetsplatsen och Microsofts produktivitetsverktyg? Få tips vägledning och resurser direkt från våra experter på Pulse-bloggen eller läs mer på Det Nya Arbetslivet.
